Pourquoi les coûts de fonctionnement d’un ERP sont-ils élevés ?

Mettre en place un ERP est souvent perçu comme une étape de rationalisation. Pourtant, une fois en production, les coûts de fonctionnement restent élevés et parfois même difficiles à anticiper. Maintenance, support, demandes métiers, erreurs d’usage… Autant de postes qui transforment un outil censé simplifier les opérations en un centre de coûts continu, s’il n’est pas bien piloté.

Au programme :

Un système évolutif
La dépendance aux ressources internes et externes
Une complexité technique souvent sous-estimée
La formation et l’accompagnement des utilisateurs
L’adaptation constante aux évolutions métiers
Le coût caché des erreurs et des usages détournés

1. Un système évolutif

Un ERP n’est pas un projet que l’on “clôture” une fois en production. C’est un système évolutif qui nécessite des mises à jour régulières, des adaptations fonctionnelles, des tests de non-régression et parfois des refontes de processus.

À chaque changement métier ou réglementaire, le système doit suivre : ajout de nouvelles fonctionnalités, ajustement des règles de validation, mise à jour des référentiels, évolutions de sécurité…

Chaque intervention mobilise des ressources : consultants, administrateurs, référents, et alimente un budget de fonctionnement structurel.

💡 Conseil : Prévoyez un budget évolutif sur plusieurs années, distinct du maintien en conditions opérationnelles, pour absorber ces ajustements sans les traiter en urgence.

2. La dépendance aux ressources internes et externes

Le bon fonctionnement d’un ERP repose sur une chaîne d’acteurs qualifiés, souvent difficile à stabiliser. Entre les profils internes (référents métier, administrateurs, équipes support) et les partenaires externes (intégrateurs, éditeur), les interventions s’additionnent.

Or, chaque modification de processus ou de workflow, même minime, nécessite souvent l’intervention d’un prestataire spécialisé, parfois avec un délai d’attente long et un tarif élevé.

En parallèle, la perte de compétences en interne (mobilité, turnover, surcharge) peut accroître la dépendance aux ressources externes.

💡 Conseil : Investissez dans la formation de référents internes par domaine fonctionnel. Documentez les flux clés pour réduire la dépendance à quelques personnes.

3. Une complexité technique souvent sous-estimée

L’ERP est rarement seul. Il est interconnecté à d’autres outils : paie, SIRH, CRM, GED, logiciels métiers, BI… Cette architecture technique complexe, souvent couverte par des interfaces développées sur mesure, crée une fragilité.

À chaque mise à jour d’un système, les interfaces doivent être revues, testées et adaptées. Une seule défaillance dans un flux peut perturber l’ensemble de la chaîne.

De plus, les règles de synchronisation entre systèmes (horaires, dépendances, formats de fichier) doivent être suivies de près pour éviter les pertes de données.

💡 Conseil : Maintenez une cartographie claire des flux inter-applicatifs et automatisez les alertes sur les erreurs d’import/export pour agir en préventif.

4. La formation et l’accompagnement des utilisateurs

Un ERP mal compris, c’est un ERP mal utilisé. Et chaque mauvaise saisie, chaque oubli ou mauvaise interprétation se traduit par des erreurs à corriger, des workflows bloqués ou des interventions du support.

Or, dans beaucoup d’organisations, la formation est concentrée à l’instant du déploiement, puis largement négligée. Résultat : les utilisateurs oublient, improvisent ou se créent des “raccourcis maison”, parfois loin des bonnes pratiques recommandées.

💡 Conseil : Structurez un plan de formation continue avec des formats courts, contextualisés, ciblés et embarqués directement dans l’ERP. Impliquez les managers pour faire des bonnes pratiques un réflexe collectif.

5. L’adaptation constante aux évolutions métiers

Chaque évolution métier (nouvelle filiale, nouvelle offre, changement de gouvernance) entraîne des impacts directs sur l’ERP : ajout de structures analytiques, modification des circuits de validation, adaptation des profils d’accès…

Ne pas adapter l’outil à temps pousse les utilisateurs à trouver des solutions de contournement (Excel, macros, outils non officiels), ce qui fragilise les processus et multiplie les coûts cachés.

💡 Conseil : Installez une gouvernance ERP transverse incluant les métiers pour qualifier, hiérarchiser et planifier les évolutions de manière fluide.

6. Le coût caché des erreurs et des usages détournés

Une donnée incorrecte dans un ERP n’est jamais anodine. Une mauvaise référence article, une date erronée ou un mauvais code analytique peut :

générer une commande non conforme,
fausser un reporting stratégique,
créer une incohérence comptable.

Or, ces erreurs ne sont pas visibles immédiatement, et leur correction peut prendre des heures, voire des jours.

À cela s’ajoutent les pratiques non standard (copier-coller d’anciens documents, non-respect des workflows) qui contournent les processus formels et créent des écarts structurels.

💡 Conseil : Identifiez les champs les plus sensibles et déployez des mécanismes de contrôle en amont. Appuyez-vous sur les données de support et de qualité pour cibler les causes racines. Ajoutez des bulles d’information sur la saisie correcte des données à côté des champs en question.

Conclusion

Les coûts de fonctionnement d’un ERP sont liés à sa nature même : c’est un système évolutif, transversal, interconnecté et fortement dépendant des humains qui l’utilisent.

Plutôt que de chercher à les réduire mécaniquement, il est préférable de les anticiper intelligemment : former, documenter, gouverner, automatiser, mesurer. En faisant de l’ERP un outil vivant, bien piloté, adapté à ses utilisateurs, l’entreprise transforme ces coûts en investissements durables.

Pour aller plus loin sur ce sujet, notre prochain article portera sur pourquoi l’ERP seul ne suffit pas à booster la productivité