﻿{"id":36053,"date":"2023-02-08T10:59:48","date_gmt":"2023-02-08T09:59:48","guid":{"rendered":"https:\/\/shortways.com\/?p=36053"},"modified":"2023-05-09T13:24:52","modified_gmt":"2023-05-09T12:24:52","slug":"decharger-support-igpde","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/shortways.com\/fr\/blog\/paroles-experts\/decharger-support-igpde\/","title":{"rendered":"Parole d&#8217;expert &#8211; Accompagner les agents dans leur nouvel outil et r\u00e9duire le support utilisateur, Emmanuel Bunel, IGPDE"},"content":{"rendered":"<p>[et_pb_section fb_built=&#8221;1&#8243; admin_label=&#8221;section&#8221; _builder_version=&#8221;4.16&#8243; custom_padding=&#8221;2px|||||&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;][et_pb_row admin_label=&#8221;row&#8221; _builder_version=&#8221;4.16&#8243; background_size=&#8221;initial&#8221; background_position=&#8221;top_left&#8221; background_repeat=&#8221;repeat&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;][et_pb_column type=&#8221;4_4&#8243; _builder_version=&#8221;4.16&#8243; custom_padding=&#8221;|||&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221; custom_padding__hover=&#8221;|||&#8221;][et_pb_image src=&#8221;https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/Parole-dexpert-IGPDE.jpg&#8221; title_text=&#8221;Parole d&#8217;expert IGPDE&#8221; _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; _module_preset=&#8221;default&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.20.0&#8243; header_2_text_color=&#8221;#1780AF&#8221; text_orientation=&#8221;justified&#8221; hover_enabled=&#8221;0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221; sticky_enabled=&#8221;0&#8243;]<\/p>\n<h2 style=\"text-align: center;\"><span style=\"color: #1780af;\">Comment l&#8217;IGPDE a conduit le changement et r\u00e9duit son support utilisateur avec Shortways<\/span><\/h2>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>L\u2019<a href=\"https:\/\/www.economie.gouv.fr\/igpde\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">IGPDE<\/a>\u00a0est l\u2019Organisme de formation du minist\u00e8re de l\u2019\u00c9conomie, des Finances et de la Souverainet\u00e9 industrielle et num\u00e9rique.<\/p>\n<p>Lors de notre webinaire \u00ab\u00a0retour d\u2019exp\u00e9rience\u00a0\u00bb, Emmannuel Bunel, Chef du d\u00e9partement Informatique et logistique, nous a t\u00e9moign\u00e9 comment l\u2019IGPDE a digitalis\u00e9 ce processus gr\u00e2ce \u00e0 la solution de formation de\u00a0<a href=\"https:\/\/shortways.com\/fr\/talentsoft\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Cegid Talentsoft<\/a>, et accompagn\u00e9 sa prise en main avec Shortways.<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; text_orientation=&#8221;justified&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><strong>Quel \u00e9tait le contexte de votre projet ?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><strong><\/strong><\/span><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Emmanuel Bunel : Si on doit r\u00e9sumer l\u2019IGPDE, il s\u2019agit du centre de formation continue du minist\u00e8re des Finances qui agit aussi pour d\u2019autres minist\u00e8res et d\u2019autres corps de m\u00e9tier. Nous sommes certifi\u00e9s Qualiopi pour notre c\u0153ur de m\u00e9tier, la formation, et c\u2019est sur cette partie qu\u2019intervient Shortways.<\/p>\n<p>L\u2019IGPDE assure<strong> 3 missions principales<\/strong>\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Assurer la promotion <\/strong>et<strong> le d\u00e9veloppement des comp\u00e9tences<\/strong> des agents, donc accro\u00eetre les comp\u00e9tences dans tous les domaines, notamment manag\u00e9<\/li>\n<li><strong>Accompagner la transformation de l\u2019action publique<\/strong> au travers de la recherche.