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Questions – Réponses

Qu'est-ce qu'une plateforme d'adoption digitale ?

Plateforme d’adoption digitale (DAP) :  outil d’assistance utilisateur digitalisé directement intégré dans les logiciels d’entreprise comme Oracle ERP Cloud, Oracle HCM Cloud, SAP SuccessFactors, Talentsoft, ou encore Salesforce.

L’Assistant digital Shortways est une plateforme d’adoption digitale.

En ajoutant ce type d’assistance dans votre logiciel d’entreprise, vous pourrez communiquer avec vos utilisateurs et les former sur les process et saisies de données directement dans l’interface, grâce à des pas-à-pas et de l’aide contextuelle, afin de les aider à maîtriser leurs outils de façon simple, rapide, et sans avoir à passer par votre support informatique !

Cet assistant est sur-mesure : il offre un support en temps réel, adapté à la langue, au profil et à l’écran de chaque utilisateur, au bon endroit au bon moment, afin qu’en quelques clics ce dernier puisse trouver la réponse à son interrogation de façon autonome, et ce 24h/24 7j/7.

Autres appellations d’une plateforme d’adoption digitale : assistant digital, guide interactif, GPS applicatif.

Transition / transformation digitale : désigne les changements associés à l’intégration de la technologie digitale dans tous les aspects de la société humaine.

Retrouvez toutes les questions relatives à une plateforme d’adoption digitale sur page dédiée.

Qu'est-ce que l'Assistant Shortways ?

L’Assistant Shortways est la plateforme d’adoption digitale qui accompagne les employés qui doivent utiliser au quotidien des dizaines d’applications !

En ajoutant ce type d’assistance dans votre logiciel d’entreprise, vous pourrez communiquer avec vos utilisateurs et les former sur les process et saisies de données directement depuis votre interface.

Comment ? L’Assistant Shortways affiche des pas-à-pas, des bulles de notifications ou encore des FAQ contextuelles et intégrées aux écrans de votre application métier.

Résultat ? Les entreprises mènent leur transformation digitale de façon plus rapide et sécurisée. Les employés sont plus efficaces et mieux formés à leurs applications digitales. Ils sont autonomisés de façon simple, rapide, et sans passer par le support informatique !

 

Retrouvez toutes les informations sur notre assistant digital sur page dédiée.

Quelles sont les fonctionnalités d'une plateforme d'adoption digitale ?

Les fonctionnalités de notre plateforme d’adoption digitale sont les suivantes :

Pas-à-pas : ou « step by step », guider et former l’utilisateur étape par étape dans l’accomplissement d’une tâche, que ce soit lors de sa première utilisation, ou à l’occasion d’une nouvelle version.

Bulle de notifications : bulles d’actualités ou « push news », informer le collaborateur directement dans votre logiciel métier lors d’actualités (changement de version, début de campagnes d’entretiens annuels, réforme sur les saisies de départ à la retraite, clôture de fin de mois…).

FAQ : répondre aux questions les plus fréquentes directement depuis l’outil.

Aide contextuelle : pop-up permettant de donner accès à vos utilisateurs en 1 clic à du contenu de formation comme des définitions de listes de valeurs.

Demande d’assistance : dispositif pour envoyer par mail une demande contextualisée et qualifiée à votre équipe support ou à votre outil ITSM de ticketing.

Barre de recherche : saisir un ou plusieurs mots-clés afin d’afficher directement les résultats d’aides disponibles correspondantes.

Dashboards et statistiques : mesurer l’utilisation des différentes fonctionnalités (nombre de fois qu’un pas-à-pas a été joué, qu’une bulle de notification a été affichée, …), permettant de piloter et modifier les aides de façon agile et réactive.

Retrouvez toutes les fonctionnalités de notre Assistant Shortways sur cette page dédiée.

Quels sont les logiciels compatibles avec l'Assistant Shortways ?

L’Assistant digital Shortways améliore et aide à pérenniser l’adoption des logiciels d’entreprise par tous les employés, quel que soit leur profil ou langue.

Il facilite l’adoption des ERP comme Oracle ERP Cloud, Sage X3, SAP S/4Hana, ou encore Ivalua.

Mais également l’adoption des SIRH tels que Oracle HCM Cloud, SAP SucessFactors, Talentsoft ou encore Workday.

Il peut également s’intégrer à votre logiciel « maison », contactez-nous pour que nos développeurs en étudient la faisabilité.

Comment intégrer une plateforme d'adoption digitale ?

Techniquement parlant, pour prendre l’exemple de notre Assistant Shortways, il s’agit d’une simple intégration native dans le logiciel.

Toutefois, si l’applicatif ne le permet pas (notamment s’il est en SaaS), une extension de navigateur peut être envisagée par notre équipe de super-développeurs, (n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur comment une PAD pourrait s’adapter à votre environnement).

