Audit documentaire : une documentation de qualité et adaptée aux besoins de vos collaborateurs
L’efficacité au quotidien de vos collaborateurs passe par un accès à une documentation de qualité et adaptée à leurs besoins.
Un audit documentaire vous permet de :
- connaître les acteurs et l’organisation en charge de la production et de l’animation du référentiel documentaire
- identifier la documentation utile et le média de diffusion souhaité et le plus adapté par et pour les utilisateurs
Un état des lieux complets de votre base de connaissances existante est une étape indispensable à une éventuelle refonte de votre système d’information. La réussite d’un tel projet passe par l’adhésion de ses utilisateurs. Il est nécessaire de piloter la documentation par l’usage (qui la lit, la consomme, à quelle fréquence) plutôt que par son contenu.
Objectifs et méthodologie de l’audit documentaire de Shortways
Shortways a développé une expertise dans la conception, l’architecture et la production de documentation et de manuels utilisateurs. Dans le cadre d’une évaluation de votre capital documentaire, nos experts ont pour objectif d’estimer la couverture et l’usage de la documentation utilisateur et métier autour d’une ou plusieurs applications (ERP, CRM, SIRH, EPM, …).
Une vision exhaustive, objective et externe de votre documentation métier (wiki d’entreprise, FAQ, GED, intranet documentaire, …) permet d’identifier les points forts et les points faibles de votre existant et de préconiser des solutions adaptées à votre organisation et à vos utilisateurs.
Chacun de nos clients a des attentes et des besoins différents. Ainsi, nos audits documentaires sont personnalisés et adaptés à leur structure organisationnelle.
Etape 1 : Recensement et prise de connaissance de l’existant
Les experts de Shortways réalisent un état des lieux complets de votre base documentaire, tant en terme de volume, format, média et mode de diffusion.
Cette première étape de l’audit documentaire se décompose en quatre parties :
- l’identification des acteurs concernés par la documentation utilisateurs et métiers autour de vos logiciels
- la compréhension de la localisation et des médias utilisés pour la réalisation et la diffusion de votre base de connaissances
- l’estimation de la couverture documentaire (formation, support métier, cas d’usage, procédures, définitions, …)
- l’estimation de la volumétrie, de l’organisation et de la structure de votre documentation métier
Etape 2 : Identification des profils utilisateurs
L’objectif de cette étape de l’audit documentaire est d’identifier les auteurs, contributeurs, lecteurs de votre base de connaissances ainsi que les experts métier et experts solutions de votre organisation. C’est un état des lieux préalable à l’étape suivante, afin de préparer et adapter les guides d’interviews.
Etape 3 : Interviews d’un panel d’utilisateurs
L’objectif de cette étape est d’aborder la documentation non pas dans son aspect « biblique » mais au travers des usages que les utilisateurs en ont : identifier les informations et documentations dont ils ont besoin pour être plus performants dans leurs gestes métiers et savoir par quels moyens ils souhaiteraient pouvoir en disposer.
Cette étape est également l’occasion d’identifier la documentation souhaitée, si celle-ci existe et est à jour.
Etape 4 : Cartographie des usages documentaires
Les experts de Shortways analysent les tendances, points forts et points faibles qui se dégagent de votre espace documentaire et vous propose une cartographie des usages documentaires accompagnée de plans d’action :
- production de la documentation manquante
- préconisations sur les formes et outils de documentation les plus adaptés