Comment formez vous vos collaborateurs aux logiciels métier ?

Lorsque vous vous apprêtez à déployer un logiciel métier au sein de votre entreprise, une des questions qui revient très souvent (normalement), c’est celle ci : « Comment vais je faire pour former et accompagner l’ensemble de mes collaborateurs? »

Certains d’entre vous se diront ça :

     1. Je vais nommer des « Super utilisateurs »

Sa mission ? Faire en sorte d’assurer que les utilisateurs finaux intègrent et maîtrisent le nouveau logiciel métier déployé. Pour cela, le super utilisateur peut utiliser différentes méthodes.

Il peut mettre en place des webinars, à travers lesquels il présentera à l’ensemble des collaborateurs le nouveau logiciel métier.

Il lui est également possible, en collaboration avec une équipe interne, de développer des elearning et de les mettre à la disposition des futurs utilisateurs.

Enfin, nombreux sont également ceux qui organisent des formations en présentiel. Mais, comme on vous le dit souvent, cette méthode est de moins en moins appropriée. A travers ces sessions de formation, 80% du contenu est oublié après un mois par les apprenants.

Et d’autres penseront ça :

     2. Je vais permettre à mes collaborateurs de se former par la pratique 

Vous le savez peut être, 70% de l’apprentissage se fait la pratique. Qu’est ce que cela signifie? Et bien en tant qu’utilisateur, la meilleure façon de prendre en main un outil et de se l’approprier, c’est avant tout de l’utiliser.

Former par la pratique, oui mais comment ?

Comme nous l’avons vu un peu plus haut, permettre aux collaborateurs de se former tout en pratiquant, c’est LA façon la plus adaptée pour augmenter les chances de bonne prise en main et d’appropriation.

Mais attention, pratiquer c’est adopter que sous certaines conditions. Voyons ensemble lesquelles.

      1. Temps limité

Vos collaborateurs n’ont que très peu de temps à consacrer à leur formation. 1% de leur temps pour être très précis, soit 24 minutes par semaine. A la vue de ces chiffres, difficile de leur imposer un timing précis pour aller s’entraîner à pratiquer un nouveau logiciel métier. Ils n’ont pas le temps.

      2. Se former par soi même

L’apprenant d’aujourd’hui à soif de liberté et d’autonomie. Il veut être maître de la façon dont il se forme : a quel moment vais je me former? sur quel process?

      3.  L’impatience

Le collaborateur moderne est impatient!  Lors du déploiement d’un nouveau logiciel métier, le collaborateur va se former par lui même. Lorsqu’il aura besoin d’aide ou d’information, il a besoin d’avoir à sa disposition de l’information précise, disponible au moment où il en a besoin. Et surtout de l’information courte! Il n’a pas envie de perdre du temps à appeler le support ou un collègue pour l’aider.

Alors si on résume, pour que mes collaborateurs s’approprient au mieux le nouveau logiciel métier que je m’apprête à déployer, ils doivent pouvoir se former par la pratique. Et tout cela seuls, rapidement et efficacement.

3 façons innovantes de s’auto-former

Face à ces besoins nouveaux de formation et d’apprentissage que l’on vient de décrire, découvrons les 3 façons innovantes dont les utilisateurs peuvent s’auto-former.

  • Etre guidé pas à pas dans mon application
  • Obtenir de l’aide au bon moment
  • S’approprier les changements sur la durée

Au travers de ces 3 cas d’auto-formation, le collaborateur apprend tout en pratiquant. Pas besoin pour lui de sortir de son application métier. L’information arrive directement à lui, dans son environnement de travail.

Etre guidé dans mon application métier

Lors du déploiement d’un nouveau logiciel métier, en tant qu’utilisateur, je découvre un nouvel environnement de travail : nouveau logiciel, nouvel écran, nouveaux processus etc.

