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Comment piloter ma DAP ? L’utilisation des dashboards et statistiques

Ça y est, vous savez :

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Maintenant, vous souhaitez sûrement avoir un retour chiffré de l’utilisation de votre DAP pour vous assurer de son efficacité et faire les ajustements de pilotage nécessaires. Voici comment :

1. Analyser l’utilisation

Tout d’abord, grâce à l’Assistant Shortways, vous pouvez, en tant qu’administrateur, accéder à 2 fonctionnalités supplémentaires :

  • Celle du studio de création de contenus
  • Celle des dashboards et statistiques d’utilisation

Qu’est-il possible de mesurer dans Shortways ?

Dans votre partie administrateur, vous aurez accès à des données chiffrées, des tableaux et graphiques, sur tous les contenus que vous aurez créés.

Vous pourrez filtrer ces données par :

  • Application, si vous déployez Shortways Assistant sur plusieurs applications à la fois au sein de votre entreprise : mesurer l’utilisation de l’assistant sur l’ERP ou l’HCM Oracle
  • Date afin de mesurer l’utilisation sur une plage de données personnalisable sur-mesure, notamment :

à date, pour une vue d’ensemble : nombre d’interactions avec l’Assistant depuis son intégration pour vous rendre compte de la portée et nécessité de vos contenus ;

par mois, trimestre, année, … : mesurer l’engagement des utilisateurs sur les fonctionnalités liées aux campagnes annuelles, ou afin de statuer sur les besoins récurrents des équipes en observant des patterns ou saisonnalités et adapter vos programmes de formation pour les prochains onboardings.

  • Type de fonctionnalité : comparer quel type de fonctionnalité est la plus / moins utilisée
  • Fonctionnalité quelle aide ou quel pas-à-pas est le plus (re)joué et montre un réel besoin de formation 

Exemples de données :

Parmi ces données, vous pourrez affiner votre analyse d’une vision macro à micro :

  • Nombre d’interactions avec l’assistant
  • Nombre d’utilisateurs
  • Nombre d’interactions par utilisateur
  • Pourcentage de résultats aux requêtes
  • Top 20 des contenus joués
  • Top 20 des contenus recherchés
  • Nombre de fois que le pas-à-pas « Gérer les salaires » a été joué
  • Taux de clics sur ma bulle de notification « La campagne d’entretiens annuelle se termine dans 6 jours »
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Pourquoi étudier les données d’utilisation :

Il est impératif d’observer ces données pour plusieurs raisons :

  • vous assurer que l’assistant soit bien intégré aux pratiques des utilisateurs sur leurs logiciels, utilisé et atteigne bien les profils concernés
  • atteindre vos objectifs fixésune bonne compréhension des besoins de formation métiers, une création optimisée de contenus, une communication et démocratisation de l’usage de l’assistant, et c’est la garantie d’une transformation et adoption digitale fiable et pérenne de votre applicatif
  • décider du contenu qui doit être maintenu, et ceux à privilégier car les plus adoptés par les utilisateurs

2. Analyser les problèmes pouvant persister

Collecter des données qualitatives :

Au-delà de l’observation des données quantitatives affichées sur les dashboards et statistiques, il est toujours indispensable de demander des retours d’expérience utilisateurs, afin de collecter des données qualitatives propres à l’assistant dans votre environnement.

Comparer la charge de travail support avant / après :

Aussi, il faut mesurer l’évolution le nombre de demandes reçues par le support informatique et les managers qu’ils peuvent potentiellement continuer de recevoir de la part des utilisateurs, malgré les contenus disponibles sur l’assistant :

  • Ces demandes sont-elles récurrentes ?
  • Des thématiques distinctes se dégagent-elles ?
  • S’agit-il de demandes concernant des formations déjà adressées par les contenus ?
  • Le contenu créé était-il suffisant et explicite ?
  • A l’inverse, du contenu est-il créable à ce sujet afin de combler un manque ? Et est-il pertinent d’en créer sur ces thématiques ?

💡 La communication sur les aides apportées par l’assistant est-elle suffisante au sein de votre entreprise ? Il est rapide et simple à utiliser, et permet aux utilisateurs de répondre à leurs problématiques en quelques clics en autonomie afin de continuer leurs activités sans passer par votre support et sans quitter l’écran sur lequel il se trouve (self help) !

       Compatibilité RGPD

Enfin, bien que des données d’utilisation soient collectées, notre assistant est conforme aux exigences en matière de protection des données :

  • Concernant l’utilisation de l’assistant : les données d’utilisation collectées sont par défaut anonymisées, afin de n’avoir que des statistiques d’utilisation générales, et non pas filtrables par employé à l’aide de ses données personnelles (filtrage par numéro d’utilisateur et non pas par adresse mail par exemple).
  • L’intégration de notre plateforme d’adoption digitale n’est pas intrusive : nous ne nécessitons pas un accès à votre base de données interne pour qu’elle soit utilisée. Shortways Assistant est un composant ajouté à votre applicatif, pas un add-on complémentaire.
  • Pas de collecte de données métiers ni personnelles : lorsque vous réalisez des pas-à-pas, nous ne collectons pas les données à caractère personnel saisies dans les champs des étapes des process, seulement le nombre de fois que le pas-à-pas est joué.

Mesurer et piloter sa plateforme d’adoption digitale est donc essentiel si l’on veut s’assurer que nos utilisateurs en font bon usageet l’améliorer de façon continue pour en maximiser le potentiel, et ainsi obtenir les gains attendus en termes de formation, satisfaction utilisateurs, et support utilisateur :

  • Qu’est-ce qui fonctionne le mieux pour mes utilisateurs ? 
  • Que dois-je encore améliorer pour continuer de réduire les sollicitations des utilisateurs et mes coûts ?

 

👉 Pour vous aider, nous avons répertorié nos trucs & astuces et retours d’expériences pour chacune des fonctionnalités, que vous pouvez retrouver ci-dessous :

Contactez-nous pour toute information complémentaire !