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Un processus phare g\u00e9r\u00e9 par les logiciels ERP comme SAP, Sage, Oracle e-business, Microsoft Dynamics, etc. est le processus achat, ou Procure-To-Pay en anglais.
L’ERP g\u00e8re tout le cycle achat, de la demande d’achat au paiement fournisseur, permettant aux acheteurs de piloter leur politique d’achat efficacement.
Mais qui dit politique d’achat dit r\u00e8gles tr\u00e8s pr\u00e9cises \u00e0 respecter pour les chefs de service ou assistant(e)s de d\u00e9partement -des non sp\u00e9cialistes des achats-\u00a0 qui veulent passer une commande d’achat pour pouvoir traiter avec leur fournisseur pr\u00e9f\u00e9r\u00e9.<\/p>\n
L’ERP peut alors se transformer en un v\u00e9ritable parcours du combattant.<\/p>\n
Alors, cher(e) ami(e) utilisateur, voici 10 pi\u00e8ges \u00e0 \u00e9viter !<\/p>\n
1) V\u00e9rifiez que votre fournisseur existe bien dans votre ERP<\/strong>… et que ses informations sont exactes : conditions de paiement, catalogue d’articles s’il s’agit de produits tr\u00e8s sp\u00e9cifiques, etc. 2) Au moment de saisir la commande, choisissez la bonne cat\u00e9gorie d’achat<\/strong> (ou type de commande d’achat) : investissement, prestation immat\u00e9rielle, consommables, etc…<\/p>\n Ne pas choisir la bonne cat\u00e9gorie, c’est risquer : Alors \u00e7a peut valoir le coup de retrouver au fond votre tiroir cette proc\u00e9dure qui d\u00e9crit les cat\u00e9gories d’achat.<\/p>\n 3) Votre commande porte sur un investissement ? Assurez-vous que votre num\u00e9ro de dossier d’investissement existe bien dans votre ERP<\/strong>. 4) Ensuite vient le choix du fournisseur et des articles \u00e0 commander.<\/strong> 5) La commande a \u00e9t\u00e9 valid\u00e9e et envoy\u00e9e \u00e0 votre fournisseur.<\/strong> Voici venu de r\u00e9ceptionner ses produits. 6) C’est \u00e9galement \u00e0 la r\u00e9ception que l’on d\u00e9couvre que l’imputation comptable de l’article n’est pas bonne ou inexistante<\/strong>. Bonne chance pour trouver le bon compte comptable ! Cette \u00e9tape se termine souvent par un appel \u00e0 un coll\u00e8gue ami (qui s’y conna\u00eet, lui).<\/p>\n 7) Vous r\u00e9ceptionnez un investissement ?<\/strong> N’oubliez pas de remplir le petit param\u00e8tre dans votre ERP pour activer la m\u00e9canique comptable qui va bien (sinon, gare aux foudres de … cf plus haut)<\/p>\n 8) Vous avez valid\u00e9 la r\u00e9ception. Le fournisseur peut envoyer sa facture.<\/strong> 9) Vous recevez votre facture annuelle pour un service r\u00e9current que vous avez souscrit<\/strong> (une assurance, un logiciel, etc.). 10) Vous avez une facture, mais pas de commande d’achat en face<\/strong>. Votre fournisseur a un probl\u00e8me. Vous aussi.<\/p>\n Nos conseils pour \u00e9viter ces 10 pi\u00e8ges bien connus : [\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Un processus phare g\u00e9r\u00e9 par les logiciels ERP comme SAP, Sage, Oracle e-business, Microsoft Dynamics, etc. est le processus achat, ou Procure-To-Pay en anglais.L’ERP g\u00e8re tout le cycle achat, de la demande d’achat au paiement fournisseur, permettant aux acheteurs de piloter leur politique d’achat efficacement.Mais qui dit politique d’achat dit r\u00e8gles tr\u00e8s pr\u00e9cises \u00e0 respecter […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":3670,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"on","_et_pb_old_content":" Un processus phare g\u00e9r\u00e9 par les logiciels ERP comme SAP, Sage, Oracle e-business, Microsoft Dynamics, etc. est le processus achat, ou Procure-To-Pay en anglais.