10 secrets pour améliorer la qualité des données saisies dans un ERP

Dans les projets ERP, les efforts se concentrent souvent sur le paramétrage des processus, les règles de gestion, les workflows et les connexions inter-systèmes. Pourtant, une dimension reste régulièrement sous-estimée : la saisie utilisateur. C’est par elle que les données entrent dans le système. Et si cette saisie est imprécise, approximative ou incomplète, alors c’est toute la fiabilité du système qui est compromise. Un ERP n’est pas plus fiable que les données que les utilisateurs y saisissent.

Or, une donnée mal renseignée n’est pas seulement une ligne à corriger : elle peut engendrer des erreurs de facturation, bloquer un processus d’approvisionnement, ou fausser un reporting stratégique.

Voici donc 10 leviers concrets et opérationnels pour fiabiliser la saisie dans les écrans de l’ERP, avec pour chacun un usage ciblé de l’Assistant Shortways, conçu pour accompagner l’utilisateur là où tout commence : dans l’interface.

Au programme :

Identifier les zones critiques de saisie
Simplifier l’expérience utilisateur dans les écrans ERP
Rendre visibles les règles de gestion au moment de l’action
Adapter les messages aux profils utilisateurs
Capitaliser sur les erreurs récurrentes pour anticiper
Déployer une aide embarquée, disponible en continu
Ne pas attendre une formation unique pour fiabiliser
Réconcilier ergonomie et conformité
Sensibiliser sur les conséquences métiers des erreurs
Piloter l’adoption et la qualité avec des données terrain

1. Identifier les zones critiques de saisie

Un ERP concentre des dizaines, voire des centaines d’écrans. Mais tous n’ont pas le même niveau de risque. Certaines zones de saisie sont particulièrement sensibles : un mauvais code analytique peut fausser un budget ; une mauvaise référence fournisseur peut générer un litige de facturation ; une date de début erronée peut impacter toute une planification projet.

Pour fiabiliser la saisie, il faut donc commencer par cartographier les zones critiques. Où les erreurs ont-elles un impact fort ? Quels champs sont mal compris ? Quels écrans génèrent le plus d’abandons ou de tickets support ? Ce travail de diagnostic doit croiser les retours métier, les statistiques d’usage et l’analyse des processus.

L’Assistant Shortways vous permet de cibler précisément ces zones critiques avec des messages visuels renforcés, des aides explicatives, ou des tutoriels intégrés. Vous guidez ainsi les utilisateurs exactement là où les erreurs coûtent le plus cher. Ses tableaux de bord intégrés permettent de connaître les processus nécessitant le plus d’accompagnement : pas-à-pas les plus joués, aides les plus consultées, mots-clés les plus recherchés, …

2. Simplifier l’expérience utilisateur dans les écrans ERP

Trop souvent, les écrans ERP sont construits selon une logique technique ou modulaire, loin des habitudes des utilisateurs. Un écran de création de commande peut afficher 50 champs, dont la moitié sont inutiles dans certains cas. La densité, la complexité visuelle, et le manque de repères découragent les utilisateurs, qui passent alors en mode “remplissage par défaut” ou saisie approximative.

Simplifier, ce n’est pas seulement épurer l’interface (ce qui est rarement possible dans un ERP standard), mais surtout structurer l’expérience : quel champ remplir en premier ? Que déclenche cette saisie ? Dans quel ordre procéder ? Cette logique de parcours permet d’orienter le geste utilisateur, de réduire l’hésitation… et les erreurs.

Avec le mode “pas-à-pas” de l’Assistant Shortways, vous guidez chaque utilisateur dans une séquence de saisie logique, claire et structurée. Il suit les étapes sans se poser de questions, ce qui réduit les oublis, les sauts de champ ou les incohérences.

3. Rendre visibles les règles de gestion au moment de l’action

Les règles de gestion sont partout dans un ERP : un format de code à respecter, un champ obligatoire sous condition, une dépendance entre deux valeurs… mais elles sont souvent invisibles. L’utilisateur découvre la règle quand une erreur survient, ou alors il l’a apprise un jour de formation… puis oubliée.

L’oubli d’un caractère dans un code article, l’utilisation d’un format de date invalide, ou le non-respect d’une séquence logique entre deux écrans peuvent générer des erreurs difficiles à débusquer après coup. Et plus les règles sont implicites, plus les utilisateurs créent leurs propres interprétations.

L’Assistant Shortways permet d’afficher des contenus personnalisés selon le rôle, la langue ou la typologie d’utilisateur. Un manager verra des aides adaptées à ses processus, tandis qu’un collaborateur terrain accèdera uniquement à ce qui le concerne.

4. Adapter les messages aux profils utilisateurs

Les utilisateurs d’un ERP ne forment pas un groupe homogène. Un comptable, un acheteur, un gestionnaire RH ou un chef de projet n’ont pas les mêmes besoins, ni les mêmes niveaux de maîtrise. Certains naviguent dans l’ERP quotidiennement, d’autres y accèdent une fois par mois. Certains sont à l’aise avec les règles de gestion, d’autres en sont totalement dépendants.

Dans ce contexte, un message générique, même bien formulé, risque de passer à côté de sa cible. Pour fiabiliser la qualité de la donnée, il faut adapter le contenu d’aide, le vocabulaire, le niveau de détail et le ton aux profils utilisateurs. L’interface devient alors un environnement personnalisé, où chacun trouve ce qui lui est utile, sans être noyé sous l’information.

Sur un même écran, l’Assistant Shortways permet de filtrer les messages et aides selon le rôle, le service ou encore la langue utilisée. Chaque utilisateur ne voit que les contenus qui le concernent, ce qui améliore la clarté et réduit les erreurs de compréhension.