Il est primordial que je sois guidé et accompagné pour découvrir ce nouveau logiciel et me l’approprier. Prenons quelques cas d’utilisation pour bien comprendre les raisons qui font que je dois être guidé pas à pas dans mon nouvel environnement :

  • J’apprends à naviguer dans l’application
  • Je découvre un nouveau processus
  • J’ai oublié comment faire
  • Je ne veux pas réfléchir, je veux exécuter ma tâche le plus vite possible
  • J’apprends en faisant

En étant guidé de manière interactive et en temps réel sur ces cas d’utilisation :

  • Je me forme seul
  • Je n’ai pas besoin de déranger mon collègue pour qu’il me montre comment faire
  • je n’ai pas besoin de m’inscrire à une session de formation au préalable
  • Je n’ai pas besoin de suivre un elearning qui va couvrir tous les cas possibles et inimaginables
  • J’ai été efficace dans l’exécution de ma tâche

Je vous laisse découvrir ce que cela peut donner sur un cas pratique : je découvre les pas à pas guidés pour me former sur un nouveau logiciel

Obtenir de l’aide au bon moment

Lors du déploiement d’un nouveau logiciel métier, en tant qu’utilisateur, j’ai besoin d’information précise, courte, pertinente et au bon moment.

Prenons quelques cas d’utilisation :

  • J’ai besoin de consulter la procédure d’achat ou de saisie des contrats clients
  • J’hésite entre 2 valeurs à choisir dans l’application
  • J’ai besoin de connaître une règle précise pour pouvoir saisir une donnée qui ne sera pas rejetée par le système
  • Je ne comprends pas ce code comptable qui est affiché à l’écran

Pour mieux saisir ce point, découvrez dans cette vidéo comment je peux obtenir de l’aide contextualisée lorsque je suis sur un nouveau logiciel métier : je découvre

Quels bénéfices pour moi ?:

  • J’accède en 1 clic à l’information dont j’ai besoin
  • Cette information est contextualisée selon mon besoin
  • Je ne fais pas d’erreurs de saisies
  • Je suis plus confiant dans l’utilisation de mon logiciel
  • Je comprends mieux ce que je dois faire

S’approprier rapidement les changements

Lors du déploiement d’un nouveau logiciel métier, en tant qu’utilisateur, j’ai besoin de m’approprier rapidement les changements et nouveautés. Par exemple, au déploiement du nouveau CRM, j’ai eu une formation en présentiel il y quelques semaines. Cependant, une fois le CRM en place, il y a quelques oublis..

Dans ce cas, des push de rappels ou de nouveautés, directement dans mon logiciel, me permettraient de prendre en main l’outil plus aisément. Prenons quelques cas d’utilisation :

  • On me diffuse une vidéo de bienvenue et de prise en main du nouveau CRM
  • On me rappelle les instructions d’un campagne de révision salariale
  • On m’annonce que le mode opératoire des saisies de notes de frais à changer

Quels bénéfices ?

  • Je suis informé dans mon contexte
  • Je gagne du temps car je n’ai pas besoin de rechercher l’information
  • Je suis informé en continu

Regardez ce que cela peut donner : https://shortways.wistia.com/medias/016ctljx5n

Ce qu’il faut retenir

Les apprenants ont pris le pouvoir sur leur formation. Ce sont eux qui recherchent des informations (et supports de formation) au moment où ils en ont besoin. Leur apprentissage se fait tous les jours, dans différentes situations. Le modèle d’apprentissage 70/20/10 nous apprend que 70% de notre apprentissage se fait par la pratique et l’expérience, et non pendant des classes présentielles… Aujourd’hui nous apprenons au moment où nous en avons besoin et nous cherchons, bien souvent, des réponses à nos problèmes, en dehors des circuits traditionnels de la formation. Le manque de temps et l’impatience explique également le fait que les collaborateurs peuvent se désintéresser des formations traditionnelles, au profit de l’auto-formation, pour répondre à leurs besoins.

Mais l’auto-formation ne se traduit pas n’importe comment. Avec l’avènement du digital, il faut passer à de la formation digitale et en finir avec les sessions de formations présentielles longues et coûteuses. Digitaliser la formation tout en répondant aux nouveaux besoins d’apprentissage, c’est possible !