- \n
- Contexte et enjeux du projet<\/a><\/li>\n
- Kaora Partners<\/a><\/li>\n
- Le choix de Shortways<\/a><\/li>\n
- Quelques cas d\u2019usages<\/a><\/li>\n
- Retour d\u2019exp\u00e9rience<\/a><\/li>\n
- Bonnes pratiques<\/a><\/li>\n
- La suite<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”contexte-enjeux” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” header_2_text_color=”#38ABDD” header_2_font_size=”15px” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Qu<\/span>els \u00e9taient le contexte du projet Shortways et ses enjeux ?<\/span><\/span><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]Sophie Bordeaux-Montrieux <\/i><\/span>: <\/span><\/span>Louvre Hotels Group est un acteur majeur de l\u2019industrie h\u00f4teli\u00e8re mondiale, avec un portefeuille de 1 700 h\u00f4tels r\u00e9partis dans 70 pays. Depuis 2015, le groupe est une filiale de Jin Jiang International Holdings, le deuxi\u00e8me groupe h\u00f4telier au monde.<\/p>\n
Apr\u00e8s 9 ann\u00e9es sans changement digital majeur, Jin Jiang et Louvre Hotels Group souhaitaient mettre en place une plateforme financi\u00e8re efficace, intelligente et agile gr\u00e2ce au d\u00e9ploiement d’un nouvel ERP financier, g\u00e9r\u00e9 par un nouveau Centre de Services Partag\u00e9s.<\/p>\n
Ce projet avait deux phases principales<\/strong><\/span> :<\/p>\n
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- Une phase de pr\u00e9paration<\/strong>, appel\u00e9e DRAGON, qui a \u00e9t\u00e9 finalis\u00e9e en 2019, qui a permis de d\u00e9finir les processus m\u00e9tier cibles et de formuler des recommandations d\u2019am\u00e9lioration informatique.<\/li>\n
- Une phase de mise en \u0153uvre<\/strong>, appel\u00e9e SILK, visant \u00e0 d\u00e9ployer Oracle ERP Cloud dans 7 pays, au cours de laquelle la nouvelle structure organisationnelle est progressivement mise en place. Cette phase a d\u00e9marr\u00e9 en 2021 par la France avec les h\u00f4tels et les si\u00e8ges. Les autres pays seront d\u00e9ploy\u00e9s \u00e0 partir de juin 2026.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Notre programme repose sur trois enjeux simultan\u00e9s<\/strong><\/span>\u00a0:<\/p>\n
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- Le premier enjeu est l\u2019alignement commun autour des processus Finance<\/strong> \u00e0 l\u2019\u00e9chelle europ\u00e9enne. Cela concerne l\u2019ensemble des grands cycles de la comptabilit\u00e9 et des achats : Purchase-to-Pay (P2P\u00a0: comptabilit\u00e9 fournisseurs), Order-to-Cash (O2C\u00a0: comptabilit\u00e9 clients), Cash Management (tr\u00e9sorerie, \u00e9tats de rapprochement bancaires), Record-to-Report (R2R\u00a0: comptabilit\u00e9 g\u00e9n\u00e9rale), ainsi que les processus FP&A (contr\u00f4le de gestion).<\/li>\n
- Le deuxi\u00e8me enjeu est l\u2019int\u00e9gration d\u2019Oracle Cloud Platform Finance<\/strong> (Enterprise Resource Planning), pour l\u2019ensemble du p\u00e9rim\u00e8tre, apr\u00e8s 9 ann\u00e9es sans changement digital majeur de la fonction Finance.<\/li>\n
- Enfin, le troisi\u00e8me enjeu concerne l\u2019externalisation de certaines activit\u00e9s Finance<\/strong> aupr\u00e8s d\u2019un partenaire.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Concr\u00e8tement, \u00e0 ce stade du programme, cela repr\u00e9sente 263 h\u00f4tels avec 26 entit\u00e9s r\u00e9parties dans 7 pays europ\u00e9ens.<\/p>\n
Une des cl\u00e9s de r\u00e9ussite dans un tel projet est justement la constitution d\u2019une \u00e9quipe de Change. C\u2019est un des budgets \u00e0 ne pas sous-estimer. On a donc pr\u00e9vu une \u00e9quipe change cons\u00e9quente afin de g\u00e9rer tout le pilotage de la conduite de changement \u00e0 savoir la communication, la formation, le parcours d\u2019onboarding, la cr\u00e9ation de la documentation en ligne, les vid\u00e9os, et l\u2019assistant digital Shortways entre autres.<\/p>\n
Mon \u00e9quipe est compos\u00e9e de plusieurs profils \u00e0 la fois sp\u00e9cialis\u00e9s en conduite de changement et sp\u00e9cialis\u00e9s sur l\u2019outil Oracle. Elle accompagne entre autres les directeurs d\u2019h\u00f4tels et les \u00e9quipes si\u00e8ge, et assure aussi bien la formation, la communication et la mobilisation tout autour de la mise \u0153uvre de notre programme SILK.[\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”kaora-partners” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” header_2_text_color=”#38ABDD” header_2_font_size=”15px” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Quel est le r\u00f4le de Kaora Partners dans ce projet ?<\/span><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Olivier Dupret <\/i><\/span>: <\/span><\/span>Kaora Partners<\/a> intervient sur deux volets principaux<\/strong><\/span> dans ce projet\u00a0:<\/p>\n
