Digitaliser les processus et assurer l’adoption du SIRH décentralisé

VINCI Construction, leader mondial de la construction, a déployé la plateforme Oracle HCM Cloud dans le cadre de son programme de digitalisation de l’ensemble de ses processus en 2020, et éviter les doubles saisies.

En juillet 2021, la compagnie a identifié le besoin d’un outil d’aide contextuelle, et a donc lancé les premiers échanges avec Shortways.

Dès l’automne 2022, une première implémentation de Shortways est réalisée pour le module Administration du Personnel. Un an plus tard, elle s’étend au module Formation à la suite des nombreux retours positifs sur le 1er module.

Le projet présente donc 3 enjeux :

• Résoudre une difficulté d’appropriation d’Oracle par les utilisateurs RH,
• Réduire le nombre d’erreurs de saisies fréquentes et critiques dans les processus RH,
• Développer un accompagnement contextuel, en temps réel dans l’outil, pour les utilisateurs.

Intégration de l’Assistant Shortways dans 2 modules

Pour assurer un accompagnement efficace à travers les évolutions de leur outil Oracle HCM Cloud, les équipes de VINCI Construction ont notamment utilisé ces fonctionnalités Shortways :

– Les pas-à-pas interactifs, pour guider les collaborateurs dans les actions fréquentes.

– Les bulles de notifications, pour aider les collaborateurs à remplir correctement les champs avec des enjeux légaux et/ou de reporting social, ou diffuser des communications saisonnières comme en fin d’année pour inciter à la saisie des formations réalisées pendant l’année écoulée.

– Les aides contextuelles, pour guider les utilisateurs désorientés après la modification d’un écran sur la saisie d’activités, ou encore afin d’éviter que les collaborateurs oublient de saisir des informations.

– La barre de recherche pour permettre aux utilisateurs de retrouver facilement les supports via des mots-clés précis.

Un meilleur accompagnement sur l’outil, une meilleure compréhension et utilisation d’Oracle​

Grâce à l’intégration de Shortways dans Oracle HCM Cloud, les collaborateurs de VINCI Construction bénéficient d’un accompagnement en temps réel, avec des aides contextuelles constamment mises à jour.

En intégrant Shortways dès le démarrage du projet, l’équipe a pu cibler en priorité les processus à forte valeur ajoutée et adapter les bulles au niveau de maturité des utilisateurs pour assurer la saisie des données.

Puis, de mutualiser les bonnes pratiques à travers les modules en phase RUN.

Cet accompagnement a ainsi participé à la baisse du nombre de tickets reçus par l’équipe : « Nous constatons que le nombre de tickets en valeur absolue mais aussi leur criticité décroît. Nous avons par exemple –62% d’incidents créés sur les 6 premiers mois 2025 versus la même période 2024 rien que sur le module Formation. », déclare Alexandra Pansier, Responsable SIRH Domaine Formation chez VINCI Construction.

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