Les trucs et astuces Shortways pour créer des bulles de notifications efficaces !

Nos trucs et astuces Shortways pour créer des bulles de notifications efficaces !

Points clés :

• Communiquer efficacement au sein de votre communauté d’utilisateurs
• Adapter vos modes de communication aux besoins actuels

Une bulle de notification doit :

• Être préparée et diffusée à l’avance pour avoir le temps d’être consultée et intégrée
• Utiliser des supports adaptés, attractifs et ergonomiques
• Être courte et synthétique afin d’éviter les mauvaises interprétations ou erreurs
• Combiner les autres fonctionnalités
• Être ciblée

Après la création d’une bulle de notification, il faut :

• S’assurer qu’elle a été lue
• S’assurer qu’elle a été comprise
• Demander des retours d’expérience
• Intégrer les changements aux autres fonctionnalités et communiquer

Qu’est-ce qu’une bulle de notification ?

Les bulles de notification, bulles d’actualités ou “push news”, permettent d’informer le collaborateur directement dans votre logiciel métier lors d’actualités.

Par exemple,

– lors d’événements nouveaux : afin d’avertir vos équipes RH lors d’une nouvelle réglementation concernant la paie, vos employés finances lors d’évolutions dans les codes d’imputation pour leur ERP

– pour effectuer des rappels : communiquer lors d’événements comme les fêtes de fin d’année, afin d’avertir les utilisateurs sur une deadline approchant afin de remplir une action dans son logiciel métier, rappeler la clôture de fin de mois, le début des campagnes d’entretiens annuels

Les bulles de notification sont créées par les administrateurs de la plateforme d’adoption digitale. Ces informations ponctuelles et ciblées, apparaissent à l’ouverture de son application métier, en plein écran ou non. Elles peuvent également être utilisées en complément des autres fonctionnalités de l’Assistant Shortways.

Pour l’utilisateur : plus besoin d’aller chercher les informations ou de lire une newsletter puis retourner sur son interface pour essayer d’appliquer ce qu’il y a vu : ces rappels et informations lui apparaissent automatiquement à l’ouverture ou sont disponibles en cliquant sur l’Assistant Shortways.

Et vous ? Vous animez votre communauté d’utilisateurs par une communication simple, efficace, et bien plus intuitive.

Sous quelle forme se présente une bulle de notification dans l’application ?

Lorsqu’un utilisateur va ouvrir son application, les bulles de notification peuvent soit : 

• apparaître en grand écran sous forme de fenêtre comprenant votre texte ou votre document de présentation concernant l’actualité,
• être disponibles en cliquant sur l’Assistant Shortways, dans l’onglet actualités,
• combiner les deux : un affichage grand écran puis uniquement dans l’assistant.

Ainsi, on peut soit décider de les paramétrer de façon obligatoire visible par tous, soit simplement disponibles à la demande dans l’Assistant afin de les consulter et rejouer au besoin.

Pourquoi utiliser des bulles de notifications ?

1. Pour communiquer efficacement au sein de votre communauté d’utilisateurs

Tout d’abord, comme nous l’expliquions dans notre article sur comment communiquer efficacement avec vos utilisateurs, un logiciel déployé dans une organisation peut toucher tous les employés de cette dernière. Ces bulles pouvant être paramétrée par catégories de profils, elle permet d’adapter sa communication aux bonnes personnes, aux bons moments.

2. Pour adapter vos modes de communication aux besoins actuels

Puis, parce qu’elles permettent de remplacer les newsletters traditionnelles pas toujours efficaces (pas toujours lues ni même remarquées dans les boîtes mails). Également, de répondre aux nouveaux modes de formation “all-in-one” des utilisateurs.

Cela permet de ne pas avoir à envoyer une newsletter informative et explicative en dehors des applications concernées par ces nouveautés, obligeant les utilisateurs à changer d’écran par la suite afin d’y appliquer ce qu’ils y auront lu.

Dans notre cas, même si l’utilisateur peut être amené à fermer la fenêtre sans la lire, il aura visuellement été mis au courant d’une actualité et en aura sûrement capté l’intitulé. Afin de s’assurer que le message soit bien passé, vous pouvez toujours communiquer au sein de votre entreprise en vous adressant à l’oral ou à l’écrit à vos équipes par le biais d’autres outils concernant cette nouvelle et les aides développées dans l’Assistant Shortways afin de les aider à appréhender et adopter ces changements.

Par exemple, lors d’échanges et réunions d’informations d’équipes, d’événements ou présentations internes, ou encore en écrivant un message sur le réseau social de l’entreprise (ex. Teams).

Comment créer des bulles de notifications efficaces ?

Il n’est pas toujours facile de se mettre à la place de chaque profil d’utilisateur afin de savoir quelle communication adopter, mais voici quelques conseils de création à suivre : 

3. Être proactif et prévoyant

Peu importe l’événement à notifier, il faut anticiper les besoins et créer du contenu en amont pour une gestion fluide et réactive, plutôt que faire les choses dans l’urgence.