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- D\u2019abord, une \u00e9quipe s\u2019occupe de l\u2019int\u00e9gration de l\u2019ERP Oracle Cloud<\/strong>. Kaora est intervenu en 2025 et d\u00e9but 2026 pour d\u00e9ployer plusieurs vagues d\u2019h\u00f4tels suite \u00e0 la vague initiale qui a eu lieu en 2022.<\/li>\n
- Et puis un deuxi\u00e8me volet AMOA sur la partie accompagnement au changement<\/strong>, \u00e0 la fois pour les directeurs d\u2019h\u00f4tels qui utilisent le syst\u00e8me Oracle, et pour les \u00e9quipes de plusieurs services du si\u00e8ge \u00e9galement utilisateurs.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Kaora Partners a \u00e9t\u00e9 choisi pour accompagner Louvre Hotels sur la conduite du changement<\/strong><\/span> :<\/p>\n
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- Premi\u00e8rement pour son expertise Oracle<\/strong>. Nous connaissons depuis longtemps le syst\u00e8me Oracle en lui-m\u00eame.<\/li>\n
- Nous b\u00e9n\u00e9ficions d\u2019une s\u00e9niorit\u00e9 sur les projets d\u2019impl\u00e9mentation d\u2019ERP<\/strong>, avec notamment une comp\u00e9tence reconnue sur la formation des utilisateurs. Nous connaissons la dynamique projet, les enjeux, les diff\u00e9rentes phases projet, les diff\u00e9rents acteurs que nous pouvons rencontrer dans ces missions.<\/li>\n
- Et enfin notre connaissance approfondie des m\u00e9tiers<\/strong> Finance, Comptabilit\u00e9 et Achats, indispensable pour proposer des dispositifs r\u00e9ellement adapt\u00e9s aux usages de ces interlocuteurs.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”shortways” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” header_2_text_color=”#38ABDD” header_2_font_size=”15px” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Pourquoi avoir choisi Shortways <\/span>?<\/span><\/span><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Sophie Bordeaux-Montrieux <\/i><\/span>: <\/span><\/span>La premi\u00e8re r\u00e9flexion autour\u00a0d\u2019un assistant digital\u00a0a \u00e9merg\u00e9 lors de la phase de stabilisation de la premi\u00e8re vague de d\u00e9ploiement<\/strong><\/span>\u00a0qui a eu lieu en 2022 sur les\u00a0h\u00f4tels et\u00a0les entit\u00e9s du si\u00e8ge.<\/p>\n
En effet, au cours de\u00a0l\u2019automne 2024, un\u00a0retour d\u2019exp\u00e9rience\u00a0a \u00e9t\u00e9 men\u00e9 aupr\u00e8s des 28 h\u00f4tels d\u00e9ploy\u00e9s en 2022. Ce dernier nous\u00a0a\u00a0notamment r\u00e9v\u00e9l\u00e9\u00a0des\u00a0besoins :<\/p>\n
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- D\u2019assistance <\/strong>renforc\u00e9e\u00a0sur\u00a0l\u2019utilisation de l\u2019outil\u00a0: qui soit quotidienne et en temps r\u00e9el, au moment o\u00f9 le directeur a besoin d\u2019aide. Nos directeurs ont tr\u00e8s peu de temps pour l\u2019administratif. Leur quotidien est centr\u00e9 sur la gestion client et le business h\u00f4telier. Il a donc besoin d\u2019aide au moment o\u00f9 il a fait son administratif, d\u2019o\u00f9 l\u2019int\u00e9r\u00eat d\u2019une aide digitale car l\u2019\u00e9quipe Change n\u2019est pas forc\u00e9ment disponible \u00e0 ce moment-l\u00e0.<\/li>\n
- De clarification<\/strong>\u00a0des processus m\u00e9tiers et de l\u2019organisation. Notamment parce que c\u2019est tr\u00e8s mouvant, \u00e7a change souvent. L\u2019objectif \u00e9tait de pouvoir donner de l\u2019information rapidement.<\/li>\n
