Ou pourquoi il n’est pas si bien adopté
Les fonctions Finance et Achats font partie des plus digitalisées dans les entreprises, du fait de la mise en place massive de logiciels ERP il y a maintenant plus de 30 ans.
En effet, avec un tel besoin de fiabiliser les données, les Directions Financières ont été les premières à bénéficier des outils digitaux.
Étude et évaluation des marchés et des fournisseurs, négociation, facturation, gestion des approvisionnements, traçabilité des documents, automatisation des tableaux de bord, … La digitalisation a permis de simplifier les processus, rationaliser les coûts et délais, et d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée afin de libérer du temps au profit d’activités créatrices de valeur comme l’innovation, la relation fournisseurs, et surtout à l’analyse de toutes ces données pour de meilleures décisions.
Depuis le temps qu’ils sont déployés, les ERP ne devraient plus avoir de secrets pour les organisations qui les déploient massivement afin de tirer profit des avantages de la digitalisation.
Pourtant, des difficultés sont toujours rencontrées, et 5 préjugés ont encore la vie dure à leur sujet.
Ce qui pourrait expliquer leur adoption partielle dans votre organisation, ou la redondance des questions encore posées à votre support.
On vous explique tout ça dans cet article 👇
Au programme :
1 : « Depuis le temps, l’ERP est déjà bien adopté » ⌛
Vos populations aguerries l’utilisant au quotidien depuis le déploiement l’ont effectivement certainement bien adopté.
Mais depuis le temps, votre outil a surtout évolué : une nouvelle page d’accueil, de nouveaux écrans ou champs pour réaliser un processus, un changement dans la règlementation…
Tout comme 2 autres éléments ont eux aussi évolué :
- Vos pratiques internes et le reste de vos effectifs : une acquisition d’entreprise et une nouvelle population d’utilisateurs à former, ou un fort turn-over à gérer
- Les besoins de formation et de digitalisation : les utilisateurs n’ont plus que quelques heures pas jour pour se former.
Quand on sait que 76% des problèmes de qualité des données trouvent leurs origines dans les saisies des utilisateurs, on comprend aisément que ce préjugé n’est pas vrai (The Warehousing Institute).
2 : « Les utilisateurs sont satisfaits de leur ERP » 👍
Les ERP sont des systèmes complexes car fonctionnellement très riches.
Toutefois, cette multiplicité d’actions et de modules induit une standardisation des solutions ERP.
Cette rigidité ne leur permettant pas de s’adapter aux besoins spécifiques et locaux, certains utilisateurs en sont insatisfaits.
De plus, la courbe d’apprentissage n’est pas si facile, car les utilisateurs ont déjà une charge de travail élevée, et n’ont pas beaucoup de temps à accorder à la formation.
3 : « Les utilisateurs ont déjà été bien formés » 👨🏫
La formation date-t-elle du déploiement ?
Toutes les subtilités des processus Finance/Achats ont-elles été abordées ? Si oui, des piqûres de rappel ont-elles été faites ?
Car après quelques semaines, 80% de ce qui a été vu en formation a déjà été oublié, surtout sans entraînement. C’est la fameuse « Courbe de l’oubli » d’Hermann Ebbinghaus.
Avec la multiplicité des outils digitaux à utiliser au quotidien, la formation doit aujourd’hui être continue, et intégrée au flux de travail des employés.
Les rappels sont essentiels pour permettre à l’utilisateur de se souvenir des processus, mais aussi de le tenir à jour sur les éventuels changements.
4 : « Le manuel utilisateur suffit pour s’informer » 📘
Spoiler alert : votre manuel n’est ni consulté, ni intuitif, ni à jour, ni adapté aux populations de plus en plus variées qui s’y connectent.
Le manuel utilisateur n’est aujourd’hui plus adapté aux besoins d’instantanéité des utilisateurs, qui préfèrent être formés en temps réel sur leurs outils, au moment où ils en ont besoin.
Lorsque l’utilisateur a une question, il a besoin de trouver rapidement la réponse. Devoir feuilleter 300 pages pour espérer tomber sur la page parlant du processus sur lequel il a une question, et dont la réponse sera peut-être adaptée à son profil et son contexte d’usage, est décourageant par avance.
5 : « Tous les utilisateurs ont les mêmes pratiques sur l’ERP » ✔️
Tout d’abord, de nombreux utilisateurs contournent les pratiques mais ne le disent pas.
Le niveau de maturité digitale des populations utilisant l’ERP varie d’un utilisateur à l’autre. L’ERP est parfois perçu comme un outil complexe à utiliser, pouvant amener certains utilisateurs à adopter des pratiques simplifiées ou alternatives.
En cas de questions sur l’outil, ils préfèrent remplir « comme ils pensent » plutôt que poser la question.
Certains ayant une crainte de contacter l’IT, d’autres par manque de temps pensant que la résolution du ticket prendra plus que temps qu’il ne lui reste pour compléter sa tâche.
Aussi, les utilisateurs ne reçoivent pas la même formation initiale et continue sur l’ERP.
La formation initiale varie au fil des recrutements. Tous ne verront pas l’ensemble des modules de l’ERP car le timing de certaines sessions sera plus serré, ou bien la formation va pouvoir évoluer au fil des retours d’expérience, …
De nombreux paramètres font que les utilisateurs ne sont pas formés de manière identique. Ils n’appliquent donc pas tous les bonnes pratiques de saisie.
De même, les besoins des utilisateurs et les processus évoluent avec le temps, modifiant leur utilisation de l’ERP. Ainsi, si la formation ne s’adapte pas en continu et que l’utilisation de l’ERP n’a pas été entretenue sur le long-terme, des erreurs peuvent apparaître.
Enfin, les entreprises ne mettent pas toujours en place une culture où l’adoption d’outils numériques, comme l’ERP, est encouragée et soutenue.
Bien sûr, toutes ces idées ne se retrouvent pas dans tous les projets !
Mais cela vous donnera peut-être à réfléchir sur vos pratiques et votre stratégie de communication ou de formation …
👉 Pour aller plus loin sur ce sujet, retrouvez dans cet article 10 secrets pour assurer l’adoption de votre ERP
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“L’adoption des ERP Finance et Achats”
Vous vous êtes reconnu(e) dans ces pratiques ? Pas de panique ! Nous avons développé une solution répondant à ces problématiques 👇
La solution Shortways :
L’Assistant Shortways est une plateforme d’adoption digitale qui s’intègre à vos outils métier (ERP, SIRH, CRM, …), et qui va venir former vos utilisateurs de manière contextuelle et personnalisée selon son profil, sa langue, et l’écran sur lequel il se trouve.
Comment ? Shortways Assistant affiche des pas-à-pas, des bulles de notifications ou encore des FAQ contextuelles et intégrées aux écrans de votre application métier.
🔎 Il s’agit de digitaliser votre manuel en le scindant en micro-modules, affichés aux bons profils d’utilisateurs et disponibles aux bons endroits de votre outil !
🔎 Résultat ? Vos employés sont plus efficaces et mieux formés à leurs applications digitales. Vous réduisez également vos coûts de support de façon simple et rapide.
