La montée de version d’un ERP, SIRH ou tout autre application métier ne se résume jamais à un simple changement de numéro. Ce type de projet modifie bien plus que des lignes de code : il bouscule les repères, redessine des parcours, transforme des écrans, réorganise des profils d’utilisateurs.
Et pourtant, l’accompagnement de cette bascule est souvent sous-estimé.
Résultat : incompréhension, désengagement, sur-sollicitation du support.
L’Assistant Shortways, déployé avant, pendant ou à l’occasion de cette évolution, joue alors un rôle central : rassurer, guider et rendre la transition fluide.
1. La montée de version : un projet aux multiples dimensions
Une montée de version applicative est un vrai projet.
Le projet mobilise :
- Votre équipe Solution: pour le paramétrage et la recette de la nouvelle version
- Votre équipe Change: pour l’élaboration du plan d’accompagnement et d’adoption des changements induits par la nouvelle version.
- Votre équipe Admin Shortways: pour l’analyser des conséquences de la nouvelle version sur l’affichage de l’assistant et des aides.
Derrière le terme générique “montée de version” se cache une réalité terrain bien plus nuancée. Certaines entreprises choisissent une montée unique, rapide et centralisée. D’autres privilégient une approche progressive, par périmètre ou population. La temporalité varie, mais les enjeux restent identiques : assurer une continuité d’usage malgré les changements profonds du socle applicatif.
Ce qui est souvent oublié, c’est que la réussite de ce projet dépend de l’analyse d’impact initiale. Et cette analyse ne concerne pas uniquement la technique. Elle englobe les écrans, les rôles, les comportements attendus dans l’interface… autant de paramètres qui conditionnent l’efficacité de l’Assistant Shortways.
C’est pourquoi la première étape essentielle est d’accéder à la nouvelle version de l’application. En fonction de ce niveau d’accès (complet, restreint, inexistant), les ajustements à prévoir sur l’Assistant Shortways ne seront pas les mêmes, ni en charge, ni en calendrier.
2. Évaluer les conséquences techniques et fonctionnelles sur l’assistant
La montée de version doit faire l’objet d’une communication au plus tôt et d’une évaluation avec les équipes Shortways.
Un assistant numérique n’est utile que s’il est parfaitement intégré au contexte de l’utilisateur. Lors d’une montée de version, ce contexte évolue, parfois profondément. Une évaluation rigoureuse s’impose.
Sur le plan technique :
C’est souvent ici que les premières ruptures apparaissent. Modification du nommage des pages, changement de structure des éléments, encarts dynamiques non détectés, ajout de composants invisibles au chargement… Tous ces éléments peuvent perturber la reconnaissance des cibles par l’assistant.
Et lorsque les politiques de sécurité changent (notamment avec l’activation de nouvelles Content Security Policies), l’assistant peut être empêché de fonctionner. Il faut aussi tenir compte de l’éventuel changement de méthode d’intégration (script, Web Component…), qui peut exiger un recalibrage technique.
Exemple typique : une page RH restructurée qui ne charge plus ses champs de la même manière rend inopérants les guides existants, s’ils ne sont pas adaptés en amont.
Évaluation des conséquences techniques sur l’Assistant Shortways :
La montée de version a-t-elle des conséquences techniques ?
- Non : pas d’évolutions à prévoir
- Oui : plusieurs cas à envisager
-
- Modification de contexte : reconnaissance des pages, langues, profils utilisateurs
- Ajustement du sélecteur de cibles
- Modification de briques applicatives (nouveaux composants dans les pages par exemple) ou sécurité (Content Security Policies)
- Modification de la méthode d’intégration
-
Sur le plan fonctionnel :
Ici, il ne s’agit plus de “faire marcher l’assistant”, mais de maintenir la pertinence des contenus proposés.
Des modules disparaissent, d’autres apparaissent, des parcours sont réécrits, les rôles changent… Ce qui hier semblait évident doit aujourd’hui être réexpliqué. Certaines aides doivent être supprimées, d’autres entièrement refondues. Il faut parfois tout reprendre, parfois simplement ajuster les ciblages. Et surtout : prioriser intelligemment ce qui doit être prêt dès le premier jour.