- D\u2019accompagnement <\/strong>sur\u00a0la mont\u00e9e en comp\u00e9tences\u00a0de nouveaux utilisateurs.\u00a0Car l\u2019\u00e9quipe Change est li\u00e9e au projet. Demain, quand il n\u2019y aura plus d\u2019\u00e9quipe Change et que de nouveaux directeurs ou autres collaborateurs arriveront au si\u00e8ge, il fallait quelque chose de permanent pour pouvoir les aider dans le d\u00e9marrage sur Oracle.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Pour nous, il devenait clair que l\u2019assistance aupr\u00e8s des utilisateurs ne pouvait pas \u00eatre maintenue au m\u00eame niveau d\u2019engagement et de r\u00e9activit\u00e9 avec les nouveaux d\u00e9ploiements pr\u00e9vus en 2025.\u00a0 28 avaient \u00e9t\u00e9 d\u00e9ploy\u00e9s en 2022 mais sur 2025 et 2026 nous arrivions \u00e0 plus de 150 h\u00f4tels qui allaient \u00eatre d\u00e9ploy\u00e9s. Enfin, une mont\u00e9e de version majeure d\u2019Oracle nomm\u00e9e Redwood venait s\u2019ajouter au planning 2025, n\u00e9cessitant un effort suppl\u00e9mentaire de formation et d\u2019accompagnement car cette mont\u00e9e impactait \u00e9norm\u00e9ment nos utilisateurs, notamment dans l\u2019usage des demandes d\u2019achat sur Oracle. Toutes ces raisons nous ont pouss\u00e9s vers l\u2019adoption d\u2019une plateforme digitale.<\/p>\n
Ce qui nous a fait choisir Shortways c\u2019est qu\u2019en interne,\u00a0nous avions \u00e0 l\u2019\u00e9poque sond\u00e9 plusieurs prestataires et\u00a0un\u00a0POC avait \u00e9t\u00e9\u00a0organis\u00e9 avec un concurrent\u00a0par\u00a0l\u2019IT\u00a0et ne les avait pas convaincus.\u00a0Par la\u00a0suite, Kaora\u00a0Partners\u00a0nous a\u00a0\u00e9voqu\u00e9\u00a0Shortways.\u00a0A l\u2019issu des d\u00e9mos\u00a0et d\u2019\u00e9changes qui ont \u00e9t\u00e9 satisfaisants et r\u00e9pondaient \u00e0 nos\u00a0exigences\u00a0nous avons port\u00e9 notre choix sur\u00a0Shortways.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Olivier Dupret<\/em><\/span>\u00a0: <\/span><\/span>Le d\u00e9ploiement de Shortways a concern\u00e9 trois populations diff\u00e9rentes<\/strong><\/span> :<\/p>\n
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- les Directeurs d\u2019h\u00f4tels,<\/li>\n
- les Business Owners pour les entit\u00e9s du si\u00e8ge,<\/li>\n
- et les PMO, notamment en charge des r\u00e9novations h\u00f4teli\u00e8res.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Le projet Shortways s\u2019est intercal\u00e9 dans le planning global de d\u00e9ploiement des h\u00f4tels, avec une premi\u00e8re phase pilote r\u00e9alis\u00e9e en janvier 2025.<\/p>\n
L\u2019assistant est disponible en deux langues : en fran\u00e7ais et en anglais. Son contenu initial a \u00e9volu\u00e9 tout au long du projet. Nous avons eu durant le projet des mises \u00e0 jour du logiciel, notamment avec l\u2019arriv\u00e9e des nouveaux \u00e9crans Redwood sur le cycle Achats, qui concerne l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 des populations mentionn\u00e9es juste avant. Cette mise \u00e0 jour de l\u2019ERP s\u2019est faite progressivement, nous avons commenc\u00e9 en avril 2025 puis cela s\u2019est \u00e9tal\u00e9 dans le temps.<\/p>\n
Le contenu Shortways a donc \u00e9volu\u00e9 et s\u2019est adapt\u00e9 aux \u00e9volutions constantes des \u00e9crans, mais aussi des am\u00e9liorations et \u00e9volutions de notre organisation et de nos processus m\u00e9tiers au cours du projet.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”cas-usages” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” header_2_text_color=”#38ABDD” header_2_font_size=”15px” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Quelques cas d’usages<\/span><\/span><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Sophie Bordeaux-Montrieux <\/i><\/span>: <\/span><\/span>Chez Louvre Hotels Group, l\u2019assistant Shortways int\u00e9gr\u00e9 dans Oracle a \u00e9t\u00e9 renomm\u00e9 H\u00e9lio<\/strong><\/span>. C\u2019est un outil digital qui guide, forme et assiste les utilisateurs en temps r\u00e9el, directement dans leur environnement de travail.<\/p>\n
Concr\u00e8tement, H\u00e9lio permet :<\/strong><\/span><\/p>\n
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- Une recherche par mot-cl\u00e9 depuis la barre d\u2019assistance<\/strong>,<\/li>\n
- La centralisation de la documentation<\/strong>,\u00a0avec\u00a0un acc\u00e8s facile aux contenus de formation\u00a0(FAQ, proc\u00e9dures internes,\u00a0\u2026) sans quitter Oracle,<\/li>\n
- Un guidage pas-\u00e0-pas via des tutoriels interactifs pour guider l\u2019utilisateur dans les processus, comme une demande d\u2019achat, de r\u00e9ception, comment consulter une facture,<\/li>\n
