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Pourquoi mes utilisateurs passent à côté des nouveautés de mon logiciel métier ?

Sep 8, 2025 | Articles d'actualités

Les logiciels métiers, qu’ils soient SIRH ou ERP, évoluent constamment. Les mises à jour sont désormais trimestrielles, parfois mensuelles. Pourtant, un problème persiste : vos utilisateurs découvrent rarement ces nouveautés… ou trop tard.

Cette déconnexion entre l’évolution de l’outil et la prise en main réelle des collaborateurs entraîne une perte de valeur et de productivité.

Au programme :

  1. La communication classique : pourquoi elle ne fonctionne plus
  2. L’impact de la non-adoption des nouveautés sur la performance
  3. Comment le contexte d’usage transforme l’adoption des nouveautés

1. La communication classique : pourquoi elle ne fonctionne plus

Les responsables applicatifs misent encore souvent sur des canaux traditionnels : release notes par mail, newsletters internes ou documents partagés sur l’intranet. Sur le papier, ces supports cochent toutes les cases. Dans la réalité, ils sont noyés dans des boîtes mail saturées, ignorés faute de temps, ou consultés trop tard par les utilisateurs.

Ce décalage s’explique par deux facteurs majeurs. D’abord, la surcharge d’informations : l’utilisateur reçoit quotidiennement des dizaines d’emails et n’a que quelques minutes pour identifier ce qui est pertinent pour lui. Il n’a plus le temps de lire ces communications longues et génériques. Ses journées sont rythmées par des outils multiples et des priorités opérationnelles. Continuer à lui envoyer des informations en masse par mail ne répond plus à ses usages actuels.

Ensuite, l’absence de contextualisation : les informations partagées ne sont pas liées à son usage réel du logiciel, et donc difficiles à mémoriser ou à appliquer immédiatement. Il finit par ne plus y prêter attention du tout.

💡 Conseil : privilégiez des communications intégrées directement dans les écrans utilisés. Une bulle de notification contextuelle visible au moment de l’action rend l’information utile et exploitable en temps réel.

2. L’impact de la non-adoption des nouveautés sur la performance

Lorsqu’une mise à jour n’est pas comprise ni adoptée, l’impact se répercute sur toute l’organisation. Des fonctionnalités pensées pour améliorer la productivité restent inutilisées. Les utilisateurs continuent à appliquer d’anciens processus, parfois plus longs ou moins fiables, et sollicitent inutilement le support applicatif pour des questions qui auraient pu être anticipées.

Ce phénomène a un coût caché : multiplication des tickets de support sur les mêmes sujets, pertes de temps en formation répétée et difficultés de pilotage car les indicateurs issus de l’outil ne reflètent pas les nouvelles pratiques. Sur le plan humain, il alimente également une frustration : l’outil évolue mais les utilisateurs n’en perçoivent pas la valeur ajoutée.

💡 Conseil : mesurez l’adoption des nouveautés en suivant les volumes d’utilisation par fonctionnalité et en analysant les tickets de support générés après chaque mise à jour.

3. Comment le contexte d’usage transforme l’adoption des nouveautés

La clé d’une adoption réussie réside dans le “moment” où l’utilisateur découvre la nouveauté. Informé trop tôt, il oubliera. Informé trop tard, il sera déjà frustré. L’enjeu est donc de synchroniser la communication avec son usage réel.

Un Assistant Digital tel que Shortways Assistant permet d’afficher des notifications ou bulles d’aide directement dans l’écran concerné, au moment exact où la nouveauté entre en jeu. Cette approche contextualisée et ciblée augmente la mémorisation et favorise la prise en main immédiate des fonctionnalités. Les utilisateurs sont guidés sans effort supplémentaire et les responsables applicatifs constatent une réduction des tickets liés à l’incompréhension des nouveautés.

💡 Conseil : paramétrez vos notifications en fonction des rôles et des parcours utilisateurs pour que chacun reçoive uniquement les informations pertinentes à son profil.

Conclusion

Les méthodes de communication classiques ont atteint leurs limites face au rythme effréné des évolutions logicielles et aux attentes d’instantanéité des utilisateurs. En intégrant les informations directement dans le flux de travail, au moment où elles sont nécessaires, vous transformez l’expérience utilisateur et maximisez l’adoption des nouveautés dès leur déploiement.

La plupart du temps, les responsables applicatifs ou les équipes projets pensent que les utilisateurs sont formés régulièrement dès l’ajout d’une nouvelle fonctionnalité. Pourtant, les utilisateurs sont souvent livrés à eux-mêmes.

Pour aller plus loin, notre prochain article portera sur pourquoi vos formations logicielles échouent à faire adopter les nouveautés SIRH !