Évaluation des conséquences sur les contenus :
La montée de version a-t-elle des conséquences sur les contenus ?
- Non : pas de retouches à prévoir
- Oui : plusieurs cas à envisager
-
- Le contexte évolue
- Les cibles évoluent
- Les processus évoluent dans l’application
-
Évaluer la volumétrie des contenus à reprendre
Planifier et prioriser la reprise : traitement en masse, traitement unitaire
2 questions préalables fondamentales sont donc à se poser :
- La nouvelle version implique des modifications techniques pour Shortways : l’Équipe Shortways a-t-elle accès à l’application ?
- La nouvelle version nécessite de reprendre tout ou partie des contenus existants : le déploiement de la version s’étale-t-il dans le temps ?
Shortways a accès à la nouvelle version ?
- Non : identification des modifications en partage d’écran
-
- Alternative : fourniture d’un accès temporaire à un environnement client
-
- Oui : autonomie pour évaluer et traiter les évolutions
-
-
- Sous réserve d’accès à toutes les pages, modules ou spécificités clients
-
Temporalité de la montée de version :
- La montée est unique
- La montée se fait en plusieurs étapes
-
- Des ajustements techniques et / ou sur les contenus peuvent être nécessaires au fil de l’eau
-
Plutôt que de classifier les impacts de façon binaire, Shortways propose une cartographie de complexité :
- Cas simple: une modification de contexte (reconnaissance des pages, langues, profils utilisateurs)
- Cas intermédiaire: modification des cibles ou modifications techniques (développement / intégration)
- Cas complexe: impacts croisés sur l’ensemble des dimensions (contexte, cibles, ajustements techniques)
Ce diagnostic est stratégique. Il permet de doser la charge, de planifier avec précision, et de garantir un assistant pleinement opérationnel au moment critique de la bascule.
Synthèse de l’évaluation :
3. Exemples d’aides Shortways à mettre en place
La montée de version est adossée à votre plan de conduite du changement auprès des utilisateurs.
Pensez à utiliser l’Assistant pour communiquer !
Voici quelques exemples d’usage des nombreuses fonctionnalités offertes par l’Assistant Shortways pour accompagner votre montée de version :
- Bulles de notifications : informer sur la date de bascule, ou lors de l’ouverture effective, pour présenter un nouvel item d’un écran
- Pas-à-pas : pour découvrir les nouveautés
- FAQs : ajouter les liens vidéo présentant la mise à jour, répondre aux questions anticipées via la base documentaire
- Aides contextuelles : pour préciser des points clés de la montée de version
4. La montée de version : une opportunité pour mettre Shortways en place
Et si ce moment délicat devenait… une opportunité ?
C’est le choix de nombreuses entreprises : profiter d’une montée de version pour déployer Shortways pour la première fois.
L’idée est simple : tant qu’à modifier l’environnement, autant structurer l’accompagnement utilisateur dès maintenant.
Dans ce contexte, Shortways devient un catalyseur d’adoption. Il informe les utilisateurs avec des notifications embarquées, les rassure via des FAQs dynamiques, les guide à travers de nouveaux écrans avec des bulles contextuelles, et leur propose même un parcours de découverte des nouveautés.
Le projet est encadré par une méthodologie progressive :
- Un cadrage technique et fonctionnel dès le lancement
- Une formation à la création de contenu dès S+2
- Une phase de production accompagnée entre S+2 et S+6
- Une revue finale autour de S+8
- Une mise en production vers M+2,5 avec support ponctuel à la demande
Le tout encadré par une synchronisation hebdomadaire avec votre Customer Success attitrée chez nous.
Ce processus permet une prise en main rapide par les administrateurs fonctionnels, tout en garantissant une qualité homogène sur les contenus déployés.
Conclusion
Une montée de version, c’est un moment de transition. On peut choisir de le gérer en silence, avec ses risques, ses pertes d’efficacité et sa pression sur le support. Ou bien on peut décider de l’accompagner, de la transformer en tremplin d’adoption, d’en faire un moment de progrès.
C’est exactement ce que permet Shortways Assistant : sécuriser la montée de version, réexpliquer les nouveautés, rassurer les utilisateurs, et fluidifier le retour à la pleine autonomie.
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