- Et\u00a0l\u2019affichage\u00a0de bulles d\u2019aide\u00a0ou pop-ups\u00a0contextuels\u00a0et\u00a0intelligents<\/strong>, directement\u00a0dans Oracle, adapt\u00e9es\u00a0\u00e0 l\u2019\u00e9cran et \u00e0 l\u2019action en cours.<\/li>\n<\/ul>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Olivier Dupret :\u00a0<\/em><\/span><\/span><\/span>Tout d\u2019abord nous utilisons les FAQ<\/strong>. Vous pouvez voir dans cet exemple que nous avons plusieurs rubriques<\/strong> de documentation. En l\u2019occurrence, nous renvoyons vers un une documentation en ligne sur \u00ab\u00a0Comment envoyer des factures d’acompte provenant de fournisseurs pour comptabilisation\u00a0\u00bb\u00a0: un directeur d’h\u00f4tel qui a besoin de savoir comment traiter une facture d’acompte par rapport \u00e0 ses factures habituelles<\/strong> peut simplement interroger Shortways et cliquer sur ce pas \u00e0 pas qui le renvoie directement vers la proc\u00e9dure en ligne.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/Cas-dusage-FAQ-facturation-Louvre-Hotels-Group.png” title_text=”Cas d’usage FAQ facturation Louvre Hotels Group” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” width=”60%” module_alignment=”center” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
En dessous, nous voyons une \u00e9tape d’un pas \u00e0 pas<\/strong> qui guide les GM<\/strong> (General Managers) dans la consultation de leurs demandes d’achat<\/strong>, et notamment dans le cycle de vie de ces demandes d’achat. C\u2019est un point critique dans le cadre de ce processus m\u00e9tier de pouvoir piloter leurs demandes d’achat, savoir ce qui est livr\u00e9, ce qui est factur\u00e9. Et nous avons une \u00e9tape qui vient expliquer notamment le graphique qui s’affiche avec la signification des diff\u00e9rentes barres et des diff\u00e9rents montants.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/Cas-dusage-pas-a-pas-Louvre-Hotels-Group.png” title_text=”Cas d’usage pas-\u00e0-pas Louvre Hotels Group” align=”center” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” width=”70%” module_alignment=”center” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Nous utilisons \u00e9galement les autres types de contenu comme les notifications contextuelles<\/strong>. La premi\u00e8re capture d’\u00e9cran avec plusieurs carr\u00e9s et des dates \u00e0 l’int\u00e9rieur, il s\u2019agit d\u2019une communication, une notification qui est apparue en fin d’ann\u00e9e derni\u00e8re pour tous les utilisateurs afin de leur rappeler les grandes \u00e9ch\u00e9ances de la cl\u00f4ture annuelle<\/strong>.<\/p>\n
Les notifications permettent de vraiment inciter les GM \u00e0 faire attention \u00e0 cette date-l\u00e0 puisque lorsqu\u2019ils se connectent ils ont forc\u00e9ment ce message qui appara\u00eet. Qui est communiqu\u00e9 par ailleurs par mail. Mais en g\u00e9n\u00e9ral nous triplons les communications en fonction de nos diff\u00e9rents outils.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/Cas-dusage-cloture-annuelle-Louvre-Hotels-Group.png” title_text=”Cas d’usage cl\u00f6ture annuelle Louvre Hotels Group” align=”center” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Et puis nous avons \u00e9galement d’autres types de notifications<\/strong>. En bas de la page, on voit une notification qui appara\u00eet pour expliquer un usage sur un formulaire<\/strong> dans une page de demande d’achat pour dire que ce formulaire est \u00e0 certains usages sp\u00e9cifiques et pas pour d’autres usages. C’est une notification pour le moment permanente mais qui sera amen\u00e9e \u00e0 \u00eatre effac\u00e9e en fond quand le processus aura \u00e9volu\u00e9.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/cas-dusage-utilisation-opex-louvre-hotels-group.png” title_text=”cas dusage utilisation opex louvre hotels group” align=”center” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Enfin, nous avons des bulles d’aide<\/strong>, comme ici en haut \u00e0 droite, avec par exemple ici une explication de ce qu’est le statut de validation d’une facture<\/strong>. Nous avons plusieurs statuts et ce n\u2019est pas forc\u00e9ment inn\u00e9 au d\u00e9part pour un utilisateur de comprendre la signification de ce statut. Donc, \u00e0 l’aide de la petite bulle il peut voir tout de suite ce que \u00e7a signifie, et pas forc\u00e9ment solliciter l’\u00e9quipe change pour demander \u00ab\u00a0J’ai une facture au statut \u00ab\u00a0\u00e0 revalider\u00a0\u00bb, qu’est-ce que c’est ?\u00a0\u00bb. Il aura l’information directement.