[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||3px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
95% des Directions Achats s\u2019accordent \u00e0 dire que les outils digitaux vont \u00eatre beaucoup plus pr\u00e9sents et importants dans le quotidien des acheteurs (ADRA).
L\u2019usage des outils digitaux ayant \u00e9t\u00e9 d\u00e9multipli\u00e9 ces derni\u00e8res ann\u00e9es notamment afin de maintenir les activit\u00e9s lors de la crise du COVID-19, la ma\u00eetrise des outils num\u00e9riques est donc la 4\u00e8me comp\u00e9tence la plus importante pour les acheteurs (ADRA).\u00a0<\/p>\n
Toutefois, malgr\u00e9 leur importance, ces outils comme les ERP ne sont toujours pas bien adopt\u00e9s.
Cette mauvaise adoption a un impact sur la qualit\u00e9 des donn\u00e9es pour la fonction Finance, \u00e9galement utilisatrice et pilote des ERP.\u00a0<\/p>\n
En effet, 76% des probl\u00e8mes de qualit\u00e9 des donn\u00e9es trouvent leurs origines dans les saisies des utilisateurs (The Warehousing Institute).
Or, la Fonction Finance se doit d\u2019\u00eatre pionni\u00e8re et un ma\u00eetre incontest\u00e9 dans l\u2019entreprise sur la transformation num\u00e9rique, pour en assurer le pilotage et la performance.\u00a0<\/p>\n
La formation, pilier de l\u2019adoption de votre SI Finance ou Achats, permet d\u2019assurer bonnes pratiques de saisie et qualit\u00e9 des donn\u00e9es.
Mais la r\u00e9alit\u00e9 est que la formation a aujourd\u2019hui chang\u00e9, et que le support utilisateur est surcharg\u00e9 des m\u00eames questions.\u00a0<\/p>\n
D\u00e9couvrons pourquoi les 5 points suivants impliquent de revoir vos pratiques\u00a0:<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||30px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
- \n
- Des populations vari\u00e9es<\/u><\/em><\/a><\/li>\n
- Des utilisateurs occasionnels<\/u><\/em><\/a><\/li>\n
- Des outils qui \u00e9voluent plus souvent<\/u><\/em><\/a><\/li>\n
- Une profondeur fonctionnelle vaste et des subtilit\u00e9s de r\u00e8gles<\/u><\/em><\/a><\/li>\n
- Un plan de formation absent<\/u><\/em><\/a><\/li>\n<\/ol>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_padding=”0px||0px|||” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text module_id=”populations-variees” _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” text_font=”||||||||” background_enable_color=”off” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
1 : Des populations plus vari\u00e9es <\/strong>\ud83e\udde9<\/strong><\/span>\u200b<\/strong><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
La communaut\u00e9 d\u2019utilisateurs de votre ERP va \u00e9voluer tout au long de sa vie, pour suivre les \u00e9volutions de votre entreprise<\/strong><\/span>\u00a0:<\/p>\n
- \n
- Du fait d\u2019un turn-over<\/strong> fr\u00e9quent de nouvelles populations \u00e0 former \u00e0 chaque arriv\u00e9e<\/li>\n
- De nouveaux collaborateurs suite \u00e0 un rachat\/acquisition<\/strong> d\u2019une autre entreprise qui ne sont peut-\u00eatre ni familiers avec l\u2019outil ni avec vos processus internes<\/li>\n
- Car vous aurez ouvert vos processus \u00e0 de nouvelles populations d\u2019utilisateurs (ex\u00a0: tous les utilisateurs peuvent d\u00e9sormais faire une demande d\u2019achat sans passer par leur manager)<\/li>\n
- Ou encore \u00e0 des utilisateurs externes<\/strong> comme les fournisseurs sur leur portail<\/li>\n<\/ul>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Conseil\u00a0<\/em>\ud83d\udca1<\/em>: une formation \u00e0 l\u2019ERP doit \u00eatre pr\u00e9vue pour chaque nouvel arrivant, adapt\u00e9e \u00e0 son profil et son niveau d\u2019utilisation de l\u2019outil\u00a0: expert ou utilisateur ponctuel. Les micro-modules embarqu\u00e9s sont un excellent compromis. <\/em><\/p>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_padding=”0px||0px|||” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text module_id=”utilisateurs-occasionnels” _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” text_font=”||||||||” background_enable_color=”off” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
2 : Des utilisateurs occasionnels\u00a0\ud83d\udccd<\/strong><\/span>\u200b<\/strong><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Vos financiers, comptables ou acheteurs ne sont pas les seuls collaborateurs \u00e0 se connecter dans l\u2019ERP.