En moyenne chez Shortways les projets prennent 3 mois jusqu’à la phase de production, mais un client l’a déjà fait en 10 jours !

Une fois la plateforme d’adoption digitale adoptée par une entreprise, des utilisateurs vont être nommés en tant qu’administrateurs. Après une formation d’une demi-journée, ils sont aptes à prendre en main le studio d’administration afin de démarrer la création de vos contenus personnalisés, avec nos conseils et notre support en cas de besoin.

Retrouvez plus d’informations sur l’intégration de notre Assistant Shortways sur cette page.

Quelle est la durée de mise en oeuvre d'un projet ?

La durée moyenne constatée pour la mise en œuvre d’un projet est de 3 mois.

Toutefois, elle dépend de la phase de votre projet (réflexion, application en cours de déploiement, applicatif déjà déployé, …) ainsi que de vos ressources humaines, temporelles et matérielles disponibles.

Ainsi, un de nos clients a par exemple pu réaliser un projet avec Shortways en 10 jours.

L'intégration et l'utilisation de l’Assistant Shortways est-elle sécurisée ?

Bien que des données soient manipulées, la plateforme d’adoption digitale Shortways n’est pas intrusive. Elle est conforme aux exigences en matière de protection des données, et nous allons vous expliquer pourquoi :

Tout d’abord, l’intégration de notre plateforme d’adoption digitale n’est pas intrusive : nous ne nécessitons pas un accès à votre base de données interne pour qu’elle soit utilisée afin de proposer la segmentation des fonctionnalités via les tags ou autres fonctionnalités. Shortways Assistant est un composant ajouté à votre applicatif ou une extension de navigateur, pas un add-on complémentaire.

Concernant les statistiques d’utilisation des DAP pour en piloter son usage : nous permettons de mesurer l’usage de nos fonctionnalités, par exemple, le nombre de fois que le pas-à-pas sur la «  saisie des demandes d’absence  » ou «  saisie d’une fiche de paie  » a été joué, mais ne manipulons ni ne collectons pas les informations métiers ni personnelles des fiches de paie remplies lors des pas-à-pas, n’avons pas de vue des données concernant la rémunération des employés, ni la consolidation du CA dans l’ERP etc.

Concernant l’utilisation de l’assistant : les données d’utilisation collectées sont par défaut anonymisées, afin de n’avoir que des statistiques d’utilisation générales, et non pas filtrables par employé à l’aide de ses données personnelles (filtrage par numéro d’utilisateur et non pas par adresse mail par exemple).

De plus, en matière de collecte de données, la CNIL a mis en place 9 droits exerçables auprès des organismes qui utilisent vos données :

  • droit d’information : savoir comment vos données sont utilisées
  • droit d’opposition : pour vous opposer à l’utilisation de vos données
  • droit d’accès : pour obtenir et vérifier les données qu’un organisme a sur vous
  • droit de rectification : pour rectifier les informations qu’un organisme détient sur vous
  • droit d’effacement : pour supprimer des données vous concernant
  • droit au déréférencement : pour ne plus associer votre identité à un contenu visible dans un moteur de recherche
  • droit à la portabilité : pour obtenir et transmettre / stocker une copie de vos données à d’autres fins
  • droit à la limitation des données : pour geler temporairement l’utilisation de vos données
  • droit lié au profilage : pour remonter le fil de votre profilage, vous y opposer et demander l’intervention d’un humain dans une décision automatisée vous concernant

Retrouvez plus d’informations sur la conformité au RGPD sur cette page, et sur l’intégration de notre Assistant Shortways sur cette page.

Dans quelles langues les contenus de l'Assistant Shortways peuvent être affichés ?

Pour s’adapter au mieux à votre population variée d’utilisateurs, l’Assistant digital Shortways gère le multi-langues en étant disponible dans 26 langues !

Allemand, Anglais UK, Anglais US, Arabe, Bulgare, Chinois, Coréen, Espagnol, Espagnol (Mexique), Français (France), Français (Suisse), Grec, Hébreu, Hongrois, Italien, Japonais, Tchèque, Néerlandais, Polonais, Portugais, Portugais brésilien, Roumain, Russe, Serbe, Thai, Turc.

L'Assistant Shortways est-il personnalisable ?

L’Assistant Shortways est tout à fait personnalisable, afin de s’adapter à la charte graphique et aux codes déjà installés dans votre entreprise, permettant à nouveau de faciliter l’adoption du digital dans votre entreprise.

Vous pouvez personnaliser la couleur de l’Assistant, la police, l’icône, …

La création des contenus ne nécessite pas de compétences en coding de la part de vos administrateurs : notre Shortways Designer est déjà codé, vous n’avez plus qu’à cliquer aux endroits souhaités et saisir les informations des aides.

Les aides sont elles aussi personnalisables à l’infini : texte, vidéo, document PPT ou PDF, image, avec ou sans couleur, gras ou italique, … et modifiables à tout moment.