<\/li>\n<li><strong>D\u00e9ployer des activit\u00e9s de recherche et de diffusion du savoir<\/strong> et des best practices de nos coll\u00e8gues europ\u00e9ens et internationaux.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Voici quelques chiffres \u00e0 retenir nous concernant, pour vous donner un ordre de grandeur des volum\u00e9tries que l\u2019on traite\u00a0:<\/p>\n<p>Nous sommes plus de 33 000 stagiaires et pr\u00e9parants au concours de l\u2019INSP (anciennement l\u2019ENA), et avec presque 50 000 journ\u00e9es stagiaires. De plus, nous sommes 130 000 en administration centrale MEFSIN (minist\u00e8re des Finances et de la souverainet\u00e9 industrielle et num\u00e9rique). Ce qui correspond <strong>\u00e0 pr\u00e8s de 160<\/strong><strong>\u00a0<\/strong><strong>000 clients potentiels avec les agents hors MEFSIN<\/strong>, avec une moiti\u00e9 de charg\u00e9s de formation et une autre de conseillers formation.<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3><strong><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">Il faut donc une bonne logistique pour g\u00e9rer toutes ces personnes ?<\/span><\/strong><\/h3>\n<p><strong><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/strong><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: Absolument, mon d\u00e9partement s\u2019occupe de la logistique et tout ce qui est li\u00e9 \u00e0 la logistique des formations\u00a0: les salles de formation, la production et la diffusion de multim\u00e9dias.<\/p>\n<p>A c\u00f4t\u00e9, nous avons les infrastructures qui nous servent \u00e0 g\u00e9rer cela.\u00a0L\u2019exploitation d\u2019infrastructures et l\u2019assistance aux utilisateurs sont g\u00e9r\u00e9es par mon d\u00e9partement.<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">Il y a quelques ann\u00e9es, vous avez d\u00e9cid\u00e9 de digitaliser tout cette gestion. Quel \u00e9tait le contexte de ce projet ?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: Nous \u00e9tions confront\u00e9s \u00e0 la n\u00e9cessit\u00e9 de changer et <strong>mettre \u00e0 jour une vieille application <\/strong>de gestion des formations qui avait plus de vingt ans et revoir cette partie SI de formation m\u00e9tier. Le projet \u00ab\u00a0Bagheera\u00a0\u00bb a ainsi \u00e9t\u00e9 initi\u00e9 en 2017 et mis en production \u00e0 partir du d\u00e9but de l\u2019ann\u00e9e 2022. Dans le cadre de ce projet, nous nous sommes tourn\u00e9s vers une <strong>solution en mode SaaS<\/strong> propos\u00e9e par <strong>Cegid Talentsoft<\/strong>. C\u2019est un module ax\u00e9 sur la formation et tout l\u2019\u00e9cosyst\u00e8me de la gestion de l\u2019information.<\/p>\n<p>Nos 3 objectifs principaux \u00e9taient\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>De <strong>remplacer une application obsol\u00e8te<\/strong>,<\/li>\n<li>De <strong>digitaliser les process d\u2019inscription en formation<\/strong> qui \u00e9taient en partie sur papier,<\/li>\n<li>Derri\u00e8re, la direction souhaitait <strong>mettre le stagiaire au c\u0153ur de ce SI<\/strong>, de l\u2019expression de ses besoins jusqu\u2019\u00e0 l\u2019inscription, au contr\u00f4le des pr\u00e9sences et \u00e0 l\u2019\u00e9valuation des formations dans le cadre de notre suivi qualit\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">C&#8217;est un projet de taille qui adresse le c\u0153ur de votre fonctionnement. Quels \u00e9taient les enjeux du projet Bagheera ?