Assurer la qualité des données saisies dans un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est essentiel pour garantir des processus RH fluides et efficaces. Des informations erronées ou incomplètes peuvent entraîner des conséquences importantes, notamment sur la paie, la gestion des performances ou encore la conformité légale.
La qualité des données passe tout d’abord par une bonne adoption du SIRH par les utilisateurs. Nous vous laissons (re)découvrir pourquoi dans cet article avant de revenir ici.
Voici 8 conseils détaillés pour s’assurer que vos collaborateurs saisissent de bonnes données dans le SIRH 👇
- Standardisez les formats de saisie
- Formez régulièrement vos collaborateurs
- Apportez du support utilisateur dans l’outil
- Automatisez les contrôles de qualité des données
- Simplifiez l’interface utilisateur
- Encouragez la responsabilisation des utilisateurs
- Mettez en place des rappels automatiques pour les périodes clés
- Mesurez et analysez la qualité des données régulièrement
1. Standardisez les formats de saisie
L’absence de standardisation des formats de données est l’une des principales causes d’erreurs dans les SIRH. En l’absence de normes claires, chaque utilisateur peut saisir les informations selon ses propres critères, ce qui rend difficile la consolidation et l’analyse des données à l’échelle de l’entreprise. La standardisation des formats impose une rigueur dans la manière dont les données sont enregistrées, que ce soit pour les numéros d’identification, les dates, ou d’autres informations sensibles.
Cette uniformisation permet également d’assurer la compatibilité des données à travers différents processus RH et facilite leur réutilisation dans des outils tiers ou pour des analyses plus poussées. Elle est cruciale pour maintenir une base de données propre et exploitable à long terme. Standardiser les formats renforce la lisibilité et la comparabilité des informations, tout en minimisant les risques d’erreurs dues à des saisies imprécises ou incohérentes.
Avec l’assistant Shortways, vous pouvez afficher des aides contextuelles à côté des champs pour, par exemple, préciser le format dans lequel saisir une date.
2. Formez régulièrement vos collaborateurs
La formation continue des collaborateurs sur l’utilisation du SIRH est indispensable pour assurer la qualité des données. Bien souvent, la formation initiale est trop superficielle ou unique, ne permettant pas aux utilisateurs de bien maîtriser les fonctionnalités du système ni les bonnes pratiques de saisie. Pourtant, un SIRH performant ne peut garantir des données fiables que si les utilisateurs en connaissent parfaitement le fonctionnement et l’importance des informations qu’ils y saisissent.
La formation ne doit pas seulement se limiter à une explication des fonctionnalités techniques du SIRH, mais aussi inclure des formations sur vos processus internes, et des rappels réguliers sur l’importance de la qualité des données pour l’entreprise. Il est également crucial d’adapter ces formations aux différents profils d’utilisateurs et aux évolutions du SIRH, notamment lors des mises à jour du logiciel ou de l’introduction de nouveaux modules. Des séances de formation régulières contribuent à maintenir un haut niveau de compétence et à prévenir les erreurs dues à une méconnaissance des processus.
Utilisez l’Assistant Shortways pour diffuser des micro-formations directement dans le SIRH, sous forme de tutoriels interactifs ou d’aides contextuelles. Les utilisateurs peuvent ainsi se former en continu de façon autonome tout en travaillant dans l’outil, sans interrompre leur flux de travail.
3. Apportez du support utilisateur dans l’outil
Les aides contextuelles sont des dispositifs intégrés dans le SIRH qui guident l’utilisateur tout au long du processus de saisie, en fournissant des informations précises et des conseils en temps réel. Ces outils sont essentiels pour aider les collaborateurs à comprendre les attentes de chaque champ de saisie et à éviter des erreurs courantes. Par exemple, des infobulles ou des pop-ups peuvent expliquer le type d’information à fournir, le format attendu, ou encore l’importance de tel ou tel champ.
Ces aides permettent de répondre immédiatement aux questions que l’utilisateur pourrait se poser, sans qu’il ait besoin de consulter un manuel ou de faire appel à son support utilisateur. Elles sont particulièrement utiles pour les nouveaux utilisateurs ou pour ceux qui saisissent des informations complexes ou rarement mises à jour. En offrant une assistance personnalisée et contextuelle, ces outils réduisent les erreurs de saisie et renforcent la confiance des utilisateurs dans le SIRH.
L’Assistant Shortways est spécifiquement conçu pour fournir des aides contextuelles directement dans les SIRH en fonction des actions de l’utilisateur et de son profil (rôle et langue).
4. Automatisez les contrôles de qualité des données
Les contrôles automatiques permettent de vérifier en temps réel les informations saisies dans le SIRH avant leur validation finale. Ce processus automatisé détecte immédiatement les incohérences, les champs vides ou mal remplis, et alerte l’utilisateur en cas d’erreur. Grâce à cette approche proactive, il devient possible de corriger les anomalies dès leur apparition, ce qui évite qu’elles se propagent à travers les autres processus RH.
Les contrôles automatiques peuvent aussi être configurés pour imposer des règles spécifiques, comme l’utilisation de formats corrects pour les dates ou la vérification des identifiants uniques. Ces vérifications instantanées réduisent considérablement le besoin de revenir en arrière pour rectifier des erreurs après coup, ce qui diminue le risque de failles dans les données et améliore l’efficacité globale du SIRH.
Grâce à l’Assistant Shortways, des messages conditionnels peuvent être poussés à l’utilisateur en cas de saisie incorrecte des données.
Voici 3 cas d’usages développés pour nos clients :
- Bulle de notification apparaissant à la saisie d’une date d’embauche sur l’année fiscale précédente.