\r\nL'ERP g\u00e8re tout le cycle achat, de la demande d'achat au paiement fournisseur, permettant aux acheteurs de piloter leur politique d'achat efficacement.\r\nMais qui dit politique d'achat dit r\u00e8gles tr\u00e8s pr\u00e9cises \u00e0 respecter pour les chefs de service ou assistant(e)s de d\u00e9partement -des non sp\u00e9cialistes des achats-\u00a0 qui veulent passer une commande d'achat pour pouvoir traiter avec leur fournisseur pr\u00e9f\u00e9r\u00e9.\r\n\r\nL'ERP peut alors se transformer en un v\u00e9ritable parcours du combattant.\r\n\r\nAlors, cher(e) ami(e) utilisateur, voici 10 pi\u00e8ges \u00e0 \u00e9viter !\r\n\r\n1) V\u00e9rifiez que votre fournisseur existe bien dans votre ERP<\/strong>... et que ses informations sont exactes : conditions de paiement, catalogue d'articles s'il s'agit de produits tr\u00e8s sp\u00e9cifiques, etc.\r\nSi ce n'est pas le cas, vous voil\u00e0 parti pour une demande de cr\u00e9ation fournisseur qui va retarder votre demande (une proc\u00e9dure en plus !)\r\n\r\n2) Au moment de saisir la commande, choisissez la bonne cat\u00e9gorie d'achat<\/strong> (ou type de commande d'achat) : investissement, prestation immat\u00e9rielle, consommables, etc...\r\n\r\nNe pas choisir la bonne cat\u00e9gorie, c'est risquer :\r\n- une mauvaise imputation (et s'attirer les foudres de votre chef comptable),\r\n- de d\u00e9clencher des \u00e9tapes impr\u00e9vues du processus (un consommable, c'est souvent r\u00e9ceptionn\u00e9 automatiquement par le syst\u00e8me, et vous vous retrouvez alors avec une facture sans commande d'achat ouverte en face),\r\n\r\nAlors \u00e7a peut valoir le coup de retrouver au fond votre tiroir cette proc\u00e9dure qui d\u00e9crit les cat\u00e9gories d'achat.\r\n\r\n3) Votre commande porte sur un investissement ? Assurez-vous que votre num\u00e9ro de dossier d'investissement existe bien dans votre ERP<\/strong>.\r\nMunissez-vous \u00e9galement de la bonne proc\u00e9dure pour votre commande. Souvent la commande d'investissement requiert une saisie et des \u00e9tapes particuli\u00e8res (cf. \u00e9tape r\u00e9ception plus bas).\r\n\r\n4) Ensuite vient le choix du fournisseur et des articles \u00e0 commander.<\/strong>\r\nA ce moment, des quotas ou des conditions particuli\u00e8res (remises) peuvent s'appliquer. Difficile de le savoir ou de s'en souvenir. Heureusement votre acheteur pr\u00e9voyant vous a envoy\u00e9 cela par email il y a 15 jours. Ne reste plus qu'\u00e0 le retrouver...\r\n\r\n5) La commande a \u00e9t\u00e9 valid\u00e9e et envoy\u00e9e \u00e0 votre fournisseur.<\/strong> Voici venu de r\u00e9ceptionner ses produits.\r\nPriez alors pour que la quantit\u00e9 re\u00e7ue soit conforme \u00e0 votre commande, car sinon, c'est retour \u00e0 la case commande (en mode modification cette fois).\r\n\r\n6) C'est \u00e9galement \u00e0 la r\u00e9ception que l'on d\u00e9couvre que l'imputation comptable de l'article n'est pas bonne ou inexistante<\/strong>. Bonne chance pour trouver le bon compte comptable ! Cette \u00e9tape se termine souvent par un appel \u00e0 un coll\u00e8gue ami (qui s'y conna\u00eet, lui).\r\n\r\n7) Vous r\u00e9ceptionnez un investissement ?<\/strong> N'oubliez pas de remplir le petit param\u00e8tre dans votre ERP pour activer la m\u00e9canique comptable qui va bien (sinon, gare aux foudres de ... cf plus haut)\r\n\r\n8) Vous avez valid\u00e9 la r\u00e9ception. Le fournisseur peut envoyer sa facture.