D\u2019autres utilisateurs viennent \u00e9galement y effectuer des processus qu\u2019ils ne font pas tous les jours.
Reprenons l\u2019exemple\u00a0des demandes d\u2019achat : un RRH pour saisir une commande de prestation pour un cabinet de conseil, un assistant marketing pour une commande de goodies li\u00e9e \u00e0 un salon, \u2026
Depuis leur derni\u00e8re connexion, ils ont s\u00fbrement oubli\u00e9 comment l\u2019effectuer, ou n\u2019en connaissent pas toutes les subtilit\u00e9s.\u00a0<\/p>\nQuand on sait que 50% des acheteurs eux-m\u00eames passent encore 20 \u00e0 40% de leur temps sur le processus de commandes<\/strong><\/span> (Acxias), on comprend ais\u00e9ment que pour un utilisateur occasionnel c\u2019est encore plus long.\u00a0<\/p>\n
De plus, certains processus sont difficiles \u00e0 prendre en main du fait de leur profondeur fonctionnelle et de la raret\u00e9 de leur usage<\/strong>, notamment par ces utilisateurs occasionnels ou externes des syst\u00e8mes.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Conseil\u00a0<\/em>\ud83d\udca1<\/em>: <\/em>mettez \u00e0 disposition dans l\u2019ERP des modes op\u00e9ratoires par process \u00e0 jour et adapt\u00e9s aux diff\u00e9rents contextes possibles. <\/em>Les utilisateurs doivent les trouver sans avoir \u00e0 les chercher, sinon ils pr\u00e9f\u00e8reront directement vous poser la question une \u00e9ni\u00e8me fois \u2026 C<\/em>es modes op\u00e9ratoires ne doivent pas non plus ressembler \u00e0 des manuels utilisateur de 300 pages dans lesquels toute navigation est impossible.<\/em><\/p>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_padding=”0px||0px|||” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text module_id=”evolution-outils” _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” text_font=”||||||||” background_enable_color=”off” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
3 : Des outils qui \u00e9voluent plus souvent \ud83c\udd95\u200b<\/strong><\/span>\u200b<\/strong><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Il faut communiquer sur les nouveaut\u00e9s pour assurer leur adoption et la continuit\u00e9 des activit\u00e9s.
Or, d\u2019un rythme de mises \u00e0 jour \u00e9diteur triennal ou annuel, nous sommes pass\u00e9s \u00e0 un rythme trimestriel ou semestriel.\u00a0<\/p>\nCependant, il est impensable aujourd\u2019hui de pr\u00e9voir des sessions de formation chaque semestre pour tous les employ\u00e9s dans les grandes organisations.\u00a0<\/p>\n
De plus, l\u2019apprenant moderne n\u2019a plus que quelques minutes par jour pour se former<\/strong><\/span>. Il doit \u00eatre rapidement op\u00e9rationnel.\u00a0<\/p>\n
Enfin, les emails de release notes qui d\u00e9taillent les nouvelles fonctionnalit\u00e9s ne sont bien souvent pas lus, perdus dans la masse d\u2019emails re\u00e7us chaque jour par un salari\u00e9, et non per\u00e7us comme \u00ab\u00a0essentiels\u00a0\u00bb.<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Conseil\u00a0<\/em>\ud83d\udca1<\/em>: ins\u00e9rez des pop-up\/bulles de notifications dans les \u00e9crans de votre ERP concern\u00e9s par une nouveaut\u00e9 pour en informer les bons utilisateurs, au bon moment. Chaque bulle peut soit ins\u00e9rer des captures pour pr\u00e9senter la nouveaut\u00e9, ou renvoyer vers un document de l\u2019intranet plus d\u00e9taill\u00e9 par exemple.<\/em><\/p>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”4.17.1″ _module_preset=”default” custom_margin=”||25px|||” custom_padding=”0px||1px|||” locked=”off” global_colors_info=”{}”][et_pb_row column_structure=”3_5,2_5″ _builder_version=”4.17.1″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”3_5″ _builder_version=”4.17.1″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text _builder_version=”4.17.1″ _module_preset=”default” custom_margin=”||21px|||” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Pour en savoir plus, d\u00e9couvrez notre Livre Blanc sur ce sujet !<\/span><\/p>\n
