En 2022, GRTgaz lance le projet de remplacement de son outil de GTA spécifique et devenu obsolète.

Parmi toutes les entreprises des industries électriques et gazières qui utilisaient cette solution historique de GTA, GRTgaz fut la 1ère à opérer ce changement.

La GTA touchant tous les salariés et le sujet de la paie, sur des usages très variés, et leurs populations n’étant pas toutes à l’aise avec le digital, GRTgaz avait besoin de mettre en place une importante démarche d’accompagnement du changement pour ses 3 300 utilisateurs sur le nouvel outil Kelio.

Les règles et spécificités en GTA pouvant être complexes, l’objectif était d’intégrer directement dans l’outil du contenu métier/technique RH contextuel dans les supports, et non pas purement outil.

Le projet « COL’T » présente 3 enjeux :

• Conduire le changement et faciliter la prise en main du nouvel outil
• Centraliser les informations fonctionnelles, règlementaires et techniques
• Encourager l’autonomie des salariés en favorisant l’accès à l’information directement dans l’outil

Accompagnement intégré dans le nouvel outil Kelio pour les 3 300 collaborateurs

En complément d’autres dispositifs d’accompagnement traditionnels, GRTgaz s’est tourné vers Shortways dès le go-live en janvier 2023.

Pour encore mieux insérer l’Assistant Shortways dans le quotidien des utilisateurs, des informations relatives à l’assistant digital étaient intégrées dans la présentation du nouvel outil.

GRTgaz a notamment utilisé les fonctionnalités suivantes :

• Pas à pas : prise en main et formation des nouveaux arrivants
• Bulles de notifications : avertir les managers sur les campagnes de placement des RTT
• FAQ : centraliser la documentation sur les process et règles métier, et répondre aux questions les plus fréquentes des utilisateurs
• Barre de recherche : créer des contenus associés aux thématiques recherchées, et adapter les contenus

Une réduction des demandes au support et une autonomisation des utilisateurs

L’assistant a permis d’autonomiser les salariés en centralisant les contenus d’accompagnement de Kelio : des contenus à jour aux utilisateurs et plus faciles à maintenir par les administrateurs.

Une réduction du support utilisateurs : très peu de retours hotline depuis le déploiement (5 appels Shortways en 6 mois contre 100 incidents de l’outil)

Les statistiques d’utilisation, notamment de la barre de recherche, sont exploitées pour détecter les contenus manquants à créer. Elles sont aujourd’hui un appui de choix à l’argumentaire pour déployer Shortways sur un autre outil.

Près de 50% des utilisateurs interagissent avec l’Assistant Shortways, un chiffre très encourageant pour une population peu à l’aise avec le digital !

«  La facilité de prise en main du Shortways Designer et la réactivité de l’équipe Shortways ont été un vrai plus. Ce qui a été chronophage, ce sont les échanges en amont sur les règles RH à intégrer. Quelques heures par mois suffisent ensuite à créer de nouveaux contenus (évolutions de l’outil, questions des salariés, actualité RH). », conclut Chloé Longuet.