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/Cas-dusage-statut-de-validation-Louvre-Hotels-Group.png” title_text=”Cas d’usage statut de validation Louvre Hotels Group” align=”center” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Ce sont quelques exemples des tr\u00e8s nombreux contenus que nous avons mis en place.<\/p>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text module_id=”rex” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” header_2_text_color=”#38ABDD” header_2_font_size=”15px” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Retour d’exp\u00e9rience<\/span><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||-2px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Sophie Bordeaux-Montrieux <\/i><\/span>: <\/span><\/span>Suite \u00e0\u00a0l\u2019utilisation de\u00a0Shortways,\u00a0nous avons pu identifier plusieurs KPI int\u00e9ressants et parlants\u202f:<\/p>\n
Tout d\u2019abord au global nous avons\u00a0:<\/p>\n
- \n
- \n
- \n
- 425 contenus publi\u00e9s<\/li>\n
- 457 utilisateurs qui ont consult\u00e9 des contenus Shortways<\/li>\n
- Nous voyons sur le graphique des pics d\u2019interactions correspondant aux vagues de d\u00e9ploiement<\/strong> en juillet 2025, octobre 2025 et janvier 2026. C\u2019est la raison pour laquelle nous avons mis en place Shortways. Entre temps ces chiffres diminuent car les utilisateurs sont de plus en plus en confiance et ont forc\u00e9ment moins besoin de consulter d\u2019aides. Cela monte crescendo, ce qui montre aussi que nous avons r\u00e9ussi \u00e0 inculquer l\u2019utilisation de Shortways au fur et \u00e0 mesure que nous aussi c\u00f4t\u00e9 \u00e9quipe Change nous le ma\u00eetrisions.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
[\/et_pb_text][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/cas-dusage-number-of-interactions-by-month-Louvre-Hotels-Group.png” title_text=”cas d’usage number of interactions by month Louvre Hotels Group” align=”center” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” width=”75%” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
- \n
- \n
- \n
- Enfin, nous avons constat\u00e9 que 60% des collaborateurs utilisaient la barre de recherche pour chercher de l\u2019aide\u00a0: plus de 5500 recherches effectu\u00e9es, soit en moyenne 12 recherches par utilisateur. Les statistiques nous montrent \u00e9galement les mots-cl\u00e9s les plus recherch\u00e9s, ceux n\u2019ayant affich\u00e9 aucun r\u00e9sultat et les recherches sur lesquelles les utilisateurs ont signal\u00e9 un contenu manquant, ce qui nous aide \u00e0 d\u00e9tecter sur quoi nous devons cr\u00e9er de nouveaux contenus d\u2019accompagnement en continu.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Les statistiques Shortways nous permettent \u00e9galement d\u2019approfondir les donn\u00e9es par fonctionnalit\u00e9<\/strong> et de d\u00e9gager des bonnes pratiques. C\u00f4t\u00e9 pas \u00e0 pas<\/strong> nous avons appr\u00e9ci\u00e9 de pouvoir voir que 1\u00a0890 pas \u00e0 pas ont \u00e9t\u00e9 jou\u00e9s depuis le lancement (presque 9 par utilisateur), et d\u2019avoir le d\u00e9tail justement des pas \u00e0 pas les plus jou\u00e9s\u00a0: \u00ab\u00a0Consulter une facture\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Consulter mes CAPEX et OPEX\u00a0\u00bb, \u00ab\u00a0Interroger le r\u00e9f\u00e9rentiel\u00a0\u00bb ou encore \u00ab\u00a0R\u00e9ceptionner sa commande\u00a0\u00bb.<\/p>\n
De m\u00eame pour les FAQ avec 7 FAQ consult\u00e9es en moyenne par collaborateur sur des sujets vari\u00e9s\u00a0: les avis de virement, factures \u00e0 approuver, campagnes de paiement, inventaires, \u2026<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”bonnes-pratiques” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” header_2_text_color=”#38ABDD” header_2_font_size=”15px” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Bonnes pratiques<\/span><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||10px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]Olivier Dupret <\/i><\/span>: <\/span><\/span>Nous avons mis en place plusieurs bonnes pratiques<\/strong> telles que\u00a0:<\/p>\n
- \n
- \n
- \n
- Un ciblage et ajustement du contenu par population<\/strong>: les directeurs n\u2019ont pas tout \u00e0 fait le m\u00eame contenu que les utilisateurs du si\u00e8ge ou les PMO. Chaque contenu est ajust\u00e9 \u00e0 leurs besoins.<\/li>\n