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: Nous sommes sur un sch\u00e9ma complexe avec le syst\u00e8me Bagheera et des syst\u00e8mes de formations actuels sur toutes les solutions. Nous le d\u00e9clinons en 3 modules principaux\u00a0: le TMS, le LMS et les LCMS.<\/p>\n<p>Ces enjeux sont li\u00e9s au choix de solutions en mode SaaS qui sont tr\u00e8s pratiques mais pouvant engendrer des configurations particuli\u00e8res. Pour nous, cela a \u00e9t\u00e9 des <strong>changements sur nos anciennes proc\u00e9dures<\/strong> pour s\u2019adapter au logiciel. Ces adaptations nous ont contraints \u00e0 organiser une conduite du changement de longue haleine qui s\u2019imposait pour un changement aussi radical d\u2019une application \u00ab\u00a0classique\u00a0\u00bb, vers une application en mode Saas avec des proc\u00e9dures compl\u00e8tement diff\u00e9rentes.<\/p>\n<p>Un autre enjeu est le c\u0153ur de \u00ab\u00a0<strong>pourquoi nous avons utilis\u00e9 la solution Shortways<\/strong><strong>\u00a0<\/strong><strong>?<\/strong>\u00a0\u00bb. Nous devions <strong>mettre en place un support utilisateur<\/strong> car, qui dit application complexe, dit support utilisateurs, surtout dans une phase initiale importante. Malheureusement, mon d\u00e9partement et surtout mon \u00e9quipe support, n\u2019\u00e9taient pas calibr\u00e9s pour r\u00e9pondre \u00e0 cette \u00e9quation\u00a0: <strong>4 agents pour 160 000 utilisateurs <\/strong>potentiels avec des profils plus ou moins complexes. Un d\u00e9s\u00e9quilibre qui ne permet pas d\u2019ouvrir un support t\u00e9l\u00e9phonique \u00e0 temps plein.<br \/>Cette nouvelle \u00e9quation a \u00e9t\u00e9 pour nous le point de d\u00e9part pour chercher une solution. Dans la cha\u00eene de formation, nous partons de l\u2019agent, le futur stagiaire. Mais nous avons des profils internes de charg\u00e9s de formation qui les g\u00e8rent de A \u00e0 Z, des charg\u00e9s de client\u00e8le qui recueillent les besoins des autres minist\u00e8res avec des profils et des droits diff\u00e9rents sur l\u2019application.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Enfin, le dernier enjeu \u00e9tait la <strong>complexit\u00e9 de certaines proc\u00e9dures<\/strong>. Nous avons mis le stagiaire au centre de notre application ce qui a simplifi\u00e9 ses d\u00e9marches. Mais cela a complexifi\u00e9 en interne les d\u00e9marches ou les proc\u00e9dures pour nos charg\u00e9s de formation pour lesquels on demande plus d\u2019exigence sur la saisie des donn\u00e9es, sur la cr\u00e9ation des actions, etc. Cela alourdi leurs t\u00e2ches pour simplifier celle du client final IGPDE.<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">Toute cette approche conduite du changement du changement a pris en compte tr\u00e8s t\u00f4t la n\u00e9cessit\u00e9 d&#8217;avoir un support utilisateur efficace. Quelle m\u00e9thodologie de formation et de conduite du changement a \u00e9t\u00e9 mise en place pour ces utilisateurs ?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: Nous avons suivi une <strong>d\u00e9marche standard<\/strong> en nous questionnant sur les grandes \u00e9tapes de la conduite du changement.<\/p>\n<p>Lorsqu\u2019on a peu de ressources en interne, il est n\u00e9cessaire de cr\u00e9er un r\u00e9seau d\u2019ambassadeurs. C\u2019est souvent un r\u00e9seau de r\u00e9f\u00e9rents de services ou d\u00e9partements pour cr\u00e9er des relais locaux, apporter des informations et tester la solution en amont de la mise en production. Nous avons donc cr\u00e9\u00e9 notre <strong>r\u00e9seau d\u2019ambassadeurs Bagheera<\/strong>.