5. Capitaliser sur les erreurs récurrentes pour anticiper

Certaines erreurs de saisie reviennent inlassablement. Les utilisateurs saisissent un code périmé, confondent deux formats de données, oublient une étape… Ces erreurs, connues du support ou des équipes métiers, sont souvent traitées au cas par cas, sans action structurelle.

Et pourtant, ces erreurs récurrentes sont des indicateurs puissants. Elles révèlent les points de friction, les champs mal compris, les processus trop complexes. Ne pas les traiter à la source, c’est accepter qu’elles se reproduisent et dégrader progressivement la fiabilité de tout le système.

Grâce à l’Assistant Shortways, vous pouvez placer des messages d’alerte ou des tutoriels rapides sur les zones problématiques. Une explication simple, affichée au bon endroit, permet d’éliminer une erreur récurrente et de soulager durablement le support. Après chaque remontée de problème, créez une aide Shortways pour capitaliser sur les réponses apportées et éviter que l’erreur ne se répète.

6. Déployer une aide embarquée, disponible en continu

Dans la réalité du terrain, les utilisateurs n’ouvrent pas une FAQ, ne consultent pas un manuel PDF ni ne contactent le support pour chaque question. Le besoin d’aide est immédiat, contextuel, et souvent silencieux : le collaborateur hésite, clique au hasard, ou abandonne. Et ce sont ces instants-là qui génèrent les erreurs.

Pour renforcer la qualité des saisies, il est indispensable de proposer une aide embarquée, accessible à tout moment dans l’outil, sans rupture dans le parcours utilisateur.

L’Assistant Shortways permet d’intégrer dans chaque écran ERP des contenus d’aide variés : vidéos, tutoriels interactifs, FAQ, messages d’explication. L’utilisateur peut se former en temps réel, sans quitter sa tâche ni son écran.

7. Ne pas attendre une formation unique pour fiabiliser

Beaucoup d’entreprises investissent dans une formation initiale au moment du déploiement ERP. Mais après quelques semaines, les utilisateurs oublient les consignes, les règles évoluent, et les nouveaux arrivants ne bénéficient pas toujours du même niveau de transmission. Résultat : les écarts de pratiques se creusent, et les erreurs s’installent.

La fiabilité des saisies repose sur une formation continue, accessible dans la durée, et actualisée au fil des évolutions du système ou des processus.

L’Assistant Shortways permet de diffuser des rappels réguliers, des messages de mise à jour ou des guides ciblés directement dans l’interface. L’utilisateur reste informé en continu, sans devoir interrompre son travail.

8. Réconcilier ergonomie et conformité

L’ERP impose des règles strictes pour garantir la conformité : champs obligatoires, formats précis, validations multiples… Mais plus les règles sont complexes, plus les utilisateurs les contournent : saisie par défaut, copier-coller, valeurs approximatives. Ce phénomène est souvent invisible, mais il nuit profondément à la qualité des données.

La clé est donc de rendre la conformité compréhensible et accessible, en expliquant pourquoi chaque règle existe, à quoi elle sert, et ce qu’elle garantit.

Avec l’Assistant Shortways, vous pouvez insérer dans chaque champ une explication sur sa finalité métier (“ce champ est utilisé dans le calcul du budget prévisionnel”). Cela favorise l’adhésion de l’utilisateur à la règle.

9. Sensibiliser sur les conséquences métier des erreurs

Pour beaucoup d’utilisateurs, une erreur de saisie est perçue comme un détail sans gravité. Ce manque de visibilité sur les impacts métier explique une partie des erreurs répétées. Or, une mauvaise donnée peut générer des doublons fournisseurs, fausser une facture, bloquer une commande ou engendrer un contrôle.

L’enjeu est donc de faire le lien entre l’action utilisateur et ses conséquences en aval, afin de créer une véritable responsabilisation autour de la saisie.

L’Assistant Shortways vous permet d’afficher des messages contextuels du type : “Une erreur ici peut générer un rejet de commande.” Ces rappels concrets ancrent la saisie dans une chaîne de valeur globale.

10. Piloter l’adoption et la qualité avec des données terrain

Enfin, la qualité ne s’améliore pas sans mesure. Pour identifier les causes des erreurs et améliorer durablement les pratiques, il faut analyser les usages réels : quels contenus sont consultés ? Quels champs génèrent des erreurs ? Où les utilisateurs bloquent-ils ou abandonnent-ils la saisie ?

C’est cette remontée terrain, appuyée sur des données concrètes, qui permet d’ajuster les parcours, d’améliorer les écrans, et de renforcer les points faibles.

L’Assistant Shortways fournit des statistiques d’usage détaillées sur les aides consultées, les pas-à-pas lancés, les mots-clés recherchés, les zones sensibles. Ces données permettent de piloter la qualité de manière proactive et ciblée.

Conclusion

Dans un ERP, la qualité de la donnée est un enjeu stratégique, mais elle se joue à l’endroit le plus opérationnel : le geste de saisie utilisateur. Ce n’est pas un problème de formation unique, de contrôle technique ou de rappel ponctuel. C’est une question d’accompagnement au quotidien, dans l’outil, au plus près des écrans.

L’Assistant Shortways apporte une réponse concrète à cette problématique : il guide, explique, alerte et forme directement dans l’ERP, sans perturber le travail de l’utilisateur. Il transforme chaque écran en point d’apprentissage, chaque champ en zone de vigilance, chaque processus en occasion d’harmonisation. Une démarche essentielle pour transformer les intentions de qualité… en réalité terrain.

👉 Pour aller plus loin sur ce sujet, notre prochain article portera sur pourquoi l’onboarding de vos utilisateurs sur leur SIRH est à repenser

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