Accompagner et pérenniser l'adoption de Triskell avec Shortways

Accompagner et pérenniser l’adoption du nouveau logiciel Triskell

Fusionner plusieurs entités implique de mener une conduite du changement dans des environnements ayant déjà des pratiques et un référentiel de termes propres.

Durant la fusion/création des différentes entités du Crédit Agricole sous la nouvelle entité CA-GIP, il a fallu accompagner le déploiement du nouveau logiciel de gestion de projet Triskell, notamment sur des process de pilotage d’activités et de saisie des temps, et harmoniser les process et données.

Mais surtout, il fallait pérenniser l’adoption du logiciel en continu. C’est-à-dire, ne pas concentrer les actions uniquement lors la phase de déploiement.

Auto-formation digitalisée et intégrée pour les 2 100 utilisateurs

Les 2 100 utilisateurs CA-GIP n’étant pas mobilisables pour une formation en présentiel, l’Assistant Shortways a été intégré à Triskell.

Une stratégie d’auto-formation a été choisie afin d’apporter un accompagnement personnalisé, ciblé sur des populations et des process clés identifiés.

Environ 500 utilisateurs volontaires ont été formés sur des modules dits « avancés » (responsables, chefs de projets). Enfin, 25 Ambassadeurs-formateurs ont été accompagnés pour démultiplier les nouveaux usages.

Grâce à la coordination des équipes CA-GIP, Shortways et notre partenaire Easis, les fonctionnalités de l’Assistant ont rapidement été déployées, notamment :

• Pas-à-pas de « Saisie des temps » afin de guider les utilisateurs sur les écrans,
• Bulles de notification : rappel de date de clôture, vidéo de présentation du logiciel,
• FAQ documentée : « Quelle est la procédure de fin de mois pour la saisie des temps ? », …
• Aides contextuelles pour expliquer des notions encore non utilisées par les anciennes entités.

Adoption sécurisée et pérennisée, réduction de la charge du support

Avec l’Assistant Shortways, CA-GIP a sécurisé le déploiement de Triskell.

Les différentes populations ont pu être efficacement adressées et formées lors du déploiement, et le sont toujours actuellement.

En effet, grâce à l’analyse des tickets, les contenus et la documentation dans l’outil ont été enrichis de façon réactive et agile.

Le support utilisateur a ainsi pu être déchargé et l’adoption pérennisée même après le déploiement.

Après 15 mois d’utilisation, c’étaient déjà près de 100 000 aides apportées à plus de 3 000 utilisateurs.

« Avec Shortways, la prise en main de notre nouvel outil s’est faite avec succès malgré un contexte difficile et un planning très serré. », conclut Véronique Lemoine, Responsable Portefeuille de projets chez CA-GIP.