<\/p>\n<p>\u00c0 la suite de cela, nous avons cr\u00e9\u00e9 un <strong>plan de formation destin\u00e9 \u00e0 des formateurs<\/strong> pour diffuser l\u2019informations aux agents, puis aux correspondants formation de l\u2019IGPDE. Pour cela nous avons produit des supports papiers et t\u00e9l\u00e9chargeables en ligne. Nous avions tout de m\u00eame l\u2019id\u00e9e de pouvoir <strong>r\u00e9pondre aux sollicitations des utilisateurs de Bagheera au travers d\u2019un support<\/strong>. Mais nous ne pouvions pas avoir de support t\u00e9l\u00e9phonique avec une \u00e9quipe de 4 agents n\u2019\u00e9tant pas exclusivement d\u00e9di\u00e9s au support car ayant d\u2019autres t\u00e2ches informatiques et projets. De plus, notre r\u00e9seau d\u2019ambassadeurs est un peu parti apr\u00e8s les phases de formation. Notre capacit\u00e9 de formation \u00e9tait limit\u00e9e donc on devait compter sur la documentation papier ou en ligne. Nous nous sommes aper\u00e7us au travers des premi\u00e8res questions en ligne que <strong>les utilisateurs ne lisent pas les documents<\/strong>, c\u2019est une tendance naturelle dans l\u2019informatique. Bien s\u00fbr, nous avons \u00e9t\u00e9 confront\u00e9s \u00e0 l\u2019utilisateur qui trouve un contact t\u00e9l\u00e9phonique pour r\u00e9soudre rapidement son besoin. Petite \u00e9quipe et impossibilit\u00e9 de r\u00e9pondre aux heures de bureau \u00e0 toutes les sollicitations, donc impossible \u00e0 faire de notre c\u00f4t\u00e9 facilement.<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">Dans ce cadre, vous avez compl\u00e9t\u00e9 ce dispositif de formation par le choix d&#8217;une solution d&#8217;assistance aux utilisateurs, Shortways en l&#8217;occurence.<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: Effectivement\u00a0: <strong>comment r\u00e9pondre \u00e0 ces difficult\u00e9s rencontr\u00e9es et que l\u2019on pr\u00e9supposait d\u00e9j\u00e0 avant la mise en production<\/strong><strong>\u00a0<\/strong><strong>?<\/strong> Nous avons cherch\u00e9 un peu partout et on s\u2019est dit qu\u2019un utilisateur avait des interrogations lorsqu\u2019il se connecte sur la plateforme de l\u2019application. On a eu des pr\u00e9sentations sur des syst\u00e8mes conversationnels type chatbot mais cela nous a sembl\u00e9 limit\u00e9. On avait des proc\u00e9dures assez complexes, des \u00e9crans de saisie de l\u2019information dans lesquels il fallait guider l\u2019utilisateur. Ce n\u2019\u00e9tait donc pas adapt\u00e9 \u00e0 ce besoin particulier. Nous sommes tomb\u00e9s sur <strong>la solution Shortways<\/strong> <strong>qui alliait des fonctionnalit\u00e9s int\u00e9ressantes et une simplicit\u00e9 d\u2019int\u00e9gration dans<\/strong> <strong>Cegid Talentsoft<\/strong>. D\u2019ailleurs, certains de leurs clients l\u2019utilisaient d\u00e9j\u00e0 ce qui nous a totalement rassur\u00e9s.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_testimonial author=&#8221;Emmanuel Bunel&#8221; job_title=&#8221;Chef du d\u00e9partement Informatique et logistique&#8221; company_name=&#8221;IGPDE&#8221; portrait_url=&#8221;https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/Emmanuel_Bunel.jpg&#8221; _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; _module_preset=&#8221;default&#8221; text_orientation=&#8221;center&#8221; width=&#8221;70%&#8221; module_alignment=&#8221;center&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<p><strong>Shortways est simple d\u2019utilisation, et sa prise en main par les administrateurs est rapide<\/strong><\/p>\n<p>[\/et_pb_testimonial][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Shortways est simple d\u2019utilisation, et sa prise en main par les administrateurs est rapide<\/strong>.