Faciliter l'adoption de l'outil de formation, Cegid Talentsoft
Ce qui a vraiment fait la différence sur ce projet, nous permettant de gagner du temps et d’être extrêmement efficaces, c’est la réactivité de l’équipe Shortways. Que ce soit notre consultante attitrée ou un membre de l’équipe technique : personne n’a jamais hésité à refaire une ligne de code ou à reparamétrer quelque chose pour nous, afin que tout soit vraiment parfait et conforme à nos attentes.
Contexte & enjeux
Centraliser la formation à l’échelle internationale pour toute la compagnie
Faciliter l’adoption de l’outil de formation sur le long-terme
La Compagnie TotalEnergies, actrice majeure de l’énergie à l’échelle mondiale, a déployé la plateforme Cegid Talentsoft dans le cadre de sa transformation digitale entre 2019 et 2021, pour optimiser la gestion des talents et accompagner les équipes RH à travers une stratégie globale.
Au déploiement de « Lizzy », une grande conduite du changement et communication a été menée. Toutefois, au fil des mobilités des key users initiaux, une perte de savoirs a été observée.
Début 2023, un questionnaire de satisfaction a mis en avant une faible utilisation de la plateforme et une perte des automatismes malgré les formations. De plus, les modes opératoires partagés sur SharePoint étaient téléchargés en local, échappant aux mises à jour.
Le projet présente donc 3 enjeux :
- Mettre en place une stratégie d’accompagnement globale et durable pour répondre aux évolutions continues de l’outil
- Accompagner les collaborateurs et assurer leur bonne adoption de la plateforme en continu
- Simplifier et centraliser l’accès aux ressources
Solution
Intégration de Shortways dans Cegid Talentsoft
Intégrer l’Assistant Shortways dans l’outil de formation pour les 80 000 utilisateurs
Pour assurer un accompagnement efficace à travers les évolutions de leur outil Lizzy, les équipes TotalEnergies Learning Solutions ont notamment utilisé ces fonctionnalités Shortways :
– Les pas-à-pas interactifs pour guider les collaborateurs dans les actions fréquentes comme s’inscrire à une formation, consulter l’historique ou naviguer dans le catalogue de formations.
– Les bulles de notifications, notamment en y intégrant des vidéos interactives pour initier les utilisateurs sur les nouvelles fonctionnalités et les astuces indispensables dès leur première connexion.
– La FAQ pour répondre aux questions les plus fréquentes des utilisateurs sous des formats variés : vidéos, PDF, PowerPoint, liens hypertextes, …
– Les aides contextuelles, activées au survol pour expliquer les différents éléments des écrans et fluidifier l’expérience utilisateur.
– La barre de recherche pour permettre aux utilisateurs de retrouver facilement les supports via des mots-clés précis.
Bénéfices
- Facilitation de l’utilisation
- Renforcement de l’autonomie des utilisateurs
- Amélioration de l’expérience utilisateurs
Facilitation de l’utilisation, renforcement de l’accompagnement et amélioration de l’expérience utilisateurs
Grâce à l’intégration de Shortways dans Lizzy, les collaborateurs de TotalEnergies bénéficient d’un accompagnement en temps réel, avec des pas à pas interactifs constamment mis à jour.
« Shortways a contribué à améliorer l’expérience utilisateurs en facilitant l’utilisation de l’outil », déclare Hervé Gest, Responsable Département Outils et Ecosystème Formation chez TotalEnergies Learning Solutions.
L’analyse des données de reporting de Shortways a été un levier stratégique pour identifier les besoins non couverts par la plateforme, en se basant sur les recherches des utilisateurs. Cela a permis aux équipes de TotalEnergies Learning Solutions d’ajuster et d’optimiser les contenus disponibles.
« Que la société intéressée par Shortways soit une grande compagnie comme nous ou une petite PME, peu importe, c’est une solution qui répond aux besoins de tout le monde », conclut Nawel Barissoule, HRIS Project Manager.
Télécharger le business case
Découvrez le retour d’expérience en images :
Le replay de la conférence retour d’expérience donnée par l’équipe projet lors du salon Learning Technologies 2025 sera disponible sur cette page d’ici une semaine.