Préparez, diffusez et communiquez le plus en amont possible ! Il ne faut pas que les utilisateurs se sentent pris au dépourvu et pressés, car ils pourraient ne pas bien saisir l’information et faire des erreurs dans la précipitation. Il faut leur donner le temps de prendre connaissance et d’intégrer les annonces, que ce soit pour leur compréhension intellectuelle, mais aussi leur intégration au sein de leurs agendas respectifs.

4. Bien choisir le support de communication utilisé

Une bulle de notification n’est pas forcément textuelle. Afin d’être la plus ergonomique possible, nous vous proposons d’y ajouter du texte mais aussi des images, des vidéos de présentation, ou encore des PowerPoint.

Testez plusieurs solutions d’affichage auprès de vos utilisateurs afin de choisir la communication la plus adaptée, compréhensive et attractive.

N’oubliez pas de sortir des sentiers battus et d’être créatifs afin de donner envie de consulter la notification : une vidéo de présentation où ce sont des collaborateurs reconnus dans votre entreprise qui expliquent en vidéo la nouveauté à leurs collègues peut faire sensation et inciter les équipes à consulter l’actualité, et en devenir les ambassadeurs en partageant la nouvelle autour d’eux.

5. Les bulles ne doivent pas contenir trop d’informations

Trop d’informations tue l’information. Soyez clairs, courts et synthétiques dans vos discours afin de bien faire passer votre message et éviter les mauvaises interprétations. Certains utilisateurs ayant mal compris les messages véhiculent de mauvaises informations (rumeurs ou fake news) et peuvent entraîner une réticence globale au changement ainsi que de mauvaises saisies de données, faisant échouer vos objectifs de fiabiliser des données.

De plus, s’il y a trop d’informations, l’utilisateur peut vite être démotivé par la lecture : “Est-ce essentiel à lire ? Suis-je vraiment concerné ? L’information est-elle trop compliquée à intégrer ?” Sont des questions qu’il peut alors se poser. Résultat : il abandonne la lecture, n’a pas pris connaissance de l’information et risque de faire des erreurs.

Anticipez la perception du message par l’utilisateur, notamment en fonction de son profil, grâce au test précédemment évoqué.

6. Combiner les fonctionnalités

Pour y remédier, si des explications plus détaillées sont nécessaires afin d’expliquer de nouveaux process au sein de l’interface et que vous voulez les présenter sur les écrans en question, et non pas via une présentation PowerPoint, vous pouvez combiner les fonctionnalités de l’Assistant Shortways.

Par exemple, vous indiquez dans votre bulle de notification qu’un champ de saisie sous lequel des mots devaient être remplis, est maintenant remplacé par des codes. Vous inscrivez le grand titre de l’actualité, une description et un visuel, puis indiquez qu’un pas-à-pas et de l’aide contextuelle ont été ajoutés ou modifiés sur les écrans en question.

7. Être ciblée

Ne pas cibler que les managers : il faut que tous les collaborateurs puissent accéder aux messages. Ils se sentiront d’autant plus considérés et auront plus envie de participer au bon déroulement de l’activité.

Être inclusif, c’est aussi se mettre à la place des autres. Pour cela, vous pouvez impliquer les managers de business units ou utiliser des personae d’utilisateurs pour distinguer vos différents profils, et les interviewer afin de mieux comprendre leurs enjeux et attentes. Ainsi, vous pourrez personnaliser le message et vous assurer de sa pertinence.

Et après ? Pour piloter leur utilisation :

Une actualité n’est pas à laisser de côté une fois diffusée auprès de vos collaborateurs. Il faut :

8. S’assurer que le message a été lu

L’assistant permet non seulement une communication simple et rapide à l’ensemble des utilisateurs souhaités, mais également de s’assurer que le message a été vu ou non puisque la fonctionnalité de dashboards et statistiques permet de mesurer les ouvertures et clics sur chaque bulle de notification, tout comme les pas-à-pas ou aides contextuelles que vous pouvez paramétrer en parallèle concernant cette nouveauté.

Vous pouvez donc mesurer le taux d’ouverture de la bulle d’actualité afin de décider des ajustements à adopter afin de vous assurer que chaque collaborateur ait bien eu l’information.

9. S’assurer que le message a été compris

Pour éviter les possibles points de confusion, la réticence des utilisateurs ou encore les erreurs de saisie.

10. Recueillir des retours d’expérience

Afin d’ajuster au mieux sa communication pour les prochaines fois, et maintenir la satisfaction des utilisateurs.

11. Intégrer les changements aux autres fonctionnalités

Intégrer les changements mis en avant dans la bulle de notification aux autres fonctionnalités (ou les mettre à jour) de la plateforme d’adoption digitale et communiquer sur ces ajouts.

Par exemple, à la fin de la bulle, indiquer qu’un nouveau pas-à-pas pour découvrir le nouveau mode de saisie de process est disponible, ou qu’une une aide contextuelle sur le champ X ayant subi une modification légale a été mis à jour.

Comment créer une bulle de notification dans l’application métier ?

Les administrateurs bénéficient de possibilités supplémentaires de création de fonctionnalités : aide contextuelle, pas-à-pas, ou encore FAQ.

Une fois sur la page d’accueil de l’application ou l’écran sur lequel ils souhaitent intégrer la bulle, ils peuvent commencer à la paramétrer : renseigner les profils concernés et personnaliser le format et le contenu.