<\/p>\n<p>L\u2019Equipe Shortways a \u00e9t\u00e9 omnipr\u00e9sente afin de nous apporter un support et un accompagnement tr\u00e8s efficace pour nous mettre le pied \u00e0 l\u2019\u00e9trier sur le produit. La formation initiale sur Shortways est rapide, c\u2019est une journ\u00e9e \u00e0 tout casser.<\/p>\n<p>Apr\u00e8s cela, si nous avons des questions plus pouss\u00e9es, l<strong>\u2019\u00e9quipe Customer Success est pr\u00e9sente pour nous aider<\/strong>.<\/p>\n<p>Une fois ce produit choisi, on a commenc\u00e9 \u00e0 le pr\u00e9parer pour la mise en production, en f\u00e9vrier 2022\u00a0: en d\u00e9cembre 2021, nous avons commenc\u00e9 \u00e0 nous approprier l\u2019outil. Puis en janvier 2022, nous avons commenc\u00e9 \u00e0 alimenter l\u2019outil et notre plateforme de recette.<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">Pourquoi avez-vous choisi Shortways ?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: Ce qui nous a plu ce sont <strong>les 4 modules principaux<\/strong>. Contrairement \u00e0 un chatbot, on a des options suppl\u00e9mentaires qui sont grandement utiles pour une application comme <strong>Cegid Talentsoft<\/strong>. Ces 4 modules sont\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>L\u2019aide contextuelle<\/strong>, un classique, qui <strong>met l\u2019accent sur un champ<\/strong> et fait appara\u00eetre \u00e0 travers un pictogramme une aide contextuelle qui peut \u00eatre appel\u00e9e \u00e0 l\u2019initiative de l\u2019utilisateur. M\u00eame si c\u2019est un utilisateur avanc\u00e9, en cas d\u2019oubli, il peut chercher des informations sur ce champ avec cette infobulle. Elle nous a par exemple permis de diriger les agents pour la compl\u00e9tion de fiches sur des champs libres ou non obligatoires.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Les <strong>notifications<\/strong>, qui sont \u00e0 notre initiative. Lorsqu\u2019on veut <strong>accentuer la n\u00e9cessit\u00e9 de saisir une information ou pr\u00e9ciser une zone de l\u2019\u00e9cran<\/strong> pour lequel il faut faire une action pr\u00e9cise. Elles permettent de mettre sur la bonne voie les nouveaux arrivants. L\u2019utilisateur peut ensuite les d\u00e9sactiver quand il le souhaite. Nous les avons notamment mises en place pour les formulaires de bilan de formation. Dans les premiers temps de la production, peu de bilans de formation nous arrivaient. Les utilisateurs pensaient qu\u2019en appuyant sur le bouton \u00ab enregistrer\u00bb cela envoyait le bilan \u00e0 leur manager. Or ce n\u2019\u00e9tait pas le cas, il fallait cliquer sur le petit pictogramme \u00ab v \u00bb qui validait d\u00e9finitivement ce formulaire. Nous avons donc activ\u00e9 une notification qui pr\u00e9cisait \u00e0 l\u2019utilisateur cette \u00e9tape finale.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Les <strong>pas-\u00e0-pas<\/strong>, qui <strong>prennent l\u2019utilisateur par la main<\/strong>. Dans certaines proc\u00e9dures on lui indique o\u00f9 cliquer, o\u00f9 remplir les informations et o\u00f9 les valider. <strong>Ils guident l\u2019utilisateur sur divers \u00e9crans<\/strong> <strong>et peuvent se d\u00e9clencher au chargement d\u2019une page sp\u00e9cifique.<\/strong> Nous avons investi dessus pour initier et faire l\u2019apprentissage rapide de toutes les proc\u00e9dures complexes. On prend par la main l\u2019utilisateur en disant clairement \u00ab vous cliquez sur le menu bento pour la gestion des formations\u00bb.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>La <strong>FAQ<\/strong>, qui offre la possibilit\u00e9 \u00e0 un utilisateur d\u2019<strong>interroger le syst\u00e8me<\/strong> pour avoir une r\u00e9ponse classique sur le logiciel. Cela va <strong>le guider vers la FAQ<\/strong> pour trouver la r\u00e9ponse. L\u2019agent va y retrouver des <strong>liens vers des documents<\/strong> relatifs \u00e0 sa recherche ou vers le guide agent.