Shortways apporte des bénéfices tout au long des cycles projet et de vie des applicatifs, du déploiement jusqu’au RUN, en passant tout d’abord par la recette.
La phase de déploiement comporte 3 grands besoins :
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- Recetter l’application
- Communiquer aux utilisateurs
- Former les utilisateurs
Découvrons comment Shortways va vous permettre de vous accompagner durant cette phase.
1) Recetter l’application
Avant le déploiement, la recette de l’application est un indispensable pour tout projet. Dans ce cadre, Shortways permet de former les testeurs et de recueillir leurs feedbacks directement depuis la nouvelle application. Pour cela, il faut se mettre dans la peau d’un testeur métier.
Shortways pour former les testeurs…
Sur un environnement UAT, Shortways souhaitera la bienvenue aux testeurs grâce à une bulle de notification.
Il est également possible de trouver des scénarios de tests à suivre directement avec Shortways qui peuvent, par exemple, prendre la forme de pas-à-pas. Ces derniers guident les utilisateurs au travers des écrans et sont directement intégrés à l’applicatif.
Contrairement à une méthode traditionnelle, il ne s’agit pas d’un email nous demandant d’aller tester l’outil. Ici, vous pouvez mettre en place des scénarios concrets et suivre les données d’utilisation.
… Et recueillir leurs feedbacks
Durant ses tests sur l’application, l’utilisateur pourra également faire remonter du feedback aux équipes avec Shortways.
Pour cela, 2 solutions s’offrent à lui : le feedback intégré et la demande d’assistance.
1) Sur les contenus d’aide Shortways, l’utilisateur pourra : mettre un like/dislike pour notifier si le contenu lui a plu/déplu. Ou bien envoyer une suggestion : demander une précision sur l’explication, indiquer un élément bloquant dans le scénario, dire qu’une information est incorrecte ou pas à jour, …
Ce feedback est envoyé par mail au support/à votre outil de ticketing qui va pouvoir les collecter et les analyser. L’email reçu est structuré, contextualisé et qualifié :
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- l’application utilisée,
- le type d’aide,
- le titre de l’aide,
- l’étape concernée,
- l’heure et la date, etc.
2) Si l’utilisateur n’a pas de feedback lié à une aide en particulier, mais qu’il rencontre un problème lors de ses tests, il pourra faire une demande d’assistance directement depuis Shortways, qui sera contextualisée et qualifiée, fournissant également toutes les informations précédentes nécessaires à l’équipe support ou l’outil de ticketing qui la recevra.
Une capture d’écran peut même être ajoutée afin de toujours mieux structurer la demande, réduire le temps de remontée et de formation en recette, et les aller-retours de qualification.
Quelles différences entre une recette sans et avec Shortways ?
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- Sans Shortways, les testeurs ne sont pas autonomes dans leurs premiers pas dans l’application. Avec Shortways, les testeurs sont guidés directement depuis l’application sur des scénarios de tests sous forme de pas-à-pas et de bulles de notification par exemple.
- Sans Shortways, la remontée de bugs et d’évolutions se fait généralement de façon manuelle. Avec Shortways, la remontée de bugs et d’évolutions se fait directement depuis l’application, est contextualisée et envoyée à l’équipe concernée.
2) Communiquer aux utilisateurs
Passer les bons messages au go live de l’application …
Shortways va permettre à la fois de passer les bons messages au go live de l’application de manière ciblée selon vos différents personas d’utilisateurs. Le volet communication est très important dans ses premiers temps, Shortways se place alors en canal principal.
Par exemple, vous déployez une nouvelle plateforme RH de gestion de catalogue de formation. A la première connexion, Shortways va accueillir l’utilisateur avec une vidéo pour rappeler, par exemple, le principe de formation.
… De manière ciblée par rapport aux différents personas.
Le sujet est également de cibler en fonction d’un profil. On va pouvoir envoyer des messages différenciés par type de population d’utilisateurs.
Pour reprendre l’exemple du déploiement de la plateforme de formation, la vidéo dans la bulle d’accueil va pouvoir être différente entre vos employés et vos managers, qui n’ont pas la même utilisation de l’outil.
Le petit truc en plus de Shortways ?
Le plus important pour une communication est de savoir si elle a été lue.
Grâce aux statistiques de Shortways, les administrateurs mesurent l’impact des communications sur leurs tableaux de bord :
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- Quelles personnes l’ont vue?
- Combien de personnes l’ont fermée?
- Dans quel contexte a-t-elle était regardée/fermée?
Quelles différences entre une communication sans et avec Shortways ?
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- Sans Shortways, l’email est traditionnellement privilégié pour faire passer des messages, ou bien les key users pour relayer les informations. Avec Shortways, la communication se fait directement depuis l’application, et ciblée par profil pour toucher les bonnes personnes.
- Sans Shortways, pas de certitude que l’information est bien été lue, et bien souvent aucun retour sur cette dernière n’est reçu. Avec Shortways, vous accédez à des statistiques de lecture, et les utilisateurs peuvent envoyer du feedback.
3) Former les utilisateurs
Avec Shortways, guidez les utilisateurs pas-à-pas pour accélérer la prise en main du nouvel outil, remplacez les sessions de manipulation et complétez vos manuels utilisateurs PDF ou papier.
