En ces périodes de confinement, le télétravail est un sujet qui est devenu incontournable pour pléiades d’entreprises. Il existe de nombreux freins à sa mise en place, très souvent lié à la crainte d’une baisse de la productivité et de la cohésion des équipes. En effet, la peur que les aspects négatifs du travail à distance prennent le dessus sur ceux positifs, ralentissent voir stoppent les initiatives de télétravail au profit d’un chômage partiel forcément moins productifs.
D’où peuvent venir ces craintes ?

Ces peurs peuvent venir d’un manque de direction et de compréhension des pratiques de télétravail. Elles peuvent alors engendrer la mise en place de politiques et de programmes immatures qui échoueront très souvent en raison d’une mauvaise adoption des collaborateurs et de la direction d’entreprise.

Pour pallier à ces problématiques cruciales actuellement Shortways travaille à faciliter la collaboration avec les RH. L’enjeu ici est de déterminer les principaux obstacles propres à votre organisation et comment les surmonter au mieux ensemble.

Le télétravail sera d’autant plus simple à faire adopter aux nouvelles générations qui recherchent une flexibilité accrue dans leur travail. En effet, une enquête auprès des utilisateurs de lieux de travail numériques de Gartner montre que plus de 40% d’entre eux souhaitent travailler de manière plus nomade.
Vous pouvez alors tirer profit de cette situation nationale inédite en expérimentant une nouvelle façon de travailler pour vos équipes. Communiquez avec elles, prenez en compte leur ressenti par rapport à cette situation et à l’évolution qu’elles peuvent avoir sur leur approche de leur travail.

Les trois grandes inquiétudes autour du télétravail
Toujours selon Gartner et leur étude  “Overcome the Fears, Embrace the Benefits and Launch a Remote Work Pilot Program,” les principales craintes de la mise en place du travail à domicile sont :

  • la difficulté d’admission que peuvent avoir les directions d’entreprise à ce que les collaborateurs travaillent de chez eux
  • La disparité et l’inégalité des ressources allouées qui peuvent alors être vus comme des privilèges entre les individus
  • Les abus du système de certains collaborateurs qui peuvent générer des pertes financières et de temps pour les entreprises

Traitons les dans l’ordre, concernant la difficulté d’adoption des directions à ce nouveau mode de fonctionnement, il sera nécessaire de former et d’accompagner les managers pour tirer les collaborateurs vers le haut en les motivants et en veillant à préserver leur intérêt pour leur travail. Et ce en acceptant, par exemple, la flexibilité des horaires de travail de chacun à son domicile.

Ensuite, pour traiter le sentiment d’inégalité et de privilège que peuvent ressentir certains employés, il sera nécessaire de clarifier les rôles de chacun et le type de travail qui peut être effectuer convenablement à domicile. Pour cela, il serait judicieux de créer un plan de communication marketing.

Enfin, pour gérer et accompagner les collaborateurs qui seraient tentés d’abuser du système il sera nécessaire de se concentrer sur le contrôle des retours de produits livrables et quantifiables et des résultats obtenus et non sur le contrôle du temps de travail des personnes.

Comment lutter contre les doutes des employés ?

Il est également nécessaire de lutter contre les craintes des employés et les aspects négatifs que peut présenter le travail à domicile.
Le premier point qui vient à l’esprit est l’isolement des personnes. Il peut en effet être un problème majeur pour vos collaborateurs dans leur quotidien. Passer d’une travail en équipe très soudée à un travail seul chez soi peut être un choc pour eux et nuire à leur productivité initiale. Pour y pallier, encouragez vos collaborateurs à faire des pauses, à sortir de leur bureau, couper avec le travail quelques temps, toujours en écoutant leur propre ressenti. Organisez des points et des réunions régulièrement, des discussions et pas uniquement professionnelles. Les appels et messages informels, et le partage de fichier non professionnels (type vidéo humoristiques, actualités intéressantes, réflexions etc.) sont aussi à encourager.

Dans un second temps, il peut aussi se créer une peur des collaborateurs concernant leur carrière et les opportunités qu’ils auraient pu avoir. Il peut être facile pour les employés d’être hors de vue et d’esprit, surtout s’ils font du bon travail. Pour beaucoup, le fait d’aborder ces questions d’avenir sont primordiales pour conserver les talents dans l’entreprise. Pour cela, il est encore une fois primordiale de maintenir une communication riche et quotidienne de façon à maintenir le sentiment de s’inscrire dans les projets de l’entreprise pour chaque collaborateur. Du côté de ces derniers, ils se devront d’être proactifs pour maintenir sur eux l’intérêt de l’entreprise et de la direction.

Enfin, la gestion du temps de travail et des distractions présentes à domicile est un enjeu majeur de la bonne adoption du travail à distance. Le problème peut se traduire dans les deux directions, soit le collaborateur ne parvient plus à séparer sa vie privée de sa vie professionnelle et fini par s’épuiser au travail, soit il a du mal à faire abstraction des distractions. Dans les deux cas, on assiste à une baisse de production et à des délais de rendus des livrables en hausse. Pour encadrer ces problématiques, il est judicieux d’encourager les employés en fixant des rendez-vous quotidiens, à heure fixe, pour maintenir un environnement de travail. Il peut être aussi nécessaire d’encouragez les collaborateurs à se fixer des horaires de début et de fin de journée professionnelle pour maintenir le cadre du travail, de s’accorder des pauses régulièrement, d’avoir une pièce et des moyens de communication dédiés au travail. De plus, il est primordiale de s’assurer que chacun sache que le temps de travail, bien qu’à domicile soit un temps uniquement de travail et que chacun puisse travailler sans être déranger.

Face à ce défi de mise en place réussie du télétravail, une solution comme Shortways Assistant se révèle être un véritable atout. La solution Shortways est un assistant digital qui s’intègre directement dans votre logiciel SIRH, CRM, ERP, etc. Grâce à ses aides contextuelles et ses pas-à-pas, il permet aux utilisateurs de rapidement prendre en main le SIRH utilisé par vos collaborateurs tout comme vos managers.

Cet outil de formation et d’assistance utilisateur vous aident dans la gestion quotidienne de vos Ressources Humaines et ainsi dans le déploiement de votre activité et ce, à domicile.

Pour conclure
Enfin, et pour conclure, il est de la responsabilité de chacun de faire l’effort de mettre en place un télétravail fonctionnel pour assurer une pérennité de l’entreprise au cours de cette période de confinement. S’il n’y avait qu’un mot à retenir, ce serait sans doute la communication et l’écoute entre les équipes et les individus, la transparence de l’information. Cela doit être l’élément central de votre organisation, elle permet de mettre en place une stratégie opérationnelle et fonctionnelle au plus vite tout en maintenant un confort pour chacun des collaborateurs.