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">Vous avez \u00e9galement utilis\u00e9 une autre fonctionnalit\u00e9 Shortways pour r\u00e9soudre votre probl\u00e9matique de support utilisateur : la demande d&#8217;assistance int\u00e9gr\u00e9e.<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: <strong>C\u2019est le module qui nous a un peu sauv\u00e9 la vie<\/strong> si je puis dire. Par ce biais, on recueille toutes les demandes utilisateurs.\u00a0Nous avons une petite \u00e9quipe, nous devions trouver un moyen de g\u00e9rer les demandes des utilisateurs. <strong>Il y a une fonctionnalit\u00e9 qu\u2019on exploite beaucoup dans Shortways, qui est la demande d\u2019aide en ligne<\/strong>. Lorsqu\u2019on clique dans l\u2019Assistant Shortways, une petite enveloppe en haut \u00e0 droite de l\u2019\u00e9cran appara\u00eet. L\u2019utilisateur peut alors envoyer une demande \u00e0 l\u2019\u00e9quipe support. Il renseigne toutes ses informations et peut alors ouvrir un ticket \u00e0 notre support pour demander de l\u2019aide sur un th\u00e8me en particulier. Il peut \u00e9galement ajouter une <strong>capture de l\u2019\u00e9cran<\/strong> ou du <strong>message d\u2019erreur<\/strong> qui va orienter notre support sur une solution. <strong><span style=\"color: #38abdd;\">C\u2019est vraiment g\u00e9nial, cela nous permet de centraliser toutes les demandes utilisateurs, \u00e9viter les appels t\u00e9l\u00e9phoniques et g\u00e9rer de fa\u00e7on rationnelle et optimis\u00e9e les r\u00e9ponses aux utilisateurs<\/span>.<\/strong> On recueille par la suite toutes les informations li\u00e9es \u00e0 son probl\u00e8me que l\u2019utilisateur nous a indiqu\u00e9 dans la BALF. <strong>Cela nous a sauv\u00e9 la vie parce que nous pouvons ma\u00eetriser ces tickets.<\/strong><\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">Quelle \u00e9volution en termes de volum\u00e9trie des demandes d&#8217;assistance avez-vous constat\u00e9e depuis l&#8217;impl\u00e9mentation de Shortways ?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: <strong>Cette solution Shortways, il faut la faire vivre, et pour la faire vivre, il faut du reporting.<\/strong> Nous trouvons dans le reporting Shortways toutes les r\u00e9actions des utilisateurs sur les diff\u00e9rentes interfaces, le nombre d\u2019interactivit\u00e9s avec le syst\u00e8me Shortways sur l\u2019application Cegid Talentsoft, et leurs difficult\u00e9s\u00a0:<\/p>\n<p>Quelles questions ont-ils pos\u00e9\u00a0? Quels pas-\u00e0-pas ont-ils ex\u00e9cut\u00e9\u00a0? Comment ont-ils \u00e9valu\u00e9 leurs aides\u00a0? \u2026<\/p>\n<p>Le reporting nous permet ainsi d\u2019<strong>analyser dans le d\u00e9tail toutes les questions<\/strong> pos\u00e9es pour essayer d\u2019y apporter des r\u00e9ponses.<\/p>\n<p>Nous pouvons notamment observer <strong>les questions n\u2019ayant obtenu aucune r\u00e9ponse<\/strong>, ce qui est super utile puisque lorsqu\u2019on analyse tout cela il faut se pencher sur les questions qui sont rest\u00e9es sans r\u00e9ponses pour essayer de d\u00e9gager la th\u00e9matique et pouvoir y r\u00e9pondre\u00a0: soit en <strong>enrichissant<\/strong> la FAQ ou l\u2019aide en ligne, soit en <strong>cr\u00e9ant<\/strong> un pas-\u00e0-pas.<\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\"><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\">Quel retour d&#8217;exp\u00e9rience et quels conseils souhaitez-vous partager ?