Accompagner ses utilisateurs dans leurs processus Finance et Achats
Le contenu Shortways a évolué et s’est adapté aux évolutions constantes des écrans, mais aussi aux améliorations et évolutions de notre organisation et de nos processus métiers au cours du projet.
Contexte & enjeux
Déploiement d’Oracle ERP Cloud pour uniformiser les processus Finance et Achats
Déployer un ERP Cloud et uniformiser des processus
Louvre Hotels Group, acteur majeur de l’industrie hôtelière mondiale, a déployé la plateforme Oracle ERP Cloud dans le cadre de son programme de digitalisation de l’ensemble de ses processus Finance et Achats, afin d’uniformiser ses processus à l’échelle européenne.
En 2022, le groupe a réalisé une première vague de déploiement. À l’automne 2024, un retour d’expérience mené auprès des 28 hôtels déployés a révélé des besoins forts d’assistance contextuelle pour les utilisateurs Oracle, conduisant Louvre Hotels Group à s’orienter vers une plateforme d’adoption digitale.
Dès janvier 2025, une première implémentation pilote de Shortways est réalisée, avant de s’étendre progressivement à l’ensemble des vagues de déploiement et intégrant la montée de version majeure Oracle Redwood.
Le projet présente donc 3 enjeux :
- Résoudre une difficulté d’appropriation d’Oracle par les utilisateurs
- Réduire les erreurs et clarifier les processus métiers Finance et Achats
- Développer un accompagnement contextuel, en temps réel dans l’outil, pour les utilisateurs.
Solution
Intégration de Shortways dans Oracle ERP Cloud, sous le nom “Hélio”
Intégration de l’Assistant Shortways dans Oracle ERP Cloud
Pour assurer un accompagnement efficace à travers les évolutions de leur outil Oracle ERP Cloud, les équipes de Louvre Hotels Group ont notamment utilisé ces fonctionnalités Shortways :
– Les pas-à-pas interactifs, pour guider les directeurs d’hôtels et les équipes siège dans les processus comme la création de demandes d’achat, la réception de commandes ou la consultation de factures.
– Les bulles de notifications, pour aider les utilisateurs à remplir correctement les champs ou diffuser des communications liées aux évolutions de processus.
– Les aides contextuelles, pour accompagner les utilisateurs après les changements d’interface liés à Redwood, ou encore pour éviter les oublis de saisie dans des processus.
– La barre de recherche pour permettre aux utilisateurs de retrouver facilement procédures, FAQ et supports de formation via des mots-clés précis, sans quitter Oracle.
Bénéfices
- Réduction de la charge d’assistance de l’équipe Change
- Accompagnement autonome et pérenne des nouveaux utilisateurs
- Amélioration de l’expérience des Directeurs d’hôtels et des équipes siège
Un meilleur accompagnement sur l’outil, une meilleure compréhension et utilisation d’Oracle
Grâce à l’intégration de Shortways dans Oracle ERP Cloud, les collaborateurs bénéficient d’un accompagnement en temps réel, avec des aides contextuelles constamment mises à jour au fil des évolutions de l’outil et des processus.
En intégrant Shortways dès la phase pilote de janvier 2025, l’équipe a pu cibler en priorité les processus Finance et Achats à forte valeur ajoutée et adapter les contenus au niveau de maturité des utilisateurs pour fiabiliser la saisie des données. Puis, de mutualiser les bonnes pratiques à travers les différentes vagues de déploiement.
Cet accompagnement a ainsi permis de maintenir un niveau élevé de qualité et d’autonomie des utilisateurs, passant de 28 à plus de 150 hôtels déployés : « Shortways c’est une opportunité pour l’entreprise de formaliser l’ensemble de ses processus. C’est un allègement de la charge d’onboarding et d’hypercase sur le long terme, ainsi qu’un outil de communication pérennne, en complément des canaux classiques. », conclut Sophie Bordeaux-Montrieux, Responsable Conduite du Changement chez Louvre Hotels Group.
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