[et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_padding=”0px||29px||false|false” global_colors_info=”{}”][et_pb_row _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/Parole-dexpertes-Chloe-Longuet-et-Celine-Buisson-GRTgaz.jpg” title_text=”Parole d’expertes – Chlo\u00e9 Longuet et C\u00e9line Buisson GRTgaz” align=”center” _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||50px||false|false” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n
Lors de notre derni\u00e8re Journ\u00e9e Utilisateurs<\/a>, C\u00e9line Buisson, D\u00e9l\u00e9gu\u00e9e SIRH chez GRTgaz, et Chlo\u00e9 Longuet, Charg\u00e9e de projets SIRH et d\u2019\u00e9tudes RH chez GRTgaz, ont pr\u00e9sent\u00e9 la d\u00e9marche de conduite du changement adopt\u00e9e et les r\u00e9sultats obtenus, 5 mois apr\u00e8s le d\u00e9ploiement de leur nouvel outil de GTA Kelio<\/a> avec Shortways.<\/p>\n Contexte, objectifs, m\u00e9thodologie de conduite du changement adopt\u00e9e \u2026 retour sur ce projet.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px|||” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Table des mati\u00e8res<\/u><\/strong>\u00a0:<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||20px||false|false” hover_enabled=”0″ global_colors_info=”{}” module_id=”contexte” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n C\u00e9line Buisson<\/span><\/i>\u00a0<\/span>:<\/span><\/i> En 2022, GRTgaz a lanc\u00e9 un projet de remplacement de son outil de GTA, qui \u00e9tait un outil sp\u00e9cifique d\u2019une vingtaine d\u2019ann\u00e9es, devenu obsol\u00e8te. Ce projet s\u2019appelle COL\u2019T, pour \u00ab\u00a0<\/span>Collecte des Temps\u00a0\u00bb<\/span>.<\/p>\n Parmi toutes les entreprises des IEG (Industries Electriques Et Gazi\u00e8res) qui utilisaient cette solution historique de GTA, GRTgaz fut la 1\u00e8re \u00e0 op\u00e9rer ce changement<\/b>.<\/p>\n L\u2019enjeu \u00e9tait important car la GTA concerne tous les salari\u00e9s et la paie sur des usages tr\u00e8s vari\u00e9s, que nos salari\u00e9s sont dispers\u00e9s dans toute la France et qu\u2019ils ne sont pas tous tr\u00e8s \u00e0 l\u2019aise avec l\u2019informatique.<\/p>\n Nous avions donc besoin de mettre en place une importante <\/span>d\u00e9marche d\u2019accompagnement du changement pour nos 3 300 utilisateurs<\/b>.<\/span><\/p>\n \n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||20px||false|false” hover_enabled=”0″ global_colors_info=”{}” module_id=”objectifs” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n C\u00e9line Buisson<\/em>\u00a0:<\/em><\/span> L\u2019objectif principal \u00e9tait de conduire le changement et faciliter la prise en main<\/strong> pour s\u2019assurer que tous nos salari\u00e9s s\u2019approprient COL\u2019T, avec le fort enjeu que tous les \u00e9l\u00e9ments soient saisis avant la fin du mois de janvier pour la premi\u00e8re paie avec ce nouvel outil.<\/span><\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Chlo\u00e9 Longuet<\/em>\u00a0:<\/em><\/span> Les r\u00e8gles et sp\u00e9cificit\u00e9s en GTA<\/a><\/strong> pouvant \u00eatre complexes et avec beaucoup de cas particuliers, comme par exemple les astreintes, l\u2019objectif \u00e9tait d\u2019int\u00e9grer directement dans les instructions tutorielles du contenu m\u00e9tier RH\u00a0<\/strong>: centraliser les informations \u00e0 la fois fonctionnelles<\/strong>, r\u00e8glementaires<\/strong>, et \u00ab\u00a0techniques<\/strong> \u00bb.<\/p>\n Nous avions aussi vraiment \u00e0 c\u0153ur d\u2019encourager l\u2019autonomie des salari\u00e9s<\/strong> en favorisant l\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019information directement dans l\u2019outil.