- Aide contextuelle visible seulement si un élément particulier apparaît dans un menu déroulant, par exemple si le type de contrat choisi n’est plus valable ou incompatible avec une entité légale d’embauche.
- Bulle de notification lors de la saisie d’un chiffre supérieur ou égal à celui paramétré par l’entreprise, par exemple pour avertir l’utilisateur d’un pourcentage de bonus saisi hors limite autorisée.
5. Simplifiez l’interface utilisateur
L’interface utilisateur joue un rôle crucial dans la qualité des données saisies. Un système trop complexe ou surchargé d’options peut décourager les utilisateurs ou les pousser à commettre des erreurs par confusion ou manque de clarté. En revanche, une interface simple, claire et intuitive facilite la navigation et rend les processus de saisie plus fluides.
Une interface bien conçue guide l’utilisateur de manière logique à travers les différentes étapes de saisie et met en avant les informations essentielles tout en réduisant les distractions inutiles. De plus, une interface simplifiée réduit la courbe d’apprentissage pour les nouveaux utilisateurs, permettant ainsi à l’ensemble des collaborateurs de saisir des informations précises dès le départ.
Avec l’Assistant Shortways, vous pouvez simplifier l’expérience utilisateur en guidant les collaborateurs à travers l’interface complexe du SIRH, en réduisant les frictions. Cela rend l’utilisation de l’outil plus intuitive, même pour les utilisateurs moins expérimentés.
6. Encouragez la responsabilisation des utilisateurs
Pour garantir la qualité des données, il est indispensable que les collaborateurs se sentent responsables des informations qu’ils saisissent. Leur faire comprendre que la qualité des données qu’ils entrent dans le SIRH impacte directement les processus RH, tels que la paie, les promotions ou les évaluations de performance, est un levier puissant pour améliorer la précision des saisies.
D’après le Benchmark 2024 du Cercle SIRH et Digital RH, 63 % des entreprises considèrent que la qualité des données repose principalement sur la capacité des employés à actualiser correctement leurs informations personnelles.
Cette responsabilisation s’étend également aux managers, dont les rôles ont évolué avec la digitalisation des processus RH. Ils se voient désormais confier des missions essentielles, telles que la validation des temps de travail de leurs équipes avant la clôture mensuelle. La sensibilisation des managers à l’importance de cette tâche est cruciale, car elle impacte directement l’exactitude de la paie et, par conséquent, le climat social au sein de l’organisation. Un retard ou une omission dans ces validations peut entraîner des erreurs de paie, source de frustration pour les collaborateurs, nuisant ainsi à la satisfaction et à la confiance envers les processus RH.
La responsabilisation, pour les collaborateurs comme pour les managers, peut être encouragée par des sessions de sensibilisation et des retours réguliers sur l’utilisation des données. En intégrant la qualité des données dans les objectifs individuels ou d’équipe, chacun est plus motivé à remplir ses tâches avec rigueur et à veiller à la précision des informations saisies.
Les différentes aides de l’Assistant Shortways comme les bulles de rappels de deadline permettent d’impliquer les utilisateurs dans le rôle clé qu’ils ont à jouer pour des données de qualité dans le SIRH.
7. Mettez en place des rappels automatiques pour les périodes clés
Même avec des processus bien définis, les collaborateurs peuvent facilement oublier les étapes à suivre pour des tâches spécifiques, notamment lorsque ces dernières sont effectuées à des moments particuliers de l’année, comme les campagnes d’entretiens annuels ou les périodes de saisie des temps. Les rappels automatiques sont un moyen efficace de s’assurer que les collaborateurs sont informés des échéances importantes sans nécessiter une surveillance constante de la part du service RH. Ces notifications peuvent être programmées pour rappeler aux utilisateurs les processus à suivre et les informations à saisir, en leur laissant suffisamment de temps pour éviter les erreurs liées aux actions de dernière minute.
Ces rappels sont particulièrement précieux pour les activités récurrentes mais espacées dans le temps, où les utilisateurs peuvent avoir oublié certaines étapes depuis la dernière exécution.
Rappelez une deadline grâce aux bulles de notifications pleine page de l’Assistant Shortways, ou lancez un pas-à-pas automatiquement à la connexion de l’utilisateur pour le guider dans la complétion de son formulaire d’entretien annuel dès le lancement d’une campagne.
8. Mesurez et analysez la qualité des données régulièrement
La mise en place d’indicateurs de qualité des données permet de surveiller en continu l’état des informations saisies dans le SIRH. En analysant régulièrement les erreurs les plus fréquentes, les champs souvent mal remplis ou les incohérences récurrentes, il devient possible d’identifier les points faibles du système et de les corriger rapidement. Ces analyses permettent également de détecter des problèmes spécifiques à certains utilisateurs ou étapes dans les processus.
Mesurer la qualité des données ne se limite pas à la détection des erreurs, mais inclut également le suivi de la performance des processus de saisie, comme la rapidité d’exécution ou la régularité des mises à jour.
L’Assistant Shortways peut être utilisé pour analyser l’utilisation des aides mises à la disposition des utilisateurs. En fournissant des rapports sur les pas-à-pas les plus joués ou encore les mots-clés saisis dans la barre de recherche, il aide à identifier les processus complexes ou les champs nécessitant le plus d’accompagnement, et donc les données les plus sensibles aux erreurs. Ainsi, il vous permet d’apporter des ajustements rapidement.
Conclusion
Assurer la qualité des données saisies dans un SIRH repose sur une combinaison de bonnes pratiques, de formation, et d’outils adaptés.
Pour comprendre comment notre solution Shortways peut vous aider à résoudre vos problèmes de qualité des données : contactez-nous.