- L\u2019utilisation de l\u2019outil de traduction Shortways pour les contenus \u00e0 transposer<\/strong> en anglais. C\u2019est tr\u00e8s pratique car au-del\u00e0 de la traduction du contenu, il duplique \u00e9galement le contenu, nous n\u2019avons pas \u00e0 tout refaire. Il suffit de faire une revue et \u00e9ventuellement corriger une traduction pour s\u2019adapter au contexte de Louvre Hotels ou modifier une cible si elle n\u2019est plus la m\u00eame qu\u2019en fran\u00e7ais, mais une grande partie du travail est d\u00e9j\u00e0 faite.<\/li>\n
- Concernant les pas-\u00e0-pas<\/strong>:\n
- \n
- Un arbitrage entre clic sur la cible et clic sur le bouton pour avoir un parcours le plus fluide possible.<\/li>\n
- Le d\u00e9marrage \u00e0 plusieurs \u00e9tapes, de sorte que si l\u2019utilisateur se trouve en milieu de process et qu\u2019il veut d\u00e9marrer le pas \u00e0 pas, il ne soit pas oblig\u00e9 de revenir au d\u00e9part mais puisse prendre le pas \u00e0 pas en marche.<\/li>\n
- Et le conditionnement de certaines \u00e9tapes en fonction de ce qu\u2019on peut voir \u00e0 l\u2019\u00e9cran.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Tr\u00e8s important aussi en termes de bonnes pratiques, c’est l’ajustement de la position des contenus pour une meilleure ergonomie. <\/strong>Si nous avons des \u00e9l\u00e9ments sur lesquels l’utilisateur doit cliquer ou des bulles d\u2019aide qui sont dans des coins, on va essayer de faire en sorte que les bulles s’affichent de mani\u00e8re harmonieuse sur la page.<\/li>\n
- On a \u00e9galement sur certaines notifications bloqu\u00e9 l’acc\u00e8s aux fermetures de notifications<\/strong> pour \u00eatre s\u00fbrs que la notification apparaisse et que l’utilisateur ne la ferme pas. Parfois, on a d\u00e9tourn\u00e9 cet usage pour venir bloquer certaines fonctionnalit\u00e9s sur l’\u00e9cran, qui autrement n’\u00e9tait pas possible de bloquer. Donc l\u2019utilisation de Shortways peut m\u00eame s’\u00e9tendre \u00e0 ce genre de besoin<\/strong>.<\/li>\n
- Enfin, un fichier de suivi du contenu publi\u00e9 est tenu \u00e0 jour pour piloter l\u2019ensemble<\/strong>: quels sont les contenus qu’on a mis \u00e0 jour r\u00e9cemment, ceux qui sont un peu plus anciens, les nouveaux contenus qu’on rajoute, \u2026 \u00c7a permet d’avoir une vision directe de tout sous une base Excel, plut\u00f4t que d’arriver dans la console et peut-\u00eatre de devoir chercher dans la page d\u2019administration les contenus.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
Voil\u00e0 les bonnes pratiques que nous avons mises en place sur notre d\u00e9ploiement Shortways.<\/p>\n
<\/p>\n
Nous avons \u00e9galement pu ressortir trois facteurs cl\u00e9s de succ\u00e8s sur ce projet :<\/p>\n
- \n
- \n
- \n
- Le premier, c\u2019est de bien conna\u00eetre les processus m\u00e9tiers<\/strong> sur lesquels adosser l\u2019assistant. Parce que l\u2019assistant va se baser sur ces processus m\u00e9tier pour fournir du contenu. Si on ne conna\u00eet pas le processus m\u00e9tier au d\u00e9part, \u00e7a va \u00eatre compliqu\u00e9 d\u2019avoir un assistant qui r\u00e9ponde de la bonne mani\u00e8re aux besoins et attentes des utilisateurs.<\/li>\n
- Le deuxi\u00e8me, de cibler en priorit\u00e9 les r\u00e8gles et processus un peu compliqu\u00e9s, mal compris ou susceptibles de g\u00e9n\u00e9rer des erreurs <\/strong>chez les utilisateurs. Car nous avons beaucoup de contenus aujourd\u2019hui, mais tout n\u2019\u00e9tait pas disponible au d\u00e9marrage, nous avons d\u2019abord cibl\u00e9 ceux qui \u00e9taient critiques.<\/li>\n
- Le troisi\u00e8me, surtout ne pas se reposer exclusivement sur l\u2019assistant car la technique ne remplace jamais l\u2019humain<\/strong>. L\u2019assistant vient compl\u00e9ter un dispositif existant, en support d\u2019un dispositif humain. L\u2019assistant apporte son lot d\u2019avantages et vient all\u00e9ger une charge sur le dispositif humain, mais ne le remplace pas.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”suite” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” header_2_text_color=”#38ABDD” header_2_font_size=”15px” locked=”off” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Quelle est la suite du projet ?<\/span><\/span><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]Sophie Bordeaux-Montrieux <\/i><\/span>: <\/span><\/span>Gr\u00e2ce au succ\u00e8s de Shortways sur le d\u00e9ploiement Oracle, il a \u00e9t\u00e9 d\u00e9cid\u00e9 de le d\u00e9ployer sur un autre outil financier, MoneyTime. MoneyTime est un outil qui permet le rapprochement de cash pour nos h\u00f4tels.<\/p>\n
