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Mises à jour logicielles : pourquoi vos utilisateurs ignorent vos manuels et communications

Sep 22, 2025 | Articles d'actualités

Dans les projets RH et la gestion quotidienne des outils SIRH, une croyance tenace persiste : penser que les utilisateurs lisent les communications, newsletters ou release notes envoyées après chaque mise à jour… et que les manuels utilisateurs sont toujours à jour. Cette idée, pourtant très répandue, fausse les stratégies d’accompagnement et freine l’adoption réelle des nouveautés.

Découvrez pourquoi vos manuels et communications ne suffisent pas à faire adopter les nouveautés SIRH.

Au programme :

  1. Pourquoi cette idée reçue persiste dans les projets SIRH
  2. Les limites des communications et manuels traditionnels
  3. Adopter de nouvelles pratiques pour une adoption efficace des nouveautés

1. Pourquoi cette idée reçue persiste dans les projets SIRH

Les équipes projet et responsables SIRH mettent beaucoup d’efforts dans la rédaction des communications internes et des manuels utilisateurs. Il paraît donc logique de penser que ces supports remplissent leur rôle et que les collaborateurs vont s’y référer à chaque changement. Cette conviction est renforcée par le fait qu’ils constituent souvent les seuls supports disponibles pour informer les utilisateurs.

Pourtant, la réalité d’usage est différente. Les utilisateurs ne consultent pas ces documents par manque de temps ou parce qu’ils ne savent pas où les trouver. Ils ne les lisent que lorsqu’ils rencontrent une difficulté précise… et souvent trop tard pour éviter la frustration.

💡 Conseil : acceptez que les communications descendantes ne suffisent pas et repensez vos canaux d’information pour coller aux usages réels des collaborateurs.

2. Les limites des communications et manuels traditionnels

Les newsletters et release notes par email finissent noyées dans les boîtes de réception surchargées. L’information arrive souvent trop tôt ou trop tard, hors du contexte où elle serait utile. Quant aux manuels utilisateurs, ils posent plusieurs problèmes : leur volume décourage la lecture, leur mise à jour après chaque évolution logicielle est rare, et ils ne sont pas adaptés aux différents profils utilisateurs.

Ce décalage entre les supports fournis et les besoins opérationnels crée une adoption partielle. Les collaborateurs continuent d’utiliser d’anciennes pratiques, sollicitent inutilement le support RH et perçoivent l’outil comme complexe et mal adapté.

💡 Conseil : privilégiez les supports courts, contextualisés et intégrés directement dans l’outil. Un message ciblé sur un écran précis sera toujours plus efficace qu’un document PDF de 30 pages envoyé par email.

3. Adopter de nouvelles pratiques pour une adoption efficace des nouveautés

Pour sortir de cette idée reçue, il faut intégrer la notion de “flow of work” dans votre stratégie d’accompagnement. Les utilisateurs doivent être informés au moment où ils effectuent leur tâche, dans le bon écran et avec une aide directement exploitable.

C’est ce que permet un Assistant Digital comme Shortways Assistant. Il affiche des bulles d’aide ou des notifications contextualisées dès qu’une nouveauté impacte l’action de l’utilisateur.

Résultat : pas besoin de chercher l’information dans un email ou un manuel obsolète, elle est directement disponible dans l’outil, au moment où elle est nécessaire.

💡 Conseil : configurez vos notifications pour cibler les bonnes populations et mettre en avant les changements qui les concernent réellement.

Conclusion

Penser que vos collaborateurs lisent toutes les communications ou que les manuels utilisateurs sont toujours à jour après chaque nouveauté est une illusion coûteuse. Pour maximiser l’adoption des évolutions du SIRH, privilégiez une assistance embarquée et contextuelle, adaptée aux nouveaux usages numériques.

👉​ Pour aller plus loin dans les solutions, notre prochain article portera sur les 6 vérités à accepter sur la communication interne des outils en 2025 !