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Nicolas Chambron : Nous avions un outil sur lequel nous faisions nos entretiens annuels et qui cristallisait les mécontentements. Cet outil était vieillissant pour plusieurs raisons. D’abord, parce que l’enrichissement des données collaborateurs était manuel, par fichier d’import manuel, donc avec des problèmes au moment de l’entretien annuel du rattachement hiérarchique, de ses données personnelles, ... Ensuite, tout notre environnement SIRH était cloisonné. C’est-à-dire que notre outil d’entretiens annuels ne communiquait avec aucun autre outil, donc ne pouvait pas bénéficier d’enrichissement de données depuis la formation, les systèmes de paie, le recrutement et autres systèmes du SIRH. Et enfin, nous avons déployé ce projet au moment du confinement, et à ce moment-là nous avons déployé ce qu’on a appelé le projet « Espace Collaboratif Digital », la suite Microsoft Office 365. Donc tout l’enjeu était aussi de répondre aux comportements de plus en plus digitaux de nos collaborateurs.
Nous avons donc décidé de remplacer cet outil vieillissant, hors marché.
De rationaliser le SIRH en créant les connexions entre nos différents outils et en automatisant le lien entre l’outil et les systèmes de paie, pour avoir les données collaborateurs hiérarchiques et structures organisationnelles les plus récentes possibles, c’est-à-dire un rafraîchissement quotidien.
Troisièmement, nous en avons profité pour déployer de nouveaux processus qui n’étaient pas adressés dans notre entreprise, je pense notamment à tout ce qui est Gestion de Carrière et Gestion de Compétences. Alors bien sûr nous faisions des revues de personnel, mais à partir de Word et Excel, donc nous avons décidé en termes d’expérience collaborateur, de passer par un outil plus moderne.
Enfin, d’avoir une cohérence et un lien avec la suite Office 365.
Nicolas Chambron : Le périmètre du projet était tout d’abord ce qu’on a appelé le périmètre Performance, c’est-à-dire tous les entretiens : entretien annuel, entretien RH, entretien professionnel, … et toute la partie gestion de carrière donc revue de personnel et gestion des compétences avec l’intégration d’un référentiel de compétences, à la fois normé et dynamique.
Deuxième pan de ce projet qui n’est pas encore adressé, que l’on va travailler probablement en 2024-2025, c’est la fusion des environnements du SI RH, des applicatifs du SI RH. En l’occurrence, tout ce qui est Performance dont je viens de vous parler et Recrutement c’est le même éditeur, c’est Cegid Talentsoft, mais sur deux environnements différents. Nous les avons migrés vers le même serveur, maintenant il faut les fusionner pour qu’il n’y ait plus qu’un seul portail et qu’on arrive à atteindre des fonctionnalités supérieures.
Au niveau périmètre entités et collaborateurs, Groupama est un Groupe régionalisé avec également des filiales. La moitié des caisses régionales (Groupama Rhône-Alpes-Auvergne, Groupama Centre-Atlantique, Groupama Grand-Est, …), et des filiales qui vous parleront comme par exemple la marque Gan Assurances qui est une filiale de Groupama. En tout, cela représente 26 entités, 25 000 collaborateurs (CDI, CDD, alternants), donc c’est le périmètre France, hors filiale internationale (il faudrait rajouter 5 ou 6 000 collaborateurs, pas intégrés au projet pour le moment).
Pourquoi le choix de Cegid Talentsoft ?
Nicolas Chambron : Nous avons choisi Cegid Talentsoft parce que nous les connaissions déjà. Ils travaillaient avec nous pour la partie recrutement.
Ensuite, et je pense que c’est un des principaux arguments, c’est un éditeur français donc en termes de protection des données, et les données collaborateurs sont des données précieuses, en termes de RGPD, en termes de protection des données personnelles, ça nous apparaissait plus rassurant avec des serveurs qui sont en France d’éditeurs français, à Paris et à Marseille. C’est un éditeur qui est labellisé Microsoft et qui nous permettait d’aller atteindre des fonctionnalités supérieures et d’être en lien avec notre stratégie digitale.
C’est un portail qui est pour nous plus ergonomique, convivial et surtout personnalisable par entité, et nous en avons 26.
Et puis ces données collaborateurs sont systématiquement à jour. J’ai eu l’interrogation d’un DRH qui me demandait « Mais comment on va faire si les managers changent chez nous » et bien là il n’y a pas de souci puisque les données de rattachement hiérarchiques sont mises à jour tous les soirs et il y a des possibilités très faciles en un clic de déléguer le formulaire.
Mais si l’environnement est ergonomique, nos process ne le sont pas toujours. C’est pour ça que nous avons souhaité guider les collaborateurs dans leur navigation, et en ce sens nous avons choisi Shortways comme partenaire prioritaire pour accompagner au moins la compréhension de tous nos processus.
Christelle Régibier : Nous avions un objectif et des enjeux d’adhésion à ce nouvel outil puisque c’était un nouvel outil de gestion de carrière.
Dans l’objectif d’assurer une prise en main optimale de tous les outils mis en place, et en particulier quand il est cas d’un changement de système entier, il est particulièrement important de mettre en place plusieurs moyens pour faciliter la conduite du changement, et ceci à tous les niveaux de l’organisation.
En voici quelques exemples :
Nous avons bien sûr mis en place tout un tas de formations pour les accompagner régulièrement, et avons créé des clubs utilisateurs.
L’utilisation des FAQ a aussi été un point important de l’approche mise en place afin de toujours améliorer les informations disponibles pour les collaborateurs et l’amélioration des contenus et pas à pas. L’outil de reporting vient en effet compléter ces mises en place en incitant les utilisateurs à remonter les problèmes dans l’outil qui empêchent la bonne compréhension des outils.
Christelle Régibier : Il y a de nombreux outils de reporting intégrés dans Shortways qui nous permettent de connaître le nombre d’interactions, quelles sont les recherches les plus fréquentes, … Cela nous permet de connaître les besoins en termes d’aides et de contenus à créer, et d’ajuster les contenus déjà créés.
Le vrai bénéfice pour nos collaborateurs, nos administrateurs entreprises et notre communauté RH ça a été aussi de gagner en autonomie de leur côté. De ne pas aller rechercher ailleurs sur un autre site SharePoint des réponses à leurs questions, mais d’avoir la FAQ directement intégrée dans l’outil.
Nicolas Chambron : Ce que nous avons mis en place c’est que nos clients internes peuvent nous contacter en tant qu’administrateurs par un système de ticketing et nous posent beaucoup de questions. Et lorsque nous recevons une question qui n’a pas été traitée jusque-là ou qui demande une mise à jour, systématiquement nous avons un fichier Excel qui regroupe l’ensemble de nos questions, et très régulièrement Christelle fait des nouveaux imports sur la FAQ afin d’avoir des réponses toujours à jour et en permanence complétées.
Je crois que nous avons dépassé les 500 questions et nous sommes entre 500 et 600 questions-réponses aujourd’hui.
Merci à Christelle et Nicolas pour leur retour d’expérience