L\u2019utilisation de Shortways \u00e9tait une \u00e9vidence pour 3 raisons :<\/p>\n
- \n
- Nous avons des profils utilisateurs qui ont besoin d\u2019une information instantan\u00e9e, sans avoir \u00e0 consulter une documentation,<\/li>\n
- De plus, le rapprochement du cash est un processus rigoureux qui a des impacts sur d\u2019autres syst\u00e8mes et sur la comptabilit\u00e9\u202f: la bonne ma\u00eetrise de l\u2019outil est indispensable,<\/li>\n
- La vente d\u2019une solution de gestion du cash \u00e0 des h\u00f4tels franchis\u00e9s avec le package d\u2019accompagnement Shortways.<\/li>\n<\/ul>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” custom_padding=”||0px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Merci \u00e0 Sophie et Olivier pour leur retour d\u2019exp\u00e9rience !<\/span><\/span><\/em><\/span><\/p>\n
- <\/ul>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_button button_url=”https:\/\/shortways.com\/fr\/project\/louvre-hotels-group\/” button_text=”Regarder le replay” button_alignment=”center” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_button=”on” button_text_color=”#FFFFFF” button_bg_color=”#38ABDD” button_border_width=”0px” button_border_radius=”100px” button_icon=”I||divi||400″ box_shadow_style=”preset1″ global_colors_info=”{}”][\/et_pb_button][\/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_button button_url=”https:\/\/shortways.com\/fr\/louvre-hotels-group\/” button_text=”T\u00e9l\u00e9charger le cas client” button_alignment=”center” _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” custom_button=”on” button_text_color=”#FFFFFF” button_bg_color=”#38ABDD” button_border_width=”0px” button_border_radius=”100px” button_icon=”i||divi||400″ box_shadow_style=”preset1″ global_colors_info=”{}”][\/et_pb_button][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” locked=”off” global_colors_info=”{}”][et_pb_row _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.5″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_code _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]
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- Le deuxi\u00e8me, de cibler en priorit\u00e9 les r\u00e8gles et processus un peu compliqu\u00e9s, mal compris ou susceptibles de g\u00e9n\u00e9rer des erreurs <\/strong>chez les utilisateurs. Car nous avons beaucoup de contenus aujourd\u2019hui, mais tout n\u2019\u00e9tait pas disponible au d\u00e9marrage, nous avons d\u2019abord cibl\u00e9 ceux qui \u00e9taient critiques.<\/li>\n
- Le premier, c\u2019est de bien conna\u00eetre les processus m\u00e9tiers<\/strong> sur lesquels adosser l\u2019assistant. Parce que l\u2019assistant va se baser sur ces processus m\u00e9tier pour fournir du contenu. Si on ne conna\u00eet pas le processus m\u00e9tier au d\u00e9part, \u00e7a va \u00eatre compliqu\u00e9 d\u2019avoir un assistant qui r\u00e9ponde de la bonne mani\u00e8re aux besoins et attentes des utilisateurs.<\/li>\n
- On a \u00e9galement sur certaines notifications bloqu\u00e9 l’acc\u00e8s aux fermetures de notifications<\/strong> pour \u00eatre s\u00fbrs que la notification apparaisse et que l’utilisateur ne la ferme pas. Parfois, on a d\u00e9tourn\u00e9 cet usage pour venir bloquer certaines fonctionnalit\u00e9s sur l’\u00e9cran, qui autrement n’\u00e9tait pas possible de bloquer. Donc l\u2019utilisation de Shortways peut m\u00eame s’\u00e9tendre \u00e0 ce genre de besoin<\/strong>.<\/li>\n
- L\u2019utilisation de l\u2019outil de traduction Shortways pour les contenus \u00e0 transposer<\/strong> en anglais. C\u2019est tr\u00e8s pratique car au-del\u00e0 de la traduction du contenu, il duplique \u00e9galement le contenu, nous n\u2019avons pas \u00e0 tout refaire. Il suffit de faire une revue et \u00e9ventuellement corriger une traduction pour s\u2019adapter au contexte de Louvre Hotels ou modifier une cible si elle n\u2019est plus la m\u00eame qu\u2019en fran\u00e7ais, mais une grande partie du travail est d\u00e9j\u00e0 faite.<\/li>\n
- Un ciblage et ajustement du contenu par population<\/strong>: les directeurs n\u2019ont pas tout \u00e0 fait le m\u00eame contenu que les utilisateurs du si\u00e8ge ou les PMO. Chaque contenu est ajust\u00e9 \u00e0 leurs besoins.<\/li>\n
- \n