<\/p>\n Nous ne souhaitions pas qu\u2019ils soient tributaires de leur gestionnaire RH pour avoir les informations mais qu\u2019ils b\u00e9n\u00e9ficient d\u2019un accompagnement complet incluant les r\u00e8gles RH dans les supports, comme par exemple les types d\u2019astreintes<\/span>.<\/span><\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||20px||false|false” hover_enabled=”0″ global_colors_info=”{}” module_id=”methodologie” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n C\u00e9line Buisson<\/em> :<\/em>\u00a0<\/span><\/span>Nous avons mis en place un dispositif d\u2019accompagnement renforc\u00e9<\/strong> de d\u00e9but janvier jusqu\u2019\u00e0 d\u00e9but mars, combinant plusieurs canaux et actions<\/strong>, de sorte de nous assurer de toucher l\u2019ensemble de nos salari\u00e9s\u00a0:<\/p>\n GRTgaz s\u2019est tourn\u00e9 vers Shortways pour int\u00e9grer son assistant digital au nouvel outil d\u00e8s le go-live le 1er janvier 2023<\/strong>.<\/p>\n Nous l\u2019avons port\u00e9 via la communication et l\u2019accompagnement au changement faits pour COL\u2019T\u00a0:<\/p>\n Nous ne faisions pas une pr\u00e9sentation d\u00e9di\u00e9e \u00e0 l\u2019assistant<\/em> mais nous int\u00e9grions les informations relatives \u00e0 l\u2019assistant digital dans la pr\u00e9sentation de COL\u2019T<\/em><\/strong>\u00a0<\/strong>: \u00ab\u00a0Voici COL\u2019T, et dans COL\u2019T, vous avez un assistant pour vous guider\u00a0\u00bb.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Chlo\u00e9 Longuet<\/em> :<\/em>\u00a0<\/span>Une pr\u00e9sentation syst\u00e9matique de Shortways \u00e9tait d\u2019abord faite au d\u00e9but des sessions de prise en main de COL\u2019T, en le pr\u00e9sentant comme une fonctionnalit\u00e9 \u00e0 part enti\u00e8re de COL\u2019T.<\/p>\n Nous donnions d\u2019abord les consignes de t\u00e9l\u00e9chargement de l\u2019aide en ligne\u00a0: le d\u00e9ploiement de Shortways se faisant par extension de navigateur<\/a>, chacun devait lui-m\u00eame t\u00e9l\u00e9charger l\u2019extension.<\/p>\n Puis au cours de la pr\u00e9sentation des fonctionnalit\u00e9s de COL\u2019T, nous donnions des exemples d\u2019utilisation de l\u2019assistant : \u00ab Ce parcours peut sembler complexe \u00e0 prendre en main, mais ne vous inqui\u00e9tez pas vous pouvez retrouver le pas-\u00e0-pas d\u00e9di\u00e9 dans Shortways \u00bb.<\/p>\n Enfin, pour tous les canaux d\u2019\u00e9changes avec les salari\u00e9s, qu\u2019il s\u2019agisse de questions sur notre r\u00e9seau social d\u2019entreprise ou autre, nous avions pris le parti de renvoyer syst\u00e9matiquement vers l\u2019assistant pour en promouvoir l\u2019utilisation lors de nos r\u00e9ponses.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||20px||false|false” hover_enabled=”0″ global_colors_info=”{}” module_id=”ajustements” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n C\u00e9line Buisson<\/em> :<\/em> <\/span><\/span>Apr\u00e8s 5 mois d\u2019utilisation, plus de 50% de nos salari\u00e9s ont t\u00e9l\u00e9charg\u00e9 l\u2019extension de l\u2019Assistant<\/strong>. Nous redoutions que ce t\u00e9l\u00e9chargement \u00e0 effectuer par chaque salari\u00e9 soit un frein, mais les chiffres parlent d\u2019eux-m\u00eames\u00a0: \u00a0ce sont des statistiques d\u2019utilisation tr\u00e8s encourageantes<\/strong> qui nous confirment que l\u2019outil a globalement \u00e9t\u00e9 compris et a son int\u00e9r\u00eat aupr\u00e8s de nos salari\u00e9s.<\/p>\n Pour p\u00e9renniser et am\u00e9liorer ce taux d\u2019utilisation, nous continuons \u00e0 enrichir les contenus de Shortways \u00e0 partir notamment des questions pos\u00e9es par les salari\u00e9s, et \u00e0 encourager son utilisation lors de questions et aupr\u00e8s des nouveaux arrivants.