Évaluer le ROI pour ma DAP

En moyenne, le coût par utilisateur par jour de formation présentielle est de 500€ (coût du formateur, des supports de présentation, de la logistique des déplacements, …).

Jusqu’à début 2020, la formation en présentiel et les manuels papiers ou PDF étaient encore très largement répandus comme la norme. Toutefois, une demande endogène des utilisateurs émergeait déjà vers une formation à la demande, “all-in-one”, c’est-à-dire directement intégrée aux applicatifs.

En effet, les employés devant se servir de plus de 10 applications rien qu’en Ressources Humaines, les études comme celles de Josh Bersin montrent une tendance vers le “flow of work”, une intégration des formations ponctuelles dans leurs outils, afin que l’utilisateur puisse être plus rapidement opérationnel au moment opportun sans avoir à constamment changer d’écran. Et ce n’est pas la crise sanitaire et les changements dans les modes de travail qu’elle induit qui va démontrer le contraire !

Ainsi, puisqu’une plateforme d’adoption digitale offre un assistant de formation digitalisé, vous réduisez vos coûts de formation initiale dans le cadre d’un déploiement d’une nouvelle application, et optimisez les investissements en conduite du changement :

• Simplification de l’organisation du déploiement
• Mode de formation accélérant la prise en main
• Allègement du contenu à créer et à maintenir par des contenus plus pertinents et utiles car contextualisés (contrairement aux manuels PDF accessibles hors écran)
• Timing projet sécurisé
• Contenu digitalisé transmis à chaque équipe enrichi, digitalisé, et réutilisable pour les déploiements suivants
• Accélération de la transition entre les étapes du déploiement
• Libération des équipes projets plus rapidement

Mais vous réduisez également vos coûts de formation en RUN pour les nouveaux utilisateurs :

La formation utilisateur étant désormais digitalisée et contextualisée, vous réduisez vos coûts liés à la logistique, notamment si vous avez un fort turn-over au sein de votre structure :

• Pas d’arrangement des plannings à organiser, de coût du formateur, de frais de déplacement des salariés, entre autres.
• Contenus de formation moins coûteux : contextualisés, ils sont plus rapides à intégrer et consulter, et lors de maintenance et évolutions, et digitaliser les manuels utilisateurs est une solution économique permettant d’en étaler les coûts dans le temps, et est moins coûteux que des manuels papiers ou PDF volumineux lors de maintenances ou évolutions.
• Contenus facilement traductibles afin d’être diffusés dans toutes les langues utilisées dans votre organisation
• Communication sur la formation centralisée et harmonisée.

En moyenne, l’économie estimée grâce à une plateforme d’adoption digitale comme Shortways est de 15 à 20%.

Aujourd’hui, le coût d’un ticket applicatif de niveau 1 est estimé entre 6 et 12€, contre 20 à 40€ pour un ticket de niveau 2.

En formant et autonomisant les utilisateurs dans leur résolution de problèmes, vous réduirez le volume de tickets de niveau 1 (les questions de bases étant répondues grâce aux contenus), et par conséquent ceux de niveau 2.

Dans le cas où un utilisateur ne trouve pas sa réponse grâce aux fonctionnalités de la DAP, cette dernière va créer un réflexe utilisateur car il va pouvoir saisir sa demande de ticket directement depuis l’application, grâce à la fonctionnalité de demandes qualifiées en direction du support. Ces demandes sont qualifiées puisqu’elles permettent au support de recevoir le contexte de l’écran utilisateur duquel elle a été envoyée, et ce dernier pourra également insérer une capture d’écran, réduisant ainsi :

• le nombre d’allers-retours de qualification des demandes,
• le nombre de rebonds entre les différents niveaux de support,
• donc la durée d’exécution et le coût d’un ticket seront réduits.

Vos équipes support, déchargées de cette gestion, seront plus efficaces et pourront se concentrer sur d’autres axes comme l’amélioration du logiciel.

En effet, des utilisateurs mieux formés sont des utilisateurs plus efficaces et performants, qui sauront utiliser et tirer parti du plein potentiel de votre applicatif, et perdront moins de temps à trouver des réponses afin de réaliser leurs tâches.

De plus, s’ils sont satisfaits de ces fonctionnalités de support, ils deviendront ambassadeurs de ce dernier et en répandront la pratique.

Pour vos collaborateurs aux responsabilités plus élevées, les taux de complétion seront optimaux afin d’exercer leurs activités (fiches employés, procédures de recrutement, liasses documentaires fournies sur le portail fournisseur, consolidations financières, …) et atteindre leurs objectifs.

Enfin, les saisies de données sont harmonisées et fiabilisées, et des informations en temps réel, grâce aux fonctionnalités comme les bulles de notification, permettent de réagir et communiquer à tout moment, afin de minimiser le risque d’erreurs de saisies, et ainsi vous permettre d’appuyer vos prises de décisions stratégiques sur des reportings de qualité.

Pour conclure, votre retour sur investissement est également mesurable en termes d’amélioration continue de vos applications, puisqu’une DAP fournit des données / statistiques objectives réelles sur les besoins de formation, l’utilisation de l’application, ainsi que les sollicitations du support.

Pour vous aider à répondre à votre interrogation et estimer les économies que vous pourriez réaliser en adoptant notre Assistant Shortways, utilisez notre calculette ROI Shortways : 

Contactez-nous pour faire une démo, voir comment vous pourriez intégrer Shortways à votre environnement, et discuter de comment remettre la satisfaction utilisateur au cœur de votre stratégie d’adoption digitale