Guider les utilisateurs pas-à-pas pour accélérer la prise en main
Lorsqu’un utilisateur a une question, il peut directement ouvrir l’Assistant Shortways pour taper sa demande dans la barre de recherche et ainsi activer une aide correspondant à son besoin, notamment lancer des pas-à-pas. Les pas-à-pas sont flexibles, et peuvent d’ailleurs s’enchaîner si l’utilisateur a besoin de continuer le process.
La fonctionnalité d’aide contextuelle permet de préciser un champ, ou une subtilité interne à votre entreprise.
La partie FAQ, quant à elle, répertorie votre documentation numérique en 1 seul endroit unique, et ainsi répondre aux questions fréquentes/récurrentes.
Remplacer les sessions de manipulation
Il y a quelques différences avec une formation traditionnelle s’effectuant en présentiel ou via des webinaires en vidéoconférence. Cette dernière représente une logistique complexe pour s’assurer que les utilisateurs soient tous disponibles pour y assister. Cela veut souvent dire qu’ils ne vont pas manier l’outil en même temps que la formation, et qu’il y aura donc une désynchronisation entre l’utilisation et la formation.
Tandis qu’avec Shortways, la formation est directement embarquée dans les outils, à la demande. Les utilisateurs sont rapidement opérationnels et accompagnés au bon moment, au bon endroit.
Compléter/remplacer les manuels utilisateurs
En effet, la formation se fait traditionnellement aussi au travers de manuels utilisateurs (papier, PDF, PowerPoint) qui sont lourds à maintenir et peu consultés.
Avec Shortways, la formation est embarquée et la mise à jour des contenus d’aides se fait en quelques clics, et est immédiatement disponible/actualisée.
Quelles différences entre une formation sans et avec Shortways ?
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- La formation n’est pas faite en présentiel ou à distance, mais bien embarquée dans les outils avec Shortways, et disponible à tout moment. La logistique est facilitée, et il n’y a pas de désynchronisation entre formation et usage.
- Sans Shortways, les contenus d’aide sont difficiles à maintenir: refaire les captures d’écran, réimprimer les manuels ou les repartager par mail, … Avec Shortways, mettre à jour vos aides en quelques clics, elles sont ensuite actualisées et disponibles instantanément.
Comment ajouter ou mettre à jour ces aides ?
Créer ou modifier les aides
La console d’administration Shortways Designer est facile et rapide à prendre en main pour créer vos contenus d’aide sans compétence en coding.
Gérez la bibliothèque d’aides grâce aux nombreux filtres, et gérez en masse de tout ce contenu : exportez sous Excel et réimportez pour faire de la création de contenus ou de la modification en ligne. Gérez l’internationalisation de vos contenus facilement et traduisez en quelques clics vos contenus dans les 26 langues supportées par Shortways !
Analyser l’usage des aides
Elle donne également accès à des statistiques d’utilisation. Ainsi, vous saurez quelles aides sont plus ou moins utiles et pourrez faire les ajustements adéquats pour maximiser leur utilité.
Combien de temps de mise en place sont nécessaires pour le déploiement d’un nouvel outil ?
La conception : 0.5 jour
Lors d’un atelier, les premières actions sont effectuées sur :
- Le choix des modalités d’aides
- La collecte des contenus déjà créés
La production : 3 jours
- Réalisation de la version 1 avec Shortways Designer: la durée dépend du nombre de process à outiller, du nombre d’étapes à créer, de la profondeur que vous souhaitez apporter au contenu, au design des aides, …
Le test utilisateur : 0.5 jour
- Cette étape permet de recueillir les feedbacks des utilisateurs.
La publication : 1 jour
- Itération et publication: c’est un process qui a pour avantage d’être coupé par des modes opératoires / process dans l’application. Ils vont ensuite pouvoir être calés dans des cycles de mise en œuvre Saas souvent découpés en agile.
Quels changements apporte Shortways dans vos projets ?
1) Une approche innovante et digitalisée
Les bénéfices sont directement liés à la création et l’approche Shortways. Cette approche innovante et digitalisée est de plus en plus recherchée par les clients pour trouver de nouvelles solutions plus efficaces pour digitaliser cette partie formation et communication utilisateur.
2) Une gestion moins lourde
Les mises à jour sont faites directement et après sauvegarde elles sont disponibles pour tous les utilisateurs concernés.
3) Une approche obligeant à concevoir les formations par profil
Les aides sont programmables et ciblées en fonction du profil de l’utilisateur. Il y a donc de larges possibilités de personnalisation des aides.
4) Une mise en œuvre plus flexible
Les mises en œuvre sont plus flexibles et rapides notamment les aspects de projets agiles et des applications Saas. En effet, prototyper des process permet d’adapter Shortways au fur et à mesure à une version stable. La solution est très flexible avec un contenu disponible dans l’immédiat. Fini les captures d’écran dans tous les sens qui vont changer au fur et à mesure que la recette se passe.
5) Une montée en compétences rapide
Un dernier bénéfice Shortways ? La montée en compétences rapide pour les consultants qui peuvent implémenter une solution. En 1 journée vous êtes formés à utiliser le Designer Shortways puis être autonomes dans votre utilisation. Derrière, l’équipe Shortways reste très réactive en soutien pour répondre à vos questions.
En complément retrouvez l’article : Soutenir le changement en continu : zoom sur le support utilisateurs avec Shortways
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