L’onboarding des utilisateurs sur un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est souvent réduit à une étape administrative : donner un accès, transmettre un manuel utilisateur, et proposer une formation initiale.
Pourtant, dans les faits, cette approche montre très rapidement ses limites. L’adoption d’un SIRH ne dépend pas uniquement de la qualité de l’outil, mais surtout de la manière dont il est compris, intégré et utilisé par les collaborateurs.
Or, à l’heure où les organisations changent vite, où les applications évoluent en continu et où le temps de formation est réduit, il devient important de repenser l’onboarding des utilisateurs.
1. Des utilisateurs mal préparés à l’utilisation du SIRH
La plupart des utilisateurs RH et non RH ne se connectent que ponctuellement à leur SIRH. Ils y accèdent pour mettre à jour leurs données personnelles, poser des congés, valider un entretien ou déclarer des temps de travail. Ce sont des usages simples… mais pas toujours intuitifs. Lorsqu’ils sont confrontés à une interface complexe ou à des processus qu’ils ne maîtrisent pas, ils se tournent vers le support ou improvisent.
Et pour cause : les dispositifs de formation classiques comme des sessions en salle, des webinaires ponctuels ou encore des manuels PDF ne suffisent plus. Le collaborateur d’aujourd’hui n’a que quelques minutes à consacrer à son apprentissage, et il les consacre en général à ses tâches prioritaires. Les enjeux RH passent souvent au second plan.
💡 Conseil : Prévoir un parcours d’onboarding fractionné, avec des micro-formations délivrées progressivement selon les besoins métiers et directement intégrées au SIRH. Ce format permet aux utilisateurs d’acquérir les bons réflexes sans surcharge cognitive.
2. Des impacts directs sur les processus RH et la qualité des données
Un onboarding mal conçu génère des conséquences très concrètes : erreurs de saisie, processus incomplets, campagnes d’entretiens mal suivies, indicateurs RH faussés… La qualité des données RH est directement corrélée au niveau d’appropriation du SIRH par les utilisateurs. Et lorsque les utilisateurs ne sont pas formés correctement, ce sont les équipes RH qui doivent compenser, corriger, retraiter, voire réexpliquer.
Le support RH devient alors un centre de gestion des anomalies plutôt qu’un levier d’amélioration continue. À cela s’ajoute la frustration des utilisateurs, qui peinent à s’y retrouver, multiplient les tickets d’assistance, ou se détournent du SIRH au profit de solutions parallèles : mails, fichiers Excel, impressions papier…
💡 Conseil : Aidez les utilisateurs à s’y retrouver en intégrant de l’accompagnement sur les écrans. Organisez des campagnes de sensibilisation sur la qualité des données et sur l’importance de renseigner correctement les informations. Montrez les conséquences concrètes d’une mauvaise saisie pour renforcer l’engagement des utilisateurs.
3. Repenser l’onboarding comme un processus continu et personnalisé
Il est temps de passer d’une logique d’onboarding unique à une approche continue et personnalisée. L’utilisateur ne doit pas être formé une fois pour toutes, mais accompagné dans la durée. D’autant plus que le SIRH évolue régulièrement, que des nouveaux modules sont activés, que des populations spécifiques (managers, saisonniers, intérimaires…) doivent être formées de manière ciblée.
Un bon onboarding ne se limite pas à transmettre des informations. Il doit s’adapter au rôle, au niveau de maîtrise et au contexte de chaque utilisateur. Il doit aussi s’appuyer sur les outils de communication internes (portails RH, intranet, newsletters) pour rappeler régulièrement les bonnes pratiques ou informer des nouveautés.
💡 Conseil : Créez des ressources d’aide à la demande comme des vidéos courtes, des guides pas-à-pas ou encore des infographies, accessibles à tout moment et mises à jour régulièrement. Encouragez une culture de l’apprentissage autonome.
Conclusion
L’onboarding utilisateur est bien plus qu’un passage obligé. C’est une condition essentielle de la performance RH. Lorsqu’il est bien pensé, il fluidifie l’utilisation du SIRH, réduit les erreurs, soulage le support RH, améliore la qualité des données et augmente la satisfaction des collaborateurs. Mais pour être efficace, il doit être conçu comme un accompagnement évolutif, contextualisé et adapté aux nouveaux usages numériques.
👉 Notre prochain article portera sur les 5 freins sur l’onboarding de nouveaux utilisateurs
