Dans les projets de digitalisation, les entreprises investissent dans des ERP et des portails fournisseurs avec un objectif clair : fluidifier les échanges, automatiser les processus, renforcer la traçabilité et fiabiliser les données. Mais ces outils ne peuvent pleinement fonctionner que si les fournisseurs jouent le jeu de l’intégration numérique. Or, dans la réalité, leur implication est souvent plus fragile qu’espérée. Voici 5 freins majeurs qui expliquent ce décalage.
1. Un turnover élevé chez les fournisseurs
La transformation digitale suppose une continuité dans la relation et les échanges. Mais dans de nombreux cas, cette continuité est difficile à maintenir côté fournisseur. Les interlocuteurs changent régulièrement : départs, réorganisations, externalisation de certaines fonctions comme la gestion des commandes ou de la facturation. Cela rompt le fil de la relation digitale établie.
Chaque changement d’interlocuteur entraîne une perte d’information. Le nouveau collaborateur n’a pas toujours connaissance des outils mis en place, des consignes spécifiques du client, ou des bonnes pratiques en vigueur. Ce manque de relais nuit à la stabilité de la collaboration numérique. Ce qui avait été appris, mis en œuvre et intégré peut rapidement être remis à zéro.
Dans certains cas, ces changements fréquents conduisent à des erreurs répétées, une baisse de la qualité des échanges ou une remise en question du canal digital initialement prévu. L’outil devient alors secondaire face à une relation commerciale qui doit être constamment réajustée.
2. La multiplicité de plateformes et d’outils à utiliser
Un fournisseur qui travaille avec plusieurs clients importants doit composer avec autant de systèmes différents. Un portail pour les commandes, un autre pour la facturation, un troisième pour les contrats, parfois même un pour la conformité réglementaire. Chaque client impose son environnement, ses exigences, son ergonomie.
Cette diversité crée une surcharge organisationnelle. Le fournisseur doit se souvenir de ses identifiants pour chaque plateforme, des formats de documents à respecter, des chemins de validation… Ce millefeuille numérique est d’autant plus difficile à gérer que les outils ne sont pas synchronisés entre eux. Il n’est pas rare de devoir saisir plusieurs fois la même information dans différents formats selon le donneur d’ordre.
Cette situation pousse les fournisseurs à minimiser leur implication sur chaque plateforme, à faire le strict minimum ou à privilégier les canaux classiques (email, téléphone), perçus comme plus rapides, bien que moins fiables. Le projet digital, censé apporter de la fluidité, peut alors être vécu comme une contrainte administrative de plus.
3. Le manque de maturité digitale de certains fournisseurs
La diversité des organisations des fournisseurs est vaste : grands groupes internationaux, ETI industrielles, mais aussi PME locales, artisans, prestataires de proximité. Tous ne disposent pas des mêmes moyens, des mêmes compétences ni des mêmes équipements numériques.
Certains fournisseurs ne sont pas équipés pour répondre à des exigences digitales poussées : pas de GED, pas de connexion EDI, pas d’équipe informatique interne. L’usage d’un portail ou l’intégration dans un ERP client devient alors une barrière, voire un facteur d’exclusion. La complexité des outils est parfois incompatible avec la réalité d’un fournisseur aux pratiques encore largement manuelles.
Ce manque de maturité peut aussi se traduire par une faible compréhension des enjeux de sécurité, de traçabilité ou de codification. Le fournisseur peut continuer à fonctionner selon des schémas anciens, peu compatibles avec les attentes d’un système digitalisé. Le fossé entre les deux parties s’élargit, freinant toute volonté d’harmonisation.
4. Un manque de temps pour s’approprier les outils
Les équipes fournisseurs sont souvent mobilisées sur leur cœur d’activité : répondre à des appels d’offres, produire, livrer, facturer, gérer les urgences clients… Dans ce contexte, la maîtrise d’un nouveau portail ou la compréhension des subtilités d’un processus digital client apparaissent comme des tâches périphériques, souvent repoussées.
Même si la volonté est présente, les priorités du quotidien prennent le dessus. Apprendre à naviguer sur une plateforme, lire une documentation technique, suivre une mini-formation… autant d’actions perçues comme chronophages, et peu valorisées en interne.
Le manque de disponibilité rend l’apprentissage difficile. Cela se traduit par des erreurs récurrentes, un usage partiel des outils, ou des tentatives de retour à des pratiques plus simples, bien qu’en décalage avec les objectifs digitaux du client. L’absence de temps devient ainsi un véritable frein à l’engagement numérique.
5. Une démarche d’onboarding fournisseur difficile à mettre en œuvre
Dans de nombreux projets ERP/Achats, les fournisseurs sont intégrés tardivement, parfois même une fois l’outil déployé. La logique est souvent technique : le système fonctionne, le portail est en ligne, les équipes internes sont formées… puis on invite les fournisseurs à l’utiliser.
Mais l’adoption ne se décrète pas. Elle suppose une démarche d’accompagnement structurée : expliquer le fonctionnement, partager les bénéfices, former, répondre aux questions, suivre les premiers usages. Sans ce cadre, chaque fournisseur vit l’arrivée du digital comme un changement isolé, parfois subi.
L’entreprise ne dispose pas toujours des ressources pour accompagner individuellement des centaines de fournisseurs. Résultat : l’onboarding est partiel, inégal, et repose sur la bonne volonté de chacun. L’outil est là, mais il est sous-utilisé, voire rejeté. Le déploiement technique ne se traduit pas en adoption réelle.
Conclusion
La transformation digitale des achats ou de la relation fournisseurs ne repose pas uniquement sur des outils performants. Elle dépend surtout de la capacité des fournisseurs à s’approprier ces outils, à les intégrer dans leur quotidien, et à collaborer durablement dans un environnement numérique.
Turnover, hétérogénéité des outils, faible maturité ou manque de temps : ces freins structurels doivent être identifiés et compris pour bâtir des stratégies d’implication efficaces. Car sans leurs partenaires, les entreprises ne pourront pas réussir leur digitalisation de bout en bout.
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