La qualité des données est l’une des pierres angulaires d’un bon fonctionnement des Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH). Des données précises et cohérentes permettent une gestion fluide des processus tels que la paie, la gestion des talents, ou encore la gestion des temps de travail.
Toutefois, plusieurs obstacles viennent compromettre la qualité de ces informations. Parmi eux, une harmonisation insuffisante des outils, la réticence des collaborateurs à saisir les données, et un manque de formation sur les processus sont des facteurs récurrents qui nuisent à la fiabilité des informations dans le SIRH. Explorons ces trois freins majeurs.
1. Une harmonisation des outils insuffisante
L’harmonisation des outils au sein d’un SIRH est souvent négligée, notamment dans les grandes organisations où plusieurs systèmes RH coexistent. Chaque filiale internationale peut par exemple utiliser des outils différents pour gérer des aspects spécifiques comme la paie, les évaluations de performance, ou les absences. Si ces outils ne sont pas interconnectés ou si leur synchronisation n’est pas optimisée, des écarts et des incohérences dans les données apparaissent. Cela pose un véritable problème : des informations saisies dans un module peuvent ne pas être transférées correctement vers un autre, entraînant des divergences qui affectent la fiabilité des données.
Dans une telle situation, il est courant que chaque service ait sa propre “version” d’une donnée, ce qui complique la mise à jour des informations. Par exemple, les services RH et financiers peuvent enregistrer des informations similaires mais dans des formats différents, ce qui empêche une vision unique et cohérente des données à l’échelle de l’entreprise. Ce manque d’harmonisation alourdit le travail des équipes RH, qui doivent passer du temps à vérifier et à consolider manuellement les données issues de différents systèmes.
Cette fragmentation des outils entraîne non seulement des erreurs, mais également une perte de productivité, car les équipes doivent consacrer un temps précieux à la vérification et à la mise à jour manuelle des informations.
2. Une réticence à saisir les données
Un autre obstacle majeur à la qualité des données dans le SIRH est la réticence des collaborateurs à saisir ou à mettre à jour leurs informations personnelles et professionnelles. Cette réticence est souvent le fruit de plusieurs facteurs.
Tout d’abord, certains collaborateurs peuvent se sentir intimidés par la tâche ou craindre de commettre des erreurs lors de la saisie des informations. Cette peur de commettre une erreur, combinée à une compréhension limitée des implications d’une mauvaise saisie, peut décourager les utilisateurs de remplir correctement leurs données.
D’autre part, la complexité des processus RH ou le manque de clarté dans les instructions peuvent également pousser les collaborateurs à délaisser ces tâches ou à les exécuter de manière approximative. Ils peuvent, par exemple, omettre de mettre à jour des informations telles que des changements de situation familiale ou des évolutions dans leur parcours professionnel, ce qui conduit à des données obsolètes et inexactes dans le système.
De plus, dans certaines organisations les utilisateurs n’ont pas toujours conscience de l’importance de la précision des données qu’ils saisissent. Les impacts d’une mauvaise qualité des données ne sont pas toujours visibles immédiatement pour les collaborateurs. Pourtant, ces informations ont un impact direct sur la paie, les évaluations, ou même sur le calcul des primes.
3. Un manque de formation sur les processus
Selon le Benchmark 2024 du Cercle SIRH et Digital RH, 63% des entreprises estiment que la qualité des données dépend principalement de la capacité des employés à mettre à jour leurs informations personnelles de manière efficace. Cependant, en l’absence d’un soutien ou de rappels réguliers, ces données ont souvent tendance à être incomplètes ou mal actualisées.
La formation est donc un facteur clé pour assurer la bonne qualité des données dans un SIRH. Or, les collaborateurs ne sont pas suffisamment formés sur les processus de saisie, menant à d’inévitables erreurs. Le manque de connaissance des processus spécifiques, tels que la gestion des congés, la saisie des heures supplémentaires, ou encore la mise à jour des informations personnelles, conduit à des saisies inexactes ou incomplètes.
Dans de nombreuses organisations, la formation initiale, souvent dispensée lors de l’onboarding, n’est pas suffisante pour garantir une utilisation optimale du SIRH à long terme. Les collaborateurs peuvent rapidement oublier les procédures apprises si elles ne sont pas régulièrement révisées ou mises à jour. De plus, les changements fréquents dans les outils et les processus RH nécessitent une formation continue pour maintenir un bon niveau de compréhension et d’engagement.
Sans cette formation continue, les collaborateurs se retrouvent souvent livrés à eux-mêmes face à des outils qu’ils ne maîtrisent pas totalement. Cela entraîne non seulement des erreurs de saisie, mais aussi des divergences dans la manière dont les données sont enregistrées, chaque utilisateur adoptant sa propre méthode pour pallier ses lacunes.
Ce manque de formation alimente également la réticence à l’utilisation des outils SIRH, accentuant ainsi les autres freins mentionnés précédemment.
Conclusion
La qualité des données dans un SIRH est un enjeu crucial pour le bon fonctionnement des organisations. Cependant, 3 freins majeurs compromettent cette qualité :
- l’absence d’harmonisation entre les différents outils,
- la réticence des collaborateurs à saisir ou actualiser leurs données,
- et le manque de formation continue sur les processus.
Ces facteurs sont interdépendants et nécessitent une attention particulière pour assurer une gestion cohérente et fiable des informations RH au sein de l’entreprise.
👉 Pour aller plus loin sur ce sujet, retrouvez dans cet article 8 secrets pour que vos collaborateurs saisissent de bonnes données.
