Les Systèmes d’Informations des Ressources Humaines (SIRH) marquent de leur empreinte l’exercice de la fonction ressources humaines depuis des décennies : à la puissance de leurs mémoires et à leur capacité de calcul, qui permettent d’automatiser les tâches administratives, se sont ajoutées récemment la démultiplication des terminaux et la sophistication des outils d’aide à la décision, qui ouvrent leurs usages à l’ensemble des collaborateurs, exécutants comme décideurs.
On parle de Transformation Digitale de la fonction RH. Ses enjeux portent aussi bien sur une meilleure Expérience Employé, qu’une nécessaire Qualité des Données, pour ne pas parler du Respect de la Vie Privée, dans le monde interconnecté dont la récente pandémie accélère l’avènement.
Une question se pose alors : ces systèmes sont-ils bien utilisés par leurs utilisateurs ?
a) Définition du cadre de l’enquête
Ce Baromètre a été effectué dans le cadre de la réalisation de notre Livre Blanc sur l’Adoption du SIRH dans l’entreprise.
Cette enquête a été administrée en ligne de janvier à avril 2022 auprès de 85 professionnels RH et SIRH. Elle ne visait pas à une quelconque représentativité mais a servi à cadrer le sujet et dégager des grandes lignes, notamment en matière de domaine de fonctionnalité, et à préparer l’enquête qualitative.
b) Le panel de l’étude
Les répondants viennent d’entreprises de toutes tailles :
- Moins de 1000 salariés : 32%
- Entre 1 001 et 5000 salariés : 26%
- Entre 5001 et 10 000 salariés : 12%
- Plus de 10000 salariés : 31%
Ils ont des responsabilités RH et SIRH mais principalement RH :
- Responsables Ressources Humaines : 46%
- Responsables SIRH : 36%
- Responsables Formation : 7%
- Responsables Data : 5%
- Autres fonctions RH : 6%
c) Moyenne de l’adoption du SIRH
L’enquête a mis en évidence une adoption encore peu maîtrisée du SIRH. De nombreuses entreprises ont une adoption partielle, voire absente de leur outil.
Selon nos répondants, la moyenne de l’adoption/appropriation du SIRH par leurs utilisateurs est de 3/5.
d) Les raisons de la difficulté d’adoption/appropriation du SIRH
La deuxième et place revient ex-aequo à la formation et l’accompagnement des utilisateurs. A supposer que l’ergonomie d’un nouvel outil soit bien pensée et qu’il soit suffisamment spécifié en fonction des besoins des utilisateurs finaux, encore faut-il que la phase de déploiement bénéficie de toute l’attention qu’elle mérite. L’accompagnement des utilisateurs dans la prise en main du nouvel outil et, plus globalement, la conduite du changement, sont l’une des dimensions de tout projet SIRH. Enfin, la formation et l’adoption du SIRH ne s’arrête pas au déploiement. La formation doit avoir lieu en continu, afin de maintenir un haut niveau de compétences des employés sur l’outil, les évolutions des pratiques et des outils étant de plus en plus nombreuses et rapides.
Néanmoins, 57% des répondants trouvent la formation des collaborateurs peu efficace. Des solutions en matière d’accompagnement et de formation utilisateur sont donc à trouver pour assurer la pérennité des projets.
Enfin, que ce soit par résistance au changement ou encore par manque de fonctionnalités du SIRH, l’adoption du SIRH serait freinée, pour 64% des répondants, par un manque d’envie des collaborateurs d’utiliser leur SIRH.
👉 Pour en savoir plus, lisez notre article « 8 freins à l’adoption du SIRH dans l’entreprise ».
e) Les impacts d’une mauvaise adoption sur les organisations
Si l’adoption de votre SIRH n’est pas bonne, cela peut avoir un réel impact sur votre organisation.
Tout d’abord, plus de 90% des répondants s’accordent à dire que cela peut impacter le niveau de satisfaction des employés et des managers.
