Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un outil essentiel à la gestion des processus RH. Cependant, lorsqu’il fonctionne en silo, c’est-à-dire séparé des autres systèmes de l’entreprise et non interconnecté avec les différents départements, la qualité des données s’en trouve compromise.
Un fonctionnement en silo entraîne divers problèmes, notamment des doublons, des erreurs de saisie, l’absence ou la perte de données, des manipulations fréquentes pour extraire les informations et un temps de vérification prolongé. Cet article examine ces impacts négatifs en détail.
1. Les doublons
Un SIRH qui fonctionne en silo a tendance à isoler les informations dans des bases de données distinctes pour chaque département ou service. Ce manque de centralisation entraîne souvent des doublons d’information. Chaque entité peut saisir les mêmes données, mais sous des formats ou avec des détails différents. Par exemple, le service de paie et celui des ressources humaines peuvent tous deux gérer les informations sur les contrats de travail, mais si ces données ne sont pas synchronisées, des divergences apparaissent.
Les doublons augmentent le risque d’erreurs et rendent difficile la gestion efficace des données, puisqu’il devient compliqué de déterminer quelles informations sont correctes. À terme, cela dégrade la qualité des données et nuit à l’intégrité des processus RH.
2. Les erreurs de saisies
Lorsque plusieurs systèmes fonctionnent de manière isolée, les utilisateurs sont amenés à saisir des informations dans des interfaces différentes sans coordination alors qu’ils ne sont pas tous experts dans la saisie des données. Cela entraîne une multiplication des erreurs de saisie, car les règles de validation des données peuvent varier d’un service à l’autre et qu’ils manquent parfois d’accompagnement dans la bonne saisie des données. En outre, les utilisateurs, pressés ou mal formés, peuvent commettre des erreurs manuelles qui passent inaperçues si elles ne sont pas partagées ou vérifiées dans un cadre global.
Les erreurs de saisie sont d’autant plus fréquentes lorsque les processus ne sont pas harmonisés. Un même champ de données peut être interprété différemment selon les utilisateurs, ce qui génère des incohérences dans les bases de données.
3. L’absence ou perte de données
Un autre problème majeur d’un fonctionnement en silo est l’absence ou la perte de données. Lorsque les informations sont cloisonnées, elles peuvent ne jamais parvenir aux services qui en ont besoin. Par exemple, un changement de statut d’un employé peut être saisi dans le système de gestion administrative, mais ne jamais être transmis au service de paie, entraînant des erreurs dans le calcul des salaires.
De plus, dans un système en silo, certaines données peuvent être perdues lors de transferts manuels ou ne pas être intégrées à temps dans les processus globaux de l’entreprise. Cela pose un risque non seulement pour la qualité des données, mais également pour la conformité réglementaire.
4. Des manipulations plus nombreuses pour extraire les données
Dans un environnement SIRH en silo, l’accès aux informations devient un véritable défi. Il est souvent nécessaire d’effectuer plusieurs manipulations pour extraire ou croiser les données entre les départements. Ces manipulations supplémentaires peuvent entraîner des erreurs d’interprétation et de transformation des données, surtout lorsque des fichiers sont exportés et modifiés manuellement avant d’être partagés.
Le risque de perdre ou d’altérer les données pendant ces opérations est élevé, ce qui accroît la complexité de la gestion des informations RH et réduit leur fiabilité.
Conclusion
Un fonctionnement SIRH en silo fragilise la qualité des données en créant des doublons, en multipliant les erreurs de saisie, en perdant des informations essentielles et en rendant le processus de vérification plus complexe et plus long.
Pour assurer la qualité des données et améliorer l’efficacité des processus RH, il est crucial de briser ces silos en adoptant un SIRH centralisé et intégré, où toutes les parties prenantes peuvent accéder aux mêmes informations en temps réel.
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