Quels sont les gains et le retour sur investissement d'une plateforme d'adoption digitale ?

ROI : (Retour sur Investissement, Return On Investment en anglais) désigne un ratio financier qui mesure le montant d’argent gagné ou perdu, par rapport à la somme initialement investie dans un investissement.

Calculez votre ROI avec Shortways grâce à notre calculateur personnalisé sur cette page.

 

Les gains majeurs grâce à l’Assistant Shortways :

  • Former plus efficacement ses utilisateurs :

La plateforme d’adoption digitale permet une formation informelle efficace des collaborateurs en intégrant digitalement une assistance au sein des logiciels, de façon simple, rapide et ludique, au bon moment, contextuellement adaptée aux besoins.

Vous vous débarrassez ainsi des manuels utilisateurs devenus aujourd’hui obsolètes, longs et démotivants à lire pour les utilisateurs.

 

  • Accélérer l’adoption digitale :

Proposer un assistant utilisateur simple, interactif et personnalisé à tous vos profils permet aux collaborateurs de se sentir considérés, accompagnés.

Cela favorise leur bien-être, motivation, productivité et leur succès, tout en accélérant et améliorant leur prise en main de vos logiciels. Et ce, à toutes les étapes de leur carrière : de leur recrutement / onboarding à leur évolution senior au sein de la structure.

La plateforme d’adoption digitale rassure en montrant qu’en quelques clics ils peuvent réaliser des process ou saisir les bonnes données.

 

  • Maîtriser la transformation digitale :

Les plateformes d’adoption digitales répondent aux nécessités de partage des connaissances et d’informations, en offrant une assistance aux utilisateurs à distance, simple et rapide, pour assurer leur maîtrise des solutions digitales et leur permettre de poursuivre leur activité sans passer la moitié de leur temps à demander de l’aide.

 

  • Standardiser, harmoniser et fiabiliser la saisie des données :

En diffusant des explications sur les modes opératoires dès la saisie des données, la plateforme d’adoption digitale traite ce problème en amont et permet d’améliorer la performance continue des équipes qui réalisent des consolidations, reportings et prises de décision fondées sur des données de qualité.

Votre ROI sur la mise en place de votre plateforme d’adoption digitale est significatif car vous réduisez vos coûts de retraitement des données, avez de meilleurs indicateurs et prenez de meilleures décisions stratégiques, augmentant ainsi votre chiffre d’affaires.

 

  • Faciliter la conduite du changement :

Déployer un nouvel outil est un moment d’incertitude pour tout le monde. Soutenir vos collaborateurs dans la découverte du nouvel outil que vous déployez est un moyen de sécuriser de façon pérenne votre conduite du changement.

Grâce à une plateforme d’adoption digitale, vous pourrez mettre de l’ordre dans les pratiques dès le début grâce aux pas-à-pas et aides contextuelles, collecter et analyser les indicateurs d’adoption avec les dashboards et statistiques, le comportement des employés dans le logiciel, voir où ils luttent et leurs besoins en assistance, recueillir leurs opinions, et effectuer les ajustements nécessaires à tout moment en prenant des décision fondées sur des données objectives.

 

  • Fluidifier le support informatique :

Grâce à ce premier niveau de support, les utilisateurs répondent à leurs questions en quelques clics, rapidement et de façon autonome. Vos utilisateurs gagnent en performance et peuvent poursuivre la tâche qu’ils réalisaient plutôt que d’être bloqués en attendant la réponse du support.

Les coûts liés au support informatique sont réduits à mesure que les appels répétitifs à destination de l’équipe support le sont (questions redondantes, allers-retours de qualification de demandes, …), gagnant en efficacité sur les tâches de correction et d’évolution des applications.

Retrouvez toutes les informations sur les bénéfices apportés par la solution Shortways sur cette page.

Quel est le modèle de prix de l'Assistant Shortways ?

L’Assistant Shortways est un abonnement dont le coût dépend du nombre d’utilisateurs et de modules de l’application sur lequel il sera déployé.

Contactez-nous pour un chiffrage personnalisé et adapté à vos besoins : demander une démo.

Qui sont les partenaires Shortways ?

Nos partenaires sont des cabinets de conseil spécialisés dans la transformation digitale et la conduite du changement en entreprise. Ils préconisent notre solution dans le cadre de projets clients sur des problématiques de déploiement applicatif, adoption digitale, conduite du changement, formation utilisateur, support utilisateur, …

Shortways est également partenaire officiel de plusieurs logiciels, et disponible sur leurs marketplaces : partenaire Gold du réseau Oracle PartnerNetwork (OPN), disponible sur la marketplace SAP App Center, partenaire certifié Talentsoft, ou encore membre de l’Union des Groupements d’Achats Pulics (UGAP).

Retrouvez la liste de nos partenaires et leur description sur cette page.

Comment nous contacter / En savoir plus sur Shortways !

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