Dans de nombreuses organisations, la formation est considérée comme la solution miracle pour garantir la bonne utilisation des outils SIRH. Pourtant, malgré des sessions régulières et des supports fournis, les collaborateurs continuent de rencontrer des difficultés face aux nouveautés logicielles une fois en phase de Run.
Cette inadéquation entre formation et adoption freine la performance RH et crée des frustrations à tous les niveaux de l’entreprise.
1. Les limites des formations classiques face aux évolutions rapides des SIRH
Dans un contexte où les mises à jour logicielles se multiplient (parfois trimestrielles) les formations traditionnelles deviennent vite obsolètes. Les organisations planifient souvent une formation initiale, mais peinent à maintenir un rythme adapté aux évolutions fréquentes de l’outil. Les collaborateurs, déjà sollicités par leurs tâches quotidiennes, n’ont ni le temps ni la disponibilité pour suivre des sessions longues et planifiées en amont des mises à jour.
💡 Conseil : Misez sur des formats courts et intégrés directement dans l’outil (microlearning), déclenchés au moment où l’utilisateur en a besoin.
2. Pourquoi les utilisateurs ne retiennent pas les nouveautés logicielles
La pédagogie descendante des formations classiques ne garantit pas la rétention des informations. Les utilisateurs retiennent rarement les fonctionnalités qu’ils n’utilisent pas immédiatement et perdent rapidement les acquis lorsque les processus changent. Cela entraîne des comportements alternatifs : recours à des fichiers Excel, demandes récurrentes au support ou erreurs de saisie qui impactent la qualité des données RH.
💡 Conseil : Renforcez la contextualisation de la formation avec des bulles d’aide, des tutoriels intégrés et des rappels ciblés en fonction du profil utilisateur.
3. Comment transformer la formation en levier d’adoption continue
La formation ne doit plus être un événement ponctuel mais un dispositif continu. L’intégration de l’accompagnement dans le quotidien des collaborateurs (au cœur du “flow of work”) assure une appropriation durable et une meilleure qualité des données. En rendant la formation évolutive et adaptée aux profils (managers, RH, collaborateurs terrain), l’entreprise favorise une adoption homogène et réduit les coûts liés au support.
💡 Conseil : Combinez une stratégie de microlearning et des outils d’assistance digitale comme l’Assistant Shortways pour offrir une aide contextuelle et actualisée en temps réel.
Conclusion
Les formations traditionnelles ne suffisent plus à accompagner l’adoption des évolutions logicielles SIRH. Face à la fréquence des mises à jour et aux contraintes de temps des collaborateurs, il est essentiel de repenser l’approche en faveur d’une formation continue, contextualisée et intégrée aux usages. Cette transformation améliore non seulement l’expérience utilisateur, mais aussi la fiabilité des données RH et la performance globale de la fonction RH.
👉 Pour aller plus loin sur le rôle des manuels et communications dans l’adoption des mises à jour, notre prochain article portera sur le sujet des Mises à jour logicielles : pourquoi vos utilisateurs ignorent vos manuels et communications.
