Remplacer un outil SIRH non optimal pour faciliter la gestion des données.

Groupama est une entreprise française d’assurance.

Elle compte :

• 26 entités nationales
• 25 000 collaborateurs
• 130 000 agents du MEFSIN
• 12 millions de clients et sociétaires

L’outil sur lequel Groupama effectuait les entretiens annuels était vieillissant, et l’enrichissement des données collaborateurs était manuel. Aussi, tout leur environnement SIRH était cloisonné, aucun outil ne communiquait.

Groupama a donc décidé de remplacer cet outil par Cegid Talentsoft et de rationaliser le SIRH, tout en déployant de nouveaux processus qui n’étaient pas adressés dans l’entreprise (ex : Gestion de Carrière et de Compétences).

Le projet présente 3 enjeux :

• Mettre en place une nouvelle solution SIRH pour faciliter la gestion des données collaborateurs
• Répondre aux comportements digitaux des utilisateurs 
• Accompagner les collaborateurs à l’utilisation de la prise en main du nouvel outil 

Intégrer l’Assistant Shortways dans l’outil Cegid Talentsoft mis en place

​Groupama était face à la nécessité de mettre à jouer son logiciel SIRH ainsi que les process qui l’accompagnent.

Groupama a notamment utilisé ces fonctionnalités :

– Les pas-à-pas interactifs et adaptés pour guider au travers des écrans les agents actuels et les nouveaux arrivants, tout en personnalisant les interfaces pour adapter le contenu et les aides en fonction des entités et des rôles (collaborateurs ou managers).

– La FAQ pour répondre aux questions les plus fréquentes des utilisateurs et faciliter la mise en place des nouveaux outils (par ex : comment archiver un objectif dans la conversation continue, comment créer des objectifs collectifs, …).

– Les notifications pour mettre l’accent sur un champ à l’initiative de l’administrateur, par exemple pour assurer la validation d’un formulaire de bilan, ou avertir d’un incident.

– Les aides contextuelles pour apporter des informations à l’utilisateur, par exemple pour rappeler les étapes de validation des entretiens à côté du champ correspondant et leurs couleurs associées.

– La demande d’assistance contextualisées pour centraliser les demandes utilisateurs en direction de l’équipe support

– Le reporting pour analyser l’usage de l’application par les utilisateurs et enrichir les contenus d’aides

Facilitation de la prise en main de l’outil, autonomisation et meilleure gestion de l’assistance

Grâce aux pas-à-pas, Groupama a pu assurer la prise en main du nouvel outil Cegid Talentsoft, et faire gagner en autonomie ses utilisateurs en intégrant directement dans l’outil de nombreuses réponses à leurs questions via les FAQ.

L’analyse des données de reporting de Shortways a permis à Groupama d’être réactif en ajustant les aides à tout moment.

Ainsi, Groupama a pu observer une baisse des mécontentements de son application SIRH grâce à cette solution ludique et moderne d’accompagnement.

« Nous avons entre 500 et 600 questions-réponses aujourd’hui sur la FAQ Shortways, ce qui nous permet de proposer des réponses toujours à jour et en permanence complétées. », conclut Nicolas Chambron, Responsable SIRH chez Groupama Assurances Mutuelles.

Télécharger le business case