<\/strong>\r\nDans la plupart des cas, le rapprochement est automatique gr\u00e2ce aux plateformes de d\u00e9mat\u00e9rialisation. Mais s'il y a un \u00e9cart (prix, quantit\u00e9, ...) c'est \u00e0 vous de la valider. \u00cates-vous vraiment s\u00fbr de comprendre pourquoi il y a ce taux de TVA de 0% sur la facture ?\r\n\r\n9) Vous recevez votre facture annuelle pour un service r\u00e9current que vous avez souscrit<\/strong> (une assurance, un logiciel, etc.).\r\nIl va falloir retrouver les conditions contractuelles correspondantes avant de pouvoir la rentrer dans le syst\u00e8me.\r\n\r\n10) Vous avez une facture, mais pas de commande d'achat en face<\/strong>. Votre fournisseur a un probl\u00e8me. Vous aussi.\r\n\r\nNos conseils pour \u00e9viter ces 10 pi\u00e8ges bien connus :\r\n- capturez toute la documentation et l'information que vous envoient vos sp\u00e9cialistes ERP, pour toujours les avoir \u00e0 port\u00e9e de main.\r\n- partagez vos probl\u00e8mes, trucs et astuces avec vos coll\u00e8gues, ne restez pas seul !\r\nLe processus d'achat et les relations avec vos fournisseurs n'en seront que meilleures !<\/p>","_et_gb_content_width":"","cybocfi_hide_featured_image":"","spay_email":"","footnotes":""},"categories":[490],"tags":[515],"class_list":["post-3668","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-actualite","tag-erp-fr-2"],"yoast_head":"\n
Si ce n’est pas le cas, vous voil\u00e0 parti pour une demande de cr\u00e9ation fournisseur qui va retarder votre demande (une proc\u00e9dure en plus !)<\/p>\n
– une mauvaise imputation (et s’attirer les foudres de votre chef comptable),
– de d\u00e9clencher des \u00e9tapes impr\u00e9vues du processus (un consommable, c’est souvent r\u00e9ceptionn\u00e9 automatiquement par le syst\u00e8me, et vous vous retrouvez alors avec une facture sans commande d’achat ouverte en face),<\/p>\n
Munissez-vous \u00e9galement de la bonne proc\u00e9dure pour votre commande. Souvent la commande d’investissement requiert une saisie et des \u00e9tapes particuli\u00e8res (cf. \u00e9tape r\u00e9ception plus bas).<\/p>\n
A ce moment, des quotas ou des conditions particuli\u00e8res (remises) peuvent s’appliquer. Difficile de le savoir ou de s’en souvenir. Heureusement votre acheteur pr\u00e9voyant vous a envoy\u00e9 cela par email il y a 15 jours. Ne reste plus qu’\u00e0 le retrouver…<\/p>\n
Priez alors pour que la quantit\u00e9 re\u00e7ue soit conforme \u00e0 votre commande, car sinon, c’est retour \u00e0 la case commande (en mode modification cette fois).<\/p>\n
Dans la plupart des cas, le rapprochement est automatique gr\u00e2ce aux plateformes de d\u00e9mat\u00e9rialisation. Mais s’il y a un \u00e9cart (prix, quantit\u00e9, …) c’est \u00e0 vous de la valider. \u00cates-vous vraiment s\u00fbr de comprendre pourquoi il y a ce taux de TVA de 0% sur la facture ?<\/p>\n
Il va falloir retrouver les conditions contractuelles correspondantes avant de pouvoir la rentrer dans le syst\u00e8me.<\/p>\n
– capturez toute la documentation et l’information que vous envoient vos sp\u00e9cialistes ERP, pour toujours les avoir \u00e0 port\u00e9e de main.
– partagez vos probl\u00e8mes, trucs et astuces avec vos coll\u00e8gues, ne restez pas seul !
Le processus d’achat et les relations avec vos fournisseurs n’en seront que meilleures !<\/p>\n![\"erp\"](\"http:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/erp1-1024x377.jpg\")
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