Les données RH sont au cœur de la gestion d’une entreprise, mais leur fiabilité repose largement sur la capacité des collaborateurs à compléter leurs informations personnelles efficacement selon 63% des entreprises (Benchmark SIRH 2024 du Cercle SIRH et Digital RH).
Or, selon le Baromètre 2024 de l’adoption du SIRH dans les organisations mené par Shortways, la moyenne de l’adoption/appropriation du SIRH par leurs utilisateurs est de 3,5/5. Une note encore insuffisante quand on sait qu’une mauvaise appropriation du SIRH a un impact sur la qualité des données pour 78% des professionnels interrogés.
Lorsque l’appropriation du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est partielle, les erreurs se multiplient : mauvaises dates d’embauche lors d’un recrutement, écarts dans les calculs de paie, ou encore incompréhensions sur les formulaires de gestion des absences ou de gestion de la performance. Cela a un impact sur le reste des processus métier qui dépendent des données : mauvais indicateurs = mauvaise analyse et prise de décisions.
Cet article explore 5 raisons pour lesquelles vos collaborateurs saisissent de mauvaises data dans leur SIRH, et vous propose des pistes pour améliorer la situation 👇
1 : Une formation insuffisante et un manque d’accompagnement
L’une des causes majeures des données incomplètes ou erronées dans un SIRH est l’absence de formation adéquate. Sans un dispositif d’accompagnement ou de rappel constant, les données sont souvent mal actualisées ou incomplètes. Il est donc fréquent de constater des erreurs ou des incohérences dans les informations enregistrées, ce qui peut nuire à l’ensemble des processus RH.
En effet, lorsque les collaborateurs ne comprennent pas bien comment utiliser le système ou ne sont pas suffisamment formés aux processus qu’ils doivent suivre, ils sont plus enclins à commettre des erreurs. La saisie de data peut sembler simple, mais elle demande une bonne compréhension des attentes et des règles spécifiques à chaque champ à remplir.
De plus, l’accompagnement des utilisateurs dans l’usage du SIRH ne doit pas se limiter au déploiement initial de l’outil. Très souvent, les collaborateurs ne saisissent pas correctement les données car ils manquent de soutien lorsqu’ils rencontrent des difficultés ou des questions précises une fois en phase de RUN. En l’absence de support accessible et réactif, ils peuvent contourner les problèmes en saisissant des informations approximatives ou en se fiant à des pratiques non conformes.
2 : Une ergonomie du SIRH peu optimisée
Le design et l’ergonomie du SIRH jouent un rôle crucial dans la précision des saisies. Si l’interface utilisateur est trop complexe, mal pensée ou manque de clarté, les collaborateurs risquent de mal comprendre où et comment saisir les données. De plus, une navigation trop compliquée entraîne une perte de temps et une augmentation des erreurs, surtout si les collaborateurs sont sous pression pour accomplir leurs tâches rapidement.
L’ergonomie du SIRH doit être conçue pour offrir une navigation fluide, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement les informations nécessaires et de comprendre aisément les champs à remplir.
💡 Conseil : Optez pour des interfaces épurées et user-friendly. Utilisez des outils de saisie automatisée ou des menus déroulants qui limitent les erreurs humaines. Enfin, si votre outil est complexe, facilitez la bonne compréhension des processus en guidant les utilisateurs depuis les écrans.
3. Des processus RH mal définis
Les erreurs de saisie découlent souvent de processus RH mal définis ou trop complexes pour les collaborateurs. Lorsque les consignes manquent de clarté ou varient d’un département à l’autre, les utilisateurs risquent de saisir des informations inexactes simplement par incompréhension des attentes.
Dans les entreprises où les processus ne sont pas harmonisés, chaque service peut suivre ses propres pratiques, entraînant des incohérences dans les data. Par exemple, les données relatives aux heures travaillées et aux absences des employés sont validées par les managers et essentielles aux gestionnaires de paie. Si ces informations sont inexactes ou incohérentes, les erreurs de paie peuvent provoquer des frustrations importantes parmi les employés, entraînant des répercussions sur le climat social et nécessitant des rectifications chronophages.
4. Une résistance au changement et un manque de motivation
Le passage à la digitalisation peut susciter de la résistance chez certains collaborateurs, surtout s’ils sont habitués à des méthodes de travail plus traditionnelles, sur papier, à exécuter des processus différemment. Il faut désormais tout revoir et cela bouscule leurs habitudes. Cette réticence à changer peut se manifester par un manque de motivation à bien saisir les données, voire par une utilisation minimale du SIRH, engendrant des erreurs ou des absences d’informations.
Les utilisateurs qui ne voient pas l’intérêt de l’outil ou qui ne sont pas convaincus de son utilité pour eux personnellement sont moins enclins à fournir un effort conscient pour s’assurer que leurs saisies soient correctes. La résistance au changement, même si elle est parfois discrète, impacte directement la qualité des data collectées.
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5. Un manque de contrôles automatisés
Enfin, un autre facteur qui contribue à la saisie de mauvaises données est l’absence de contrôles automatisés dans le SIRH. Si le système ne dispose pas de vérifications automatiques pour signaler les incohérences ou les erreurs lors de la saisie, ces erreurs peuvent passer inaperçues jusqu’à ce qu’elles provoquent des dysfonctionnements dans les processus RH.
Les contrôles automatisés permettent de valider les informations en temps réel, en s’assurant que les formats respectent les normes prédéfinies ou que les champs obligatoires soient bien remplis (format de date, format de montant, …). Sans ces contrôles, les utilisateurs peuvent commettre des erreurs qui, une fois propagées dans le système, nécessitent des corrections manuelles chronophages et coûteuses.
Conclusion
La saisie de mauvaises données dans un SIRH est souvent le résultat de plusieurs facteurs interconnectés : un manque de formation, une ergonomie déficiente, une résistance au changement ou encore l’absence de contrôles automatisés.
Pour améliorer la qualité des données, il est essentiel d’accompagner vos collaborateurs tout au long de leur utilisation du SIRH, de les former régulièrement, et de leur fournir des outils adaptés qui limitent les risques d’erreurs.
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