“L’adoption des ERP Finance et Achats”<\/span><\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_button button_url=”https:\/\/shortways.com\/fr\/livre-blanc-adoption-applications-finance-achats\/” button_text=”Acc\u00e9der au Livre Blanc” button_alignment=”center” _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” custom_button=”on” button_text_color=”#FFFFFF” button_bg_color=”#38ABDD” button_border_width=”0px” button_border_radius=”100px” button_icon=”9||divi||400″ transform_scale_tablet=”” transform_scale_phone=”” transform_scale_last_edited=”on|desktop” transform_rotate_tablet=”” transform_rotate_phone=”” transform_rotate_last_edited=”on|desktop” transform_skew_tablet=”” transform_skew_phone=”” transform_skew_last_edited=”on|desktop” transform_origin_tablet=”” transform_origin_phone=”” transform_origin_last_edited=”on|desktop” box_shadow_style=”preset1″ box_shadow_color=”#1780AF” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_button][\/et_pb_column][et_pb_column type=”2_5″ _builder_version=”4.17.1″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/Livre-Adoption-ERP-Finance-Achats.png” title_text=”L’Adoption du SIRH focus support utilisateur – Livre” url=”https:\/\/shortways.com\/fr\/livre-blanc-adoption-applications-finance-achats\/” align=”center” _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” width=”50%” width_tablet=”50%” width_phone=”50%” width_last_edited=”on|desktop” module_alignment=”center” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”4.27.4″ _module_preset=”default” custom_padding=”29px|||||” global_colors_info=”{}”][et_pb_row _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_padding=”0px||0px|||” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text module_id=”profondeur-fonctionnelle” _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” text_font=”||||||||” background_enable_color=”off” min_height=”37px” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
4 : Une profondeur fonctionnelle vaste et des subtilit\u00e9s de r\u00e8gles \ud83d\udd0e<\/strong><\/span>\u200b<\/strong><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Pour reprendre l\u2019exemple de la demande d\u2019achat, comment esp\u00e9rer d\u2019un salari\u00e9 occasionnel qu\u2019il connaisse la liste des cat\u00e9gories d\u2019achat par c\u0153ur<\/strong><\/span> pour saisir la bonne, ou conna\u00eetre certaines sp\u00e9cificit\u00e9s selon le type de d\u2019achat\u00a0?<\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Conseil\u00a0<\/em>\ud83d\udca1<\/em>: clarifiez la signification des champs, fournissez un acc\u00e8s simple aux listes de valeur et \u00e0 des outils permettant d\u2019identifier la bonne donn\u00e9e \u00e0 saisir, pr\u00e9cisez entre parenth\u00e8ses dans l\u2019outil le format de la donn\u00e9e \u00e0 saisir, \u2026<\/em><\/p>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_padding=”0px||0px|||” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text module_id=”plan-formation” _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” text_font=”||||||||” background_enable_color=”off” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
5 : Un plan de formation absent \ud83d\udc68\u200d\ud83c\udfeb<\/strong><\/span>\u200b<\/strong><\/h2>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||15px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Si la formation est le pilier de l\u2019adoption, comment expliquer que 30% des entreprises n\u2019aient pas de plan de formation<\/strong> (InsideBoard)\u00a0?
Un ERP n\u2019est pas le SI le plus intuitif, et l\u2019accompagnement doit \u00eatre continu.\u00a0<\/p>\nIl faut noter que la source du probl\u00e8me n\u2019est pas toujours li\u00e9e aux applications, mais \u00e0 l\u2019absence d\u2019un plan de conduite du changement d\u00e8s l\u2019origine du projet dans 57% des entreprises, de formation pour 30%, ou encore de l\u2019inad\u00e9quation entre les besoins et les outils choisis (InsideBoard).
La r\u00e8gle est pourtant bien connue : sans une conduite du changement adapt\u00e9e et mise en place en amont, pas de succ\u00e8s dans les projets.\u00a0<\/strong><\/span><\/p>\nLes Fonctions Finance et Achats se rejoignent sur ce point : selon 60% des Directeurs Financiers, l\u2019accompagnement au changement est un facteur cl\u00e9 de succ\u00e8s de la mise en place de projets de digitalisation des processus (Talentia et Markess).
