À l’occasion d’un webinaire retour d’expérience avec l’équipe du projet VINCI Construction, Alexandra Pansier (Responsable SIRH Domaine Formation) et Laetitia Gintrac (Administratrice TMS) ont partagé les enjeux de leur projet Oracle HCM Cloud, et comment l’Assistant Shortways les a aidés à y faire face.
- Contexte et enjeux du projet
- Problématique que Shortways devait résoudre
- Pourquoi cette problématique est apparue
- Le choix de Shortways
- Méthodologie d’implémentation de Shortways
- Cas d’usage
- Retour d’expérience de la mise en place d’une DAP
- Recommandations après 3 ans d’utilisation
- Bénéfices et résultats
- La suite du projet
Quels étaient le contexte du projet Shortways et ses enjeux ?
En juillet 2021, nous avons identifié le besoin d’un outil d’aide contextuelle pour le module Administration du Personnel de notre SIRH, et avons lancé les premiers échanges autour de la solution Shortways, dont nous avons validé le devis dès janvier 2022.
Dès l’automne 2022, nous avons réalisé la première implémentation de Shortways sur ce module.
Puis, en septembre 2023, soit un an après, nous avons étendu cet usage au module Formation, étant donné les retours positifs sur le 1er module.
Après 3 ans, nous l’utilisons toujours et envisageons aujourd’hui son déploiement à d’autres pays comme la Pologne dès juin 2026.
Quelle problématique devait résoudre Shortways ?
Naturellement, nous avions organisé la conduite du changement, articulée notamment autour de formations à l’outil, et de documentation. Mais dans les faits, celle-ci était peu consultée au moment de passer à l’action.
Nous avions besoin d’un accompagnement contextuel, en situation réelle, c’est-à-dire directement dans l’outil au moment précis où les utilisateurs réalisent leurs actions et saisissent des données.
Pourquoi cette problématique est-elle apparue ?
Laetitia : Malgré les campagnes de formation, malmenées il est vrai par la période COVID, nous rencontrions une difficulté à faire respecter les procédures dans un environnement décentralisé, mouvant (en raison du turnover) et parfois « multi-casquette » (un gestionnaire Paie fait souvent aussi de la formation mais une seule fois dans l’année, ou encore du suivi des certifications réglementaires).
Choix de la solution Shortways : pourquoi notre solution plutôt qu’une autre ?
Notre DSI nous a confirmé que Shortways était compatible avec les environnements SaaS.
Côté fonctionnel, la capacité de Shortways à contextualiser l’aide sans alourdir les processus a été très appréciée.
Il n’y a donc pas réellement eu de mise en concurrence puisque la solution était connue, éprouvée, et avec de bons retours.
Quelle méthodologie avez-vous adoptée pour implémenter Shortways ?
Nous avons déployé Shortways progressivement : d’abord sur le module Administration du Personnel en 2022, puis sur le module Formation en 2023. Concernant le type d’aides créées, nous avons privilégié les bulles d’aide ciblées sur les processus critiques et/ou mis en œuvre rarement.
Le dispositif est actuellement limité à la France, donc en français, et est ouvert à près de 800 utilisateurs de type RH : responsables paie, DRH, responsables formation et certains acteurs intermédiaires de la gestion de carrière et les centres de formation internes.
Pouvez-vous justement citer quelques exemples de cas d’usage de Shortways dans Oracle HCM Cloud ?
Mais Shortways nous aide aussi à remplir correctement un champ avec un enjeu légal et de reporting social, comme pour la bulle ajoutée sur le champ « Motif de fin de contrat » :
Quel retour d’expérience avoir en tête sur la mise en place d’une plateforme d’adoption digitale ?
Alexandra : Il est également nécessaire de maintenir une cohérence globale des aides apportées aux différents profils d’utilisateurs. Nous sommes ainsi seulement 2 administrateurs dédiés à Shortways.
Enfin, l’outil reste tributaire des évolutions d’Oracle et nécessite une veille régulière pour mettre à jour les aides au fur et à mesure des montées de version.
Quelles recommandations pouvez-vous partager après plus de 3 ans d’utilisation ?
Alexandra :
En phase projet :
- D’intégrer Shortways dès le démarrage du projet SIRH pour anticiper l’accompagnement à la prise en main,
- De cibler en priorité les processus à forte valeur ajoutée,
- D’adapter les bulles au niveau de maturité des utilisateurs (guidage strict au début, informationnel ensuite),
- Et de conserver évidemment la formation initiale à l’outil, Shortways servant ensuite à rappeler les bons process et bonnes pratiques.
En phase RUN :
- Limiter le nombre d’administrateurs pour garantir la cohérence,
- Adopter une approche agile et évolutive : adapter en continu les aides en fonction des retours terrain, des tickets ouverts (récurrence de certaines erreurs process) et des évolutions de l’outil sur lequel on adosse Shortways,
- Mutualiser les bonnes pratiques de l’outil Shortways à travers l’ensemble des modules Oracle,
- Scruter les indicateurs d’usage offerts dans le back-office Shortways et identifier les questions restées sans réponse de sorte à créer les contenus manquants.
Quels bénéfices et résultats avez-vous constatés grâce à Shortways ?
Certes, nous ne pouvons pas identifier la part Shortways dans ce chiffre, car Shortways s’intègre à tout un faisceau de mesures d’accompagnement et d’actions menées pour faire baisser ces chiffres.
Laetitia : Néanmoins, Shortways contribue à répondre rapidement aux questions terrain sur l’outil, à un meilleur accompagnement et une meilleure compréhension et utilisation de l’outil.
Quelle suite à venir pour le projet ?
En revanche, la question se pose d’étendre l’utilisation de Shortways pour accompagner de futurs pays au cours de la pente ascendante, comme la Pologne, dont le déploiement est prévu en juin 2026.
De nombreux cas d’usage restent à explorer pour continuer de guider les utilisateurs au fil des nouveautés et changements : que ce soit sur Oracle avec prochainement le passage des pages Admin sur Redwood, ou des nouveaux arrivants.