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-size: medium; color: #1780af;\"><\/span><\/p>\n<p>Emmanuel Bunel\u00a0: J\u2019ai retenu <strong>4 \u00e9l\u00e9ments<\/strong>.<\/p>\n<p>Tout d\u2019abord, comme tout outil, il faut <strong>investir sur une ressource humaine<\/strong> en affectant une ressource pour la conception des contenus, surtout dans la phase pr\u00e9paratoire et au d\u00e9marrage. Shortways ne d\u00e9roge pas \u00e0 la r\u00e8gle, il faut tout de suite y ins\u00e9rer du contenu. C\u2019est indispensable. J\u2019ai quasiment d\u00e9di\u00e9 une personne \u00e0 temps complet, dans les premiers temps, pour alimenter Shortways, cr\u00e9er les pas-\u00e0-pas, les FAQ, les notifications, analyser le reporting, etcetera.<\/p>\n<p>La deuxi\u00e8me le\u00e7on est de<strong> pr\u00e9parer un socle minimum d\u2019aides<\/strong>. M\u00eame si vous n\u2019avez pas l\u2019exhaustivit\u00e9 des pas-\u00e0-pas, etc, un socle minimum est n\u00e9cessaire car dans ce type d\u2019outil, les utilisateurs jugent rapidement. S\u2019ils n\u2019ont pas leur r\u00e9ponse dans l\u2019imm\u00e9diat, ils peuvent rapidement se d\u00e9tourner de la solution et passer sur l\u2018appel t\u00e9l\u00e9phonique ou l\u2019envoi d\u2019un mail \u00e0 un support identifi\u00e9. Il faut donc un minimum sur les \u00e9crans principaux avant de se lancer en production.<\/p>\n<p>Nous nous sommes \u00e9galement aper\u00e7us \u00e0 l\u2019analyse du reporting qu\u2019il ne fallait pas faire des pas-\u00e0-pas trop longs car l\u2019utilisateur abandonne en cours de route. Soit parce qu\u2019il conna\u00eet d\u00e9j\u00e0 une partie des r\u00e9ponses, soit parce qu\u2019il pr\u00e9f\u00e8re cliquer un peu partout pour aller plus vite. La le\u00e7on est de<strong> faire des pas-\u00e0-pas relativement courts et pouvant s\u2019encha\u00eener, ce que permet Shortways.<\/strong><\/p>\n<p>Le dernier conseil est d\u2019<strong>analyser le reporting p\u00e9riodiquement<\/strong>, pour <strong>analyser le comportement des utilisateurs et adapter les aides en fonction de leur pratique<\/strong>. L\u2019\u00e9quipe Shortways nous a bien accompagn\u00e9s, elle nous a pr\u00e9cis\u00e9 cette importance. Dans la premi\u00e8re s\u00e9ance des reportings des semaines ayant suivi la mise en production de Bagheera, cela a \u00e9t\u00e9 une r\u00e9v\u00e9lation pour nous. Au d\u00e9but, nous analysions toutes les semaines. D\u00e9sormais, nous analysons mensuellement les donn\u00e9es Shortways pour adapter nos contenus.<\/p>\n<p><span style=\"color: #38abdd;\"><strong>Le conseil qu\u2019il faut retenir est<\/strong><strong>\u00a0<\/strong><strong>: analyser le reporting. C\u2019est valable sur beaucoup de logiciels mais avec Shortways, c\u2019est particuli\u00e8rement vrai.<\/strong><\/span><\/p>\n<p>[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; text_text_color=&#8221;#38ABDD&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;]<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><em>Merci Emmanuel pour avoir partag\u00e9 cette exp\u00e9rience tr\u00e8s int\u00e9ressante avec nous.<\/em><\/p>\n<p>[\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; _module_preset=&#8221;default&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;][et_pb_column type=&#8221;4_4&#8243; _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; _module_preset=&#8221;default&#8221; global_colors_info=&#8221;{}&#8221;][et_pb_text _builder_version=&#8221;4.18.0&#8243; _module_preset=&#8221;default&#8221; min_height=&#8221;24.8px&#8221; custom_padding=&#8221;||0px|||&#8221; hover_enabled=&#8221;0&#8243; global_colors_info=&#8221;{}&#8221; 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