- Enfin, nous avons constat\u00e9 que 60% des collaborateurs utilisaient la barre de recherche pour chercher de l\u2019aide\u00a0: plus de 5500 recherches effectu\u00e9es, soit en moyenne 12 recherches par utilisateur. Les statistiques nous montrent \u00e9galement les mots-cl\u00e9s les plus recherch\u00e9s, ceux n\u2019ayant affich\u00e9 aucun r\u00e9sultat et les recherches sur lesquelles les utilisateurs ont signal\u00e9 un contenu manquant, ce qui nous aide \u00e0 d\u00e9tecter sur quoi nous devons cr\u00e9er de nouveaux contenus d\u2019accompagnement en continu.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
- \n
- La centralisation de la documentation<\/strong>,\u00a0avec\u00a0un acc\u00e8s facile aux contenus de formation\u00a0(FAQ, proc\u00e9dures internes,\u00a0\u2026) sans quitter Oracle,<\/li>\n
- Une recherche par mot-cl\u00e9 depuis la barre d\u2019assistance<\/strong>,<\/li>\n
- De clarification<\/strong>\u00a0des processus m\u00e9tiers et de l\u2019organisation. Notamment parce que c\u2019est tr\u00e8s mouvant, \u00e7a change souvent. L\u2019objectif \u00e9tait de pouvoir donner de l\u2019information rapidement.<\/li>\n
- D\u2019assistance <\/strong>renforc\u00e9e\u00a0sur\u00a0l\u2019utilisation de l\u2019outil\u00a0: qui soit quotidienne et en temps r\u00e9el, au moment o\u00f9 le directeur a besoin d\u2019aide. Nos directeurs ont tr\u00e8s peu de temps pour l\u2019administratif. Leur quotidien est centr\u00e9 sur la gestion client et le business h\u00f4telier. Il a donc besoin d\u2019aide au moment o\u00f9 il a fait son administratif, d\u2019o\u00f9 l\u2019int\u00e9r\u00eat d\u2019une aide digitale car l\u2019\u00e9quipe Change n\u2019est pas forc\u00e9ment disponible \u00e0 ce moment-l\u00e0.<\/li>\n
- Nous b\u00e9n\u00e9ficions d\u2019une s\u00e9niorit\u00e9 sur les projets d\u2019impl\u00e9mentation d\u2019ERP<\/strong>, avec notamment une comp\u00e9tence reconnue sur la formation des utilisateurs. Nous connaissons la dynamique projet, les enjeux, les diff\u00e9rentes phases projet, les diff\u00e9rents acteurs que nous pouvons rencontrer dans ces missions.<\/li>\n
- Premi\u00e8rement pour son expertise Oracle<\/strong>. Nous connaissons depuis longtemps le syst\u00e8me Oracle en lui-m\u00eame.<\/li>\n
- Et puis un deuxi\u00e8me volet AMOA sur la partie accompagnement au changement<\/strong>, \u00e0 la fois pour les directeurs d\u2019h\u00f4tels qui utilisent le syst\u00e8me Oracle, et pour les \u00e9quipes de plusieurs services du si\u00e8ge \u00e9galement utilisateurs.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
- D\u2019abord, une \u00e9quipe s\u2019occupe de l\u2019int\u00e9gration de l\u2019ERP Oracle Cloud<\/strong>. Kaora est intervenu en 2025 et d\u00e9but 2026 pour d\u00e9ployer plusieurs vagues d\u2019h\u00f4tels suite \u00e0 la vague initiale qui a eu lieu en 2022.<\/li>\n
- Le deuxi\u00e8me enjeu est l\u2019int\u00e9gration d\u2019Oracle Cloud Platform Finance<\/strong> (Enterprise Resource Planning), pour l\u2019ensemble du p\u00e9rim\u00e8tre, apr\u00e8s 9 ann\u00e9es sans changement digital majeur de la fonction Finance.<\/li>\n
- Le premier enjeu est l\u2019alignement commun autour des processus Finance<\/strong> \u00e0 l\u2019\u00e9chelle europ\u00e9enne. Cela concerne l\u2019ensemble des grands cycles de la comptabilit\u00e9 et des achats : Purchase-to-Pay (P2P\u00a0: comptabilit\u00e9 fournisseurs), Order-to-Cash (O2C\u00a0: comptabilit\u00e9 clients), Cash Management (tr\u00e9sorerie, \u00e9tats de rapprochement bancaires), Record-to-Report (R2R\u00a0: comptabilit\u00e9 g\u00e9n\u00e9rale), ainsi que les processus FP&A (contr\u00f4le de gestion).<\/li>\n
- Une phase de mise en \u0153uvre<\/strong>, appel\u00e9e SILK, visant \u00e0 d\u00e9ployer Oracle ERP Cloud dans 7 pays, au cours de laquelle la nouvelle structure organisationnelle est progressivement mise en place. Cette phase a d\u00e9marr\u00e9 en 2021 par la France avec les h\u00f4tels et les si\u00e8ges. Les autres pays seront d\u00e9ploy\u00e9s \u00e0 partir de juin 2026.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
- Une phase de pr\u00e9paration<\/strong>, appel\u00e9e DRAGON, qui a \u00e9t\u00e9 finalis\u00e9e en 2019, qui a permis de d\u00e9finir les processus m\u00e9tier cibles et de formuler des recommandations d\u2019am\u00e9lioration informatique.<\/li>\n
- Kaora Partners<\/a><\/li>\n