Dans cet article, Elodie Debaque, Consultante Senior SIRH et Chef de projet Change Management chez Sopra HR Software, nous livre 6 avantages d’inclure une plateforme d’adoption digitale dans vos projets de déploiement logiciel ou de transformation digitale.
- Prise en main facilitée et accompagnement en temps réel
- Intégration dans l’outil et disponibilité
- Personnalisation
- Gain de temps
- Support en continu et de qualité
- Interprétation des activités et utilisation faite de l’outil
Bonjour, pouvez-vous vous présenter ? 👋
Bonjour, je suis Elodie Debaque, Consultante Senior SIRH et Chef de projet Change Management dans l’agence conseil de Sopra HR Software, et je vais vous parler de mon projet Shortways chez France Télévisions, dans la Direction des Projets SIRH.
Pouvez-vous présenter le projet en quelques mots ? 🗂️
Le projet « Monkiosque » a été lancé en 2019 chez France Télévisions, avec pour objectif principal de digitaliser ses processus RH. Dans ce cadre, France Télévisions a choisi de déployer la solution Sopra HR4YOU.
Et pour accompagner ses 9000 utilisateurs dans cette transition digitale, en pleine période de confinement dû à la COVID-19, la plateforme d’adoption digitale Shortways a été intégrée à l’outil dès son go live en février 2021.
A quoi sert Shortways ? 💻🤔
Shortways est un outil complet et transverse à l’accompagnement au changement.
Il s’agit d’une couche graphique qui vient s’appliquer au-dessus de n’importe quelle application web.
Il permet de former les utilisateurs en toute autonomie grâce aux guides pas-à-pas, d’informer et de communiquer au travers de bulles d’informations.
Shortways permet également de stocker différents supports dans une bibliothèque numérique ainsi que d’assurer la fonction de support par le biais des demandes d’assistance.
Enfin, sa partie reporting nous permet d’obtenir rapidement et facilement des statistiques. C’est pratique à la fois pour le Consultant qui va pouvoir ajuster son travail, et à la fois pour l’entreprise qui peut constater la façon dont Shortways et son application sont utilisés, ainsi que son retour sur investissement.
Quels sont les avantages de Shortways, et qu’est-ce que cela a changé dans votre métier de Consultante en conduite du changement ? Dans votre méthodologie de travail ? 🤩
Les avantages de Shortways et son apport dans mon travail de Consultante sont nombreux :
1️⃣ Tout d’abord, il permet une prise en main facilitée et un accompagnement en temps réel de l’ensemble des utilisateurs. Une mise à jour, un nouveau process à disposition, une fonctionnalité indisponible… Shortways s’adapte à tous les moments de vie de l’application : de sa construction jusqu’au post-déploiement.
2️⃣ L’assistant est directement intégré dans l’outil et disponible à tout moment : 7/7j, 24/24h. Son installation est rapide et facile, elle peut se faire sur l’ensemble des applications web de l’entreprise, et aucune action n’est à réaliser de la part des utilisateurs.
3️⃣ Shortways est totalement personnalisable : définition de populations distinctes, couleurs, tailles, positions… Vous gardez la main sur l’ensemble de vos contenus interactifs.
4️⃣ Shortways c’est aussi un gain de temps : les aides sont plus rapides à créer et à mettre à jour que des supports papier ou du e-learning par exemple, et la mise à jour est instantanée.
5️⃣ L’utilisateur n’a pas besoin de sortir de son application pour faire une demande d’assistance, il la saisit depuis Shortways. Les demandes de support sont qualifiées, centralisées et routées au bon interlocuteur.
6️⃣ Grâce à sa fonction reporting, je peux interpréter mes activités et connaître l’utilisation faite de l’outil : quels process sont les + utilisés, ou quels mots-clés sont recherchés par exemple. Shortways permet d’avoir facilement des statistiques d’utilisation pour ajuster les contenus déjà créés ou à créer.
Combien de temps ça prend de concevoir tout ça ? Y a-t-il une difficulté à appréhender ou une expertise particulière de la solution Shortways ? ⏱️
La console d’administration Shortways est facile à prendre en main, j’ai pu moi-même former plusieurs personnes à son utilisation.
Concernant le temps qu’un contenu demande pour être créé, cela dépend du type d’aide, de l’application, du nombre de processus à outiller, de la complexité des processus eux-mêmes, de la profondeur que l’on veut donner aux textes et au design.
C’est la phase de cadrage qui mérite une attention et une réflexion particulières, mais ensuite la conception dans Shortways peut être rapide.
Selon la complexité du process et le nombre de contenus interactifs à créer, il faut compter entre une demi-journée à 3 jours pour outiller 1 processus.
Quels sont les bénéfices à retenir ? ✅
- Réduction des coûts de formation
- Répondre à un besoin de digitalisation
- Faciliter la conception de l’accompagnement
- Meilleur suivi de l’adoption des outils par les collaborateur
Cette nouvelle méthodologie de travail a été particulièrement bénéfique dans le contexte du projet de France Télévisions puisque l’application a été déployée en pleine période de COVID, là où les formations en présentiel n’étaient pas possibles. Lors du go live, les salariés, les managers et les gestionnaires de France Télévisions ont tout de suite pu se former à distance et directement dans HR4YOU grâce à Shortways.
Pour le client, Shortways a permis de réduire les coûts de formation, notamment la logistique du présentiel, et de répondre à son besoin de digitalisation.
Selon moi, le côté novateur et réactif de Shortways présente un réel avantage pour les Directions SI, face à une fonction RH en perpétuelle évolution.
Aujourd’hui, France Télévisions a déployé 7 Assistants Shortways dont 3 en Ressources humaines sur HR4YOU, Pléiades e5 et la suite Talent.
Et pour nous, consultants, ça change notre manière de conduire le changement : on voit directement les effets de Shortways sur nos missions en termes de facilité de conception et de suivi de l’adoption des outils par les collaborateurs.
Je dirai que l’un des principaux atouts de Shortways est de réunir en un seul endroit une multitude d’outils d’accompagnement au changement. Il est facile à prendre en main, personnalisable selon chaque projet, et permet de faire passer le bon message, au bon utilisateur, au bon moment et au bon endroit dans l’application.
L’essayer, c’est l’adopter !
Un grand merci à Elodie pour son précieux témoignage !
