La mise en production d’un ERP n’est qu’un début. Rapidement, les entreprises sont confrontées à une nouvelle réalité : le fonctionnement quotidien de l’outil génère des coûts importants. Erreurs de saisie, demandes de support, formation continue, projets de correction ou d’évolution… Chaque intervention mobilise des ressources internes et externes, et impacte la productivité.
Pour autant, ces coûts ne sont pas une fatalité. Il existe des leviers concrets pour les maîtriser voire les réduire de manière durable, en agissant au plus près des utilisateurs.
Voici 8 solutions clés pour reprendre la main sur vos dépenses ERP :
- Réduire les erreurs de saisie dès la source
- Diminuer la charge du support utilisateur
- Mieux gérer l’onboarding des nouveaux arrivants
- Réduire le recours aux supports documentaires dispersés
- Standardiser les pratiques entre services et entités
- Améliorer l’adoption des évolutions de l’ERP
- Limiter les coûts de formation récurrents
- Exploiter les données d’usage pour optimiser les priorités
1. Réduire les erreurs de saisie dès la source
Chaque erreur de saisie dans un ERP a un coût : reprise de données, blocage de processus, intervention du support, voire impact financier. Pourtant, ces erreurs sont souvent évitables : mauvaise interprétation d’un champ, oubli d’une étape, codification non respectée…
La solution passe par une action ciblée : sensibiliser et guider l’utilisateur dès l’instant de la saisie, avec des aides visibles, contextualisées et faciles à comprendre.
L’Assistant Shortways permet d’afficher des bulles d’aide dynamiques directement sur les champs à fort enjeu. L’utilisateur voit immédiatement ce qui est attendu et comment bien le saisir. Résultat : moins d’erreurs, moins de retraitement… et moins de coûts.
2. Diminuer la charge du support utilisateur
Une part importante des tickets ERP provient de demandes simples : “Que dois-je saisir ici ?”, “Pourquoi ce bouton est grisé ?”, “Comment valider cette étape ?”. Ces questions mobilisent les équipes support pour des sujets récurrents et peu complexes, mais chronophages.
Pour réduire cette dépendance, il faut rendre l’utilisateur plus autonome grâce à des réponses intégrées, disponibles immédiatement dans l’outil.
Avec l’Assistant Shortways, les utilisateurs trouvent leurs réponses sans solliciter le support. Tutoriels, messages d’alerte, aides contextuelles, FAQs avec documents PDF : tout est intégré dans l’écran, ce qui réduit significativement le nombre de tickets de niveau 1.
3. Mieux gérer l’onboarding des nouveaux arrivants
Chaque nouveau collaborateur doit être formé à l’ERP, ce qui mobilise des formateurs, des supports, voire des sessions en présentiel. Ce processus coûte cher, surtout en cas de turn-over élevé ou de projets de déploiement successifs.
Automatiser l’intégration sur l’outil lui-même permet de réduire les coûts humains et logistiques associés à l’onboarding.
L’Assistant Shortways propose des parcours d’accueil personnalisés dans l’ERP. Les nouveaux arrivants découvrent les fonctions clés pas-à-pas, selon leur rôle. Plus besoin d’organiser des sessions dédiées pour chaque recrutement.
4. Réduire le recours aux supports documentaires dispersés
Beaucoup d’entreprises produisent des supports de formation ou d’aide sous forme de PDF, guides PowerPoint, intranet, wiki… mais ces ressources sont souvent peu consultées, ou inaccessibles au moment où l’utilisateur en a besoin. Résultat : perte de temps, mauvaise application des consignes, multiplication des demandes orales.
Centraliser l’aide dans l’outil, là où se fait l’action, permet de limiter la dispersion et la production de contenus redondants.
L’Assistant Shortways centralise tous les contenus utiles dans un seul point d’accès intégré à l’ERP. Vous diffusez des aides cohérentes, à jour, sans multiplier les supports externes à maintenir.
5. Standardiser les pratiques entre services et entités
Un même ERP peut être utilisé différemment selon les équipes : les règles de gestion sont interprétées, certains champs sont systématiquement ignorés, les bonnes pratiques sont transmises oralement. Cette hétérogénéité génère des écarts de qualité, des incohérences de données, et un besoin constant de retraitement.
Standardiser les pratiques permet de fiabiliser les processus et de limiter les coûts de correction ou de réconciliation.
Avec l’Assistant Shortways, vous diffusez les mêmes règles d’usage à tous, dans tous les modules. L’utilisateur voit les consignes métiers directement dans l’outil, sans ambiguïté, ce qui garantit l’alignement entre services.
6. Améliorer l’adoption des évolutions de l’ERP
Chaque montée de version, chaque évolution réglementaire ou fonctionnelle nécessite une communication, une documentation, et souvent des sessions de formation. Si l’adoption n’est pas maîtrisée, les erreurs augmentent, les utilisateurs bloquent, et le support explose.
Accompagner les évolutions directement dans l’outil permet de réduire les coûts liés au changement.
L’Assistant Shortways permet d’ajouter rapidement des messages d’information, des tutoriels ou des alertes temporaires sur les nouveautés. Les utilisateurs sont informés et guidés sans avoir besoin de supports externes.
7. Limiter les coûts de formation récurrents
Les ERP sont des outils complexes, et les sessions de formation classiques sont coûteuses : intervenants, déplacement, indisponibilité des utilisateurs. Et pourtant, elles sont régulièrement reconduites pour combler les écarts de pratique, l’arrivée de nouveaux modules ou les erreurs fréquentes.
Une aide continue intégrée permet de transformer l’outil lui-même en support de formation autonome.
Avec ses tutoriels interactifs, ses messages explicatifs et ses parcours guidés, l’Assistant Shortways forme l’utilisateur dans le flux de travail. Plus besoin de tout réexpliquer : l’apprentissage devient embarqué et évolutif.
8. Exploiter les données d’usage pour optimiser les priorités
Les décisions d’évolution ou d’optimisation sont souvent prises sans données terrain : on investit dans des formations inutiles, on modifie des écrans peu utilisés, on néglige les vrais points de blocage. À long terme, cela alourdit les budgets sans améliorer l’efficacité.
Suivre les usages réels de l’ERP permet de cibler précisément les leviers à actionner, et d’investir là où ça compte.
L’Assistant Shortways vous fournit des statistiques sur les aides consultées, les mots-clés recherchés, les champs posant problème, les parcours abandonnés. Vous identifiez rapidement les besoins d’accompagnement réels, et non supposés.
Conclusion
Les coûts de fonctionnement d’un ERP sont souvent considérés comme incompressibles. Pourtant, en agissant au plus près de l’expérience utilisateur, il est possible de gagner en efficacité, de limiter les erreurs, d’automatiser l’apprentissage et de mieux piloter les évolutions.
Avec l’Assistant Shortways, vous transformez votre ERP en un système plus lisible, plus maîtrisé, et plus rentable. Un outil centré sur l’utilisateur est un outil qui coûte moins… et rapporte plus.
Si vous souhaitez découvrir comment l’Assistant Shortways peut vous aider à réduire les coûts de fonctionnement de votre ERP, contactez-nous dès maintenant pour une démonstration.