41% des DAF consid\u00e8rent m\u00eame que pour l’appropriation des solutions technologiques, il est indispensable de mettre en place un v\u00e9ritable accompagnement des utilisateurs.\u00a0<\/p>\nPour les fonctions Finance et Achats, les leviers de l\u2019appropriation les plus cit\u00e9s sont :
– La mise en place de groupes de travail dans le but d\u2019identifier les besoins des salari\u00e9s,
– La communication interne sur le plan de transformation digitale \/ la diffusion d\u2019explications claires des b\u00e9n\u00e9fices aux employ\u00e9s,
– La formation aux outils et process.<\/p>\nExtrait de notre Livre blanc \u00ab L\u2019adoption des ERP Finance et Achats \u00bb<\/span><\/em><\/a><\/span><\/p>\n
La formation ne s\u2019arr\u00eate pas au d\u00e9ploiement, vous devez pr\u00e9voir dans votre plan de conduite de changement et de formation le volet RUN.<\/p>\n
<\/em><\/span><\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Conseil\u00a0<\/em>\ud83d\udca1<\/em>: n\u2019oubliez pas la formation une fois en phase de RUN ! La formation ne s\u2019arr\u00eate pas au d\u00e9ploiement et ne doit pas \u00eatre n\u00e9glig\u00e9e. Mais bien \u00eatre pr\u00e9vue en continu d\u00e8s l\u2019\u00e9laboration du projet ERP.<\/em><\/p>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_padding=”0px||0px|||” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” text_font=”||||||||” background_enable_color=”off” custom_margin=”||15px||false|false” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Pour r\u00e9sumer :<\/strong><\/span>\u200b<\/strong><\/p>\n
[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
- \n
- Si vos utilisateurs posent r\u00e9guli\u00e8rement les m\u00eames questions, c\u2019est que l\u2019outil ou les processus ne sont pas intuitifs, et que les r\u00e9ponses ne sont pas facilement trouvables : vos utilisateurs doivent perdre le moins de temps possible \u00e0 trouver une r\u00e9ponse adapt\u00e9e \u00e0 leur contexte.<\/li>\n
- Les ERP et processus pouvant rapidement \u00e9voluer, les dispositifs d\u2019accompagnement doivent s\u2019adapter et \u00eatre facilement mis \u00e0 jour.<\/li>\n
- La formation utilisateur doit \u00eatre abord\u00e9e d\u00e8s l\u2019\u00e9laboration du projet, et pens\u00e9e en continu.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n
Votre strat\u00e9gie d\u2019adoption et de formation sur votre ERP est donc \u00e0 repenser.<\/p>\n
Car les effets en cascade d\u2019une mauvaise adoption de votre ERP sont nombreux\u00a0:
\u25fe\u200b Baisse de son utilisation
\u25fe\u200b Baisse de la satisfaction utilisateur
\u25fe\u200b Baisse de sa productivit\u00e9
\u25fe\u200b Donn\u00e9es de mauvaise qualit\u00e9
\u25fe\u200b Augmentation du nombre de tickets de support, \u2026\u00a0<\/p>\nIl en va de l\u2019image de votre fonction Finance, Achats ou IT de bien former les employ\u00e9s pour assurer bonnes pratiques, qualit\u00e9 des donn\u00e9es, r\u00e9tention des talents et gestion des co\u00fbts de fonctionnement.<\/p>\n
<\/em><\/span><\/p>\n
[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_padding=”0px||0px|||” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Pour lutter contre une mauvaise adoption utilisateurs, il existe bien s\u00fbr des solutions et nous avons essay\u00e9 de vous en prodiguer quelques-unes dans cet article.<\/p>\n
\ud83d\udc49\u200b La plupart du temps, les entreprises mettent place de la formation et un manuel utilisateur en pensant que cela am\u00e9liorera l\u2019adoption. Mais est-ce r\u00e9ellement efficace ?<\/p>\n
Cet article vous en dira plus :\u00a05 id\u00e9es re\u00e7ues sur les ERP<\/em><\/a><\/span><\/p>\n
\ud83d\udc49\u200b Pour aller plus loin dans les solutions, d\u00e9couvrez nos 10 secrets pour assurer l\u2019adoption de votre ERP :\u00a010 Secrets pour Assurer l\u2019Adoption de votre ERP<\/em><\/a><\/span><\/p>\n
- De nouveaux collaborateurs suite \u00e0 un rachat\/acquisition<\/strong> d\u2019une autre entreprise qui ne sont peut-\u00eatre ni familiers avec l\u2019outil ni avec vos processus internes<\/li>\n
- Des utilisateurs occasionnels<\/u><\/em><\/a><\/li>\n
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