Un impact se fait également sentir sur la qualité des données, comme l’estiment 79% des répondants. En effet, un SIRH mal adopté peut indiquer une mauvaise compréhension et saisie des données dans le SIRH, impactant la qualité du reporting et de la prise de décision.
Notre étude a montré plus globalement que les SIRH fonctionnent aujourd’hui beaucoup en silos. Certains SIRH juxtaposent applications et bases de données, au risque de limiter leur interopérabilité et d’alourdir la gestion des interfaces. Lorsque les différentes applications et bases de données ne sont pas bien connectées entre elles, un risque se présente de saisie en doublon, sous des formats différents, d’absence de saisie dans une base, sans compter les erreurs de saisie toujours possibles. La qualité des données s’en ressent alors.
Enfin, l’impact porte, pour plus de 70% des répondants, sur la notoriété de la fonction RH et l’image de marque employeur, l’expérience utilisateur et notamment l’expérience candidat étant aujourd’hui au cœur des préoccupations.
f) Les dispositifs mis en place pour former les collaborateurs sur le SIRH
En majorité, les organisations utilisent encore des supports en formation papier comme des manuels utilisateurs, des formations via des utilisateurs clés et relais locaux, ou encore de la formation présentielle.
Toutefois, les supports tendent à se digitaliser et à s’intégrer à l’outil de travail lui-même. Comme le précise Pauline Lucas, Chargée de support fonctionnel SIRH, GTA et Paie d’une entreprise française du secteur nucléaire : “Les collaborateurs n’ont pas le temps de lire un mode opératoire qui fait 60 pages. Ils ont envie d’aller dans l’outil et comprendre comment ça fonctionne.” Ainsi, les tutoriels vidéo, les webinaires, le e-learning, ou encore des pas-à-pas et aides contextuelles intégrées aux outils comme celles proposées par Shortways se développent de plus en plus dans l’entreprise.
De même, la documentation, les piqûres de rappel et les sessions d’(in)formation se font de plus en plus à distance.
g) Les domaines comportant une difficulté d’adoption/appropriation particulière
Pour l’édition 2022 de ce Baromètre de l’Adoption du SIRH, nous nous sommes demandé si les difficultés d’adoption du SIRH concernaient le SIRH dans son ensemble, ou si cela concernait seulement les applications propres à certains domaines RH : les freins à l’adoption seraient propres à leur activité.
Notre enquête quantitative révèle ainsi les domaines comportant une difficulté d’adoption particulière : la Gestion des Temps et des Activités (31%), les Entretiens annuels et objectifs (25%), la Formation (22%), ou encore l’Administratif / Core RH (21%).
Tout d’abord, signalée à 31% dans notre enquête, la GTA est ici en première position des domaines rencontrant une problématique d’adoption particulière. Son adoption serait rendue compliquée du fait de l’effectif concerné (la GTA s’appliquant à l’ensemble des salariés de l’organisation), du grand nombre de possibilités de gestion et des contraintes légales associées.
Ensuite, avec 25% des voix, vient la gestion des entretiens annuels et des objectifs. Les difficultés d’adoption de module proviennent du caractère cyclique de son usage, si bien que son apprentissage est à recommencer périodiquement.
Arrivée en 3ème position, la formation est un domaine difficile à adopter, tout d’abord par manque d’intuitivité et de fonctionnalités des logiciels utilisés. Ce process nécessite donc un accompagnement plus important des équipes RH et SIRH.
Enfin, vient l’administratif / Core RH. Nos répondants et témoignants relèvent ainsi une réticence des employés à saisir leurs propres données dans le cadre des portails salariés.
👉 Pour en savoir plus, retrouvez l’intégralité de notre analyse ainsi que les témoignages de 20 professionnels RH et SIRH dans notre Livre Blanc « L’Adoption du SIRH dans l’entreprise », en partenariat avec le Master SIRH de La Sorbonne.
