Durant notre webinaire en compagnie du Cabinet de conseil et AMOA en GTA et planification RH Temps d’Avance, Moune Mounhim, consultante GTA et planification et Stephen Lozano, chargé marketing et communication, ont présenté les étapes d’une bonne conduite du changement en GTA (Gestion des Temps et des Activités) et le rôle des plateformes d’adoption digitale comme Shortways.
En quoi consiste la Gestion des Temps et des Activités ?
La Gestion des Temps et des Activités (GTA) est une fonctionnalité du SIRH qui est dédiée au temps de travail, aux présences, absences, mais aussi aux activités des salariés. La GTA est un incontournable de la stratégie RH. Elle concerne toutes les organisations, qu’elles soient publiques ou privées, tous secteurs d’activités, et quel que soit leur effectif (nombre de salariés).
La GTA est la brique du SIRH la plus utilisée, en nombre d’utilisateurs et en fréquence. Au-delà même du SIRH, c’est l’outil informatique le plus utilisé après la boîte mail.
La GTA est une source importante de données sur la situation d’une entreprise, sur les process, les besoins notamment de recrutement, la gestion des plannings ou les pics d’activités. Les employés de l’entreprise ont leur responsabilité dans la bonne tenue des méthodes de GTA de l’entreprise, que ce soit en déclarant leurs temps de travail avec des badges ou des feuilles de temps, en gérant leurs congés, voire déclaration de primes ou d’heures supplémentaires selon les procédures prévues.
Nos intervenants ont également mis l’accent sur 2 aspects importants de la GTA et ses objectifs, à savoir l’intimité des données et la satisfaction – des employés mais également des clients en contact avec des employés plus épanouis. La gestion du temps a un impact sur la satisfaction en interne ainsi qu’en externe.
Il est également important de noter, avec le contexte actuel de post-pandémie et les évolutions que cela a provoqué, que la GTA permet de faire la balance entre la vie professionnelle et la vie privée.
Quelle particularité pour la conduite du changement en GTA
La particularité de la conduite du changement en GTA, c’est qu’un projet s’accompagne inévitablement de modifications, d’adaptations des procédures, sans doute plus que dans d’autres types de projets ou d’autres domaines.
Le changement est quelque chose que les collaborateurs et les êtres humains ont en général du mal à accepter, et qui va être pris en compte par chaque personne de façons et avec des vitesses d’absorption différentes.
Il existe une courbe qui représente les différentes étapes de l’acceptation et l’adoption du changement, qui passe par des sentiments aussi bien positifs que négatifs. L’objectif de Shortways est de faciliter cette adoption en limitant les passages aux émotions négatives.
Les bonnes pratiques de la conduite du changement en GTA
1. Constituer une équipe projet hétérogène représentative
L’idéal, c’est que cette équipe hétérogène soit représentative de la population de l’entreprise. Cette notion d’équipe projet hétérogène est très importante pour que chaque service puisse évaluer ses besoins avec l’outil de GTA et ainsi déployer l’outil de la manière la plus optimale pour tous les utilisateurs de l’entreprise.
2. Convertir l’équipe projet en ambassadeurs / sponsors à la hauteur des enjeux
3. Élaborer un livre blanc sur les usages attendus après le changement
- les règles de gestion des temps (bien entendu),
- les modalités d’usage,
- les fonctionnements,
- les spécificités de fonctionnement qui découlent des différents services.
Ce livre blanc a ici le rôle de répertorier le maximum d’informations et de données sur l’entreprise et sa façon de fonctionner. Ceci dans l’optique d’apporter les modifications les plus optimales avec l’outil de GTA, ne pas bouleverser des habitudes à garder mais bien identifier les habitudes et usages qui sont à modifier, même si les collaborateurs y sont habitués. Ce qui implique donc une attention importante à apporter à la formation dans le cadre de la conduite du changement GTA.
4. Le rôle de la formation dans la conduite du changement
5. L’intérêt des DAP
Le principe des plateformes d’adoption digitales (DAP) est d’avoir un dispositif digital toujours disponible pour l’utilisateur pour venir soit le former, soit l’informer, soit répondre à ses questions directement depuis son application métier.
L’Assistant Shortways propose, pour assurer le bon déroulé de cette étape et poursuivre le bon déroulé de la mise en place, des solutions d’accompagnement des nouveaux arrivants pour qu’ils apprennent rapidement les usages de l’entreprise.
Cette aide peut notamment se traduire par l’utilisation de bulles d’aide contextualisées permettant au collaborateur d’apprendre à utiliser son nouvel outil à son rythme, sans s’encombrer de manuels ou documents PDF.
Dans sa partie FAQ, l’Assistant répond aussi aux questions les plus fréquentes, pour éviter les sollicitations qui surchargent votre support informatique/métier.
En effet, les plateformes d’adoption digitale font gagner du temps à l’employé, mais aussi au service RH qui, en réalité, va traiter des demandes qui sont en dehors du cadre puisqu’il n’a pas respecté le process.
Ces aides peuvent également être ciblées selon les profils des utilisateurs, et ainsi éviter de surcharger les collaborateurs avec des informations ne correspondant pas à leurs besoins ou à leurs usages. Vous pouvez alors afficher des informations :
- à des utilisateurs venant d’un certain service,
- d’un certain emplacement géographique ou d’une certaine langue si votre outil est utilisé dans plusieurs pays
- et selon leur profil : collaborateur, manager, responsable RH, …
Les intervenants
Stephen Lozano
Chargé Communication et Marketing à Temps d'Avance
Moune Mounhim
Consultante GTA et planification à Temps d'Avance
Toan Nguyen
CEO et fondateur de Shortways