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Chlo\u00e9 Longuet<\/em> :<\/em> <\/span>En plus de l\u2019assistant, nous avons des tutos dans notre LMS sur certains aspects de COL\u2019T. Nous avons donc l\u2019id\u00e9e de cr\u00e9er un court tuto d\u00e9di\u00e9 \u00e0 l\u2019utilisation de Shortways, pour pr\u00e9senter ses fonctionnalit\u00e9s aux salari\u00e9s qui n\u2019auraient pas eu l\u2019information tels que les nouveaux arrivants.<\/p>\n Le contenu Shortways \u00e9tant plus facile \u00e0 maintenir<\/strong> que la documentation dans le LMS, nous mettons l\u2019accent sur une mise \u00e0 jour et une compl\u00e9tude des informations dans l\u2019Assistant, pour y orienter plus facilement nos utilisateurs. L\u2019id\u00e9e est d\u2019adapter les informations contenues dans les tutos du LMS pour simplifier notre documentation, \u00e9viter les doublons, et promouvoir l\u2019assistant digital pour l\u2019aide sur COL\u2019T.<\/p>\n Enfin, nous pr\u00e9voyons d’int\u00e9grer des recommandations de consultation Shortways dans les m\u00e9mos de la hotline : \u00ab As-tu regard\u00e9 dans l\u2019aide en ligne ? \u00bb.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||20px||false|false” hover_enabled=”0″ global_colors_info=”{}” module_id=”creation” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Chlo\u00e9 Longuet<\/em> :<\/em> <\/span>La facilit\u00e9 de prise en main du Shortways Designer<\/strong> et la r\u00e9activit\u00e9 de l\u2019\u00e9quipe Shortways<\/strong> ont \u00e9t\u00e9 un vrai plus.<\/p>\n La cr\u00e9ation des contenus est rapide<\/strong>. Nous avons pass\u00e9 3 mois \u00e0 quasi temps plein sur Shortways, mais ce sont surtout les travaux en amont sur les r\u00e8gles RH \u00e0 int\u00e9grer qui ont \u00e9t\u00e9 chronophages\u00a0: la r\u00e9flexion sur les messages \u00e0 passer dans les contenus a pris plus de temps que l’impl\u00e9mentation elle-m\u00eame, notamment sur les r\u00e8gles RH qui requ\u00e9raient de l\u2019information et la validation de diff\u00e9rents interlocuteurs. <\/span>La phase de cr\u00e9ation et la mise \u00e0 jour des contenus via Shortways reste plus rapide et ais\u00e9e que la r\u00e9daction et l\u2019actualisation de longs modes op\u00e9ratoires.<\/p>\n Depuis le d\u00e9ploiement de COL\u2019T et Shortways, nous ne passons plus que quelques heures par mois<\/strong> tout au plus sur le Shortways Designer\u00a0: pour cr\u00e9er de nouveaux contenus suite aux questions des salari\u00e9s, des actualit\u00e9s RH ou des nouveaut\u00e9s de COL\u2019T, et pour analyser des statistiques Shortways.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.27.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||20px||false|false” hover_enabled=”0″ global_colors_info=”{}” module_id=”indicateurs” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||40px||false|false” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n C\u00e9line Buisson<\/em> :<\/em> <\/span><\/span>Les premiers mois, nous regardions les statistiques<\/strong> chaque semaine, pour nous assurer que nos consignes \u00e9taient claires et comprises, et v\u00e9rifier si nos coll\u00e8gues t\u00e9l\u00e9chargeaient bien l\u2019extension.<\/p>\n Nous avons donc surveill\u00e9 tout d\u2019abord les statistiques de t\u00e9l\u00e9chargement de l\u2019Assistant.<\/p>\n\n
Quel \u00e9tait le contexte de votre projet ?<\/span><\/h2>\n
Quels \u00e9taient les objectifs du projet ?<\/span><\/h2>\n
Quelle approche de conduite du changement \/ m\u00e9thodologie a \u00e9t\u00e9 suivie ?<\/span><\/h2>\n
\n
5 mois apr\u00e8s le d\u00e9ploiement, quels ajustements avez-vous op\u00e9r\u00e9s ?<\/span><\/h2>\n
Combien de temps vous a demand\u00e9 la cr\u00e9ation des contenus, et avez-vous rencontr\u00e9 des difficult\u00e9s ?<\/span><\/h2>\n
Quelles mesures \/ indicateurs de d\u00e9ploiement ont \u00e9t\u00e9 suivis, et quelle exploitation des tableaux de bord a \u00e9t\u00e9 mise en place pour le suivi des contenus ?<\/span><\/h2>\n