Dans de nombreuses entreprises, le déploiement d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) s’accompagne d’une promesse de rationalisation, d’automatisation et de pilotage plus fin des activités RH.
Pourtant, quelques mois après le lancement, un constat revient souvent : les utilisateurs n’exploitent qu’une infime partie des fonctionnalités disponibles. Certaines restent inconnues, d’autres inutilisées, et une large part de la valeur ajoutée attendue n’est finalement pas délivrée.
Comprendre les causes de cette sous-utilisation est essentiel pour maximiser le retour sur investissement et renforcer la performance RH.
1. Une formation initiale trop générique
La première cause de l’utilisation incomplète du SIRH réside dans la formation délivrée au moment de la mise en production. Trop souvent standardisée, dense et théorique, elle ne prend pas en compte les différences de rôles, d’usages ou de niveau de familiarité avec les outils digitaux. Résultat : les utilisateurs assimilent uniquement ce qui leur semble indispensable à court terme, souvent les 20 % de fonctionnalités directement utiles à leur quotidien.
💡 Conseil : Proposez des parcours de formation modulaires, étalés dans le temps, avec des sessions spécifiques par profil utilisateur et des mises en pratique concrètes. Laissez les utilisateurs apprendre au rythme de leur montée en charge.
2. Des fonctionnalités mal comprises ou perçues comme secondaires
Certaines fonctionnalités, bien que pertinentes, sont ignorées car mal expliquées, perçues comme complexes ou peu utiles. C’est souvent le cas des modules liés à la gestion des talents, à la planification avancée ou aux reportings personnalisés. Leur valeur ajoutée est méconnue, car elle n’est pas suffisamment reliée aux enjeux métiers concrets des utilisateurs.
💡 Conseil : Mettez en avant des cas d’usage concrets à travers des témoignages, des retours d’expérience internes ou des démonstrations illustrant les bénéfices opérationnels d’une fonctionnalité peu utilisée.
3. Un manque de communication sur les nouveautés et les cas d’usage
Avec les mises à jour régulières des éditeurs, de nouvelles fonctionnalités apparaissent fréquemment dans les SIRH. Pourtant, peu d’organisations prennent le temps de communiquer efficacement sur ces nouveautés. Elles passent souvent inaperçues, noyées dans des notes de version techniques ou des emails génériques.
💡 Conseil : Organisez des points réguliers avec les utilisateurs pour présenter les évolutions du SIRH de manière accessible. Utilisez des formats courts (vidéos, infographies, webinaires express, guide pas-à-pas embarqués dans le SIRH) pour montrer concrètement ce qui change et à quoi cela sert.
4. Des processus trop complexes ou éloignés du terrain
Lorsque l’ergonomie n’est pas pensée pour l’utilisateur final ou que les processus intégrés au SIRH sont trop rigides, les utilisateurs se détournent des fonctionnalités proposées. Ils privilégient des solutions alternatives (demander à un collègue, regarder sur internet, envoyer des mails, …) ou se limitent à des usages basiques. Le SIRH devient alors un outil subi, et non un levier de simplification que l’utilisateur a envie de maîtriser plus largement.
💡 Conseil : Recollectez régulièrement les irritants terrain et ajustez les processus pour coller davantage à la réalité opérationnelle. L’UX des parcours utilisateurs doit être revue dès qu’un usage semble marginal ou source de contournement.
5. Une absence de pilotage de l’adoption dans la durée
Enfin, l’adoption du SIRH est trop souvent considérée comme acquise une fois le projet déployé. Pourtant, elle évolue avec le temps, les équipes, les usages et les besoins. Ne pas suivre les indicateurs d’utilisation, les retours des utilisateurs ou les anomalies fonctionnelles empêche d’identifier les points de blocage et d’agir à temps.
💡 Conseil : Mettez en place un plan de pilotage de l’adoption avec des indicateurs simples : taux d’usage par fonctionnalité, fréquence des erreurs ou des tickets, retours utilisateurs. Croisez ces données avec des enquêtes de satisfaction ciblées.
Conclusion
La sous-utilisation du SIRH n’est pas une fatalité. Elle est souvent le reflet d’un accompagnement incomplet, d’un manque de pédagogie ou d’un écart entre la conception des processus et la réalité du terrain. En revalorisant l’usage métier des fonctionnalités, en adaptant la formation et la communication aux nouveaux usages et en assurant un pilotage régulier, il devient possible d’activer progressivement tout le potentiel de l’outil. C’est ainsi que le SIRH peut réellement devenir un levier de performance RH à la hauteur des investissements consentis.
La plupart du temps, les responsables applicatifs ou les équipes projets pensent que les utilisateurs sont formés régulièrement dès l’ajout d’une nouvelle fonctionnalité. Pourtant, les utilisateurs sont souvent livrés à eux-mêmes.
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