[et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_row _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_image src=”https:\/\/shortways.com\/wp-content\/uploads\/2022\/02\/Article-10-conseils-pour-repenser-ladoption-utilisateurs-2.png” title_text=”Article 10 conseils pour repenser l’adoption utilisateurs” _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” custom_margin=”||7px|||” hover_enabled=”0″ inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n
Suzanne Pekg\u00f6z, Responsable du domaine SIRH chez Sodexo, revient sur la strat\u00e9gie de d\u00e9ploiement applicatif de Sodexo avec Shortways.<\/p>\n
Julien Lafor\u00eat, Directeur Exp\u00e9rience Client chez le cabinet de conseil en management KaOra Partners, nous apporte ses conseils sur le sujet gr\u00e2ce \u00e0 son exp\u00e9rience dans de nombreux projets de change management.<\/p>\n
D\u00e9couvrez ou red\u00e9couvrez les conseils phares partag\u00e9s lors de notre webinaire sur le sujet : Comment repenser l’adoption des utilisateurs \u00e0 leurs applicatifs m\u00e9tiers ?<\/a> Regards crois\u00e9s entre les directions m\u00e9tiers.<\/p>\n Au programme<\/span> :<\/span><\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_button button_url=”#resume” button_text=”T\u00e9l\u00e9charger le r\u00e9sum\u00e9 de nos conseils” button_alignment=”center” _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” custom_button=”on” button_text_size=”18px” button_text_color=”#FFFFFF” button_bg_color=”#38ABDD” button_border_width=”0px” button_border_radius=”100px” button_icon=”9||divi||400″ box_shadow_style=”preset1″ box_shadow_color=”#38ABDD” global_colors_info=”{}”][\/et_pb_button][\/et_pb_column][\/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” global_colors_info=”{}”][et_pb_text module_id=”contexte” _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Quel a \u00e9t\u00e9 le contexte de lancement de votre projet ?<\/span><\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Suzanne Pekg\u00f6z<\/u>\u00a0:<\/span><\/p>\n En 2018, Sodexo a fait le choix de s\u2019\u00e9quiper d\u2019un outil de planification op\u00e9rationnel des ressources afin d\u2019am\u00e9liorer l\u2019efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle dans la gestion du personnel sur site.<\/p>\n L\u2019enjeu principal \u00e9tait de proposer un outil rapide, intuitif et facile \u00e0 adopter<\/span>.<\/p>\n 7 000 managers<\/span> sont concern\u00e9s par ce changement. Le d\u00e9ploiement se fait par vague, et nous commen\u00e7ons avec 4 500 sites<\/span>.<\/p>\n Nous avons d\u00e9cid\u00e9 de nous orienter vers une solution d\u2019adoption pour que l\u2019utilisateur apprenne \u00e0 utiliser l\u2019outil en m\u00eame temps qu\u2019il l\u2019utilise<\/span>.<\/p>\n Ceci nous permet de faire d\u2019une pierre deux coups : un gain financier<\/span> par rapport \u00e0 la m\u00e9thode traditionnelle et surtout de faire gagner du temps<\/span> \u00e0 nos op\u00e9rationnels.<\/p>\n Ce gain de temps pour les op\u00e9rationnels \u00e9tait essentiel car nos op\u00e9rationnels ont tr\u00e8s peu de temps \u00e0 consacrer aux t\u00e2ches administratives<\/span> car ils sont focalis\u00e9s sur le terrain et la prestation qu\u2019ils doivent fournir \u00e0 nos clients.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Julien Lafor\u00eat<\/u> :<\/span><\/p>\n Il y a quelque chose de tr\u00e8s important, quand on lance un projet de refonte de SI de gestion, RH, Finance, achat, supply chain, crm…, c\u2019est d\u2019absolument l\u2019inscrire en face des enjeux et des d\u00e9fis de l\u2019organisation<\/span> et que les sponsors du projet les expliquent aux collaborateurs concern\u00e9s<\/span>. Les 3 choses que je vois encore tr\u00e8s souvent, et qui sont \u00e0 l’origine d\u2019une tr\u00e8s mauvaise adoption par les utilisateurs<\/span> :<\/p>\n Par exemple, ce qu\u2019on peut faire pour bien lancer l\u2019adoption de son projet par les futurs utilisateurs<\/span> :<\/p>\n Et puis un peu plus tard, on travaillera ensemble sur<\/span> :<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”defis” _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n En quoi y avait-il un d\u00e9fi particulier en termes de conduite du changement ?<\/span><\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Suzanne Pekg\u00f6z<\/u>\u00a0:<\/span><\/p>\n Il y avait plusieurs d\u00e9fis, propres \u00e0 notre contexte, que l\u2019on devait prendre en compte, cot\u00e9 m\u00e9tier comme c\u00f4t\u00e9 IT<\/span> :<\/p>\n C\u2019est pour cela que dans notre d\u00e9marche de conduite du changement, nous avons vis\u00e9 \u00e0<\/span> :<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Julien Lafor\u00eat<\/u> :<\/span><\/p>\n On retrouve des d\u00e9fis similaires chez beaucoup d\u2019organisations avec lesquelles j\u2019ai pu travailler<\/span>\u00a0:<\/p>\n Mais parfois, les d\u00e9fis autour de l\u2019adoption peuvent aller plus loin<\/span> :<\/p>\n \u00c9galement, la d\u00e9marche de conduite de changement doit vraiment prendre en compte la culture r\u00e9elle de l\u2019organisation<\/span>.<\/p>\n Par exemple, un cas classique : Un projet men\u00e9 par le si\u00e8ge, de mise en place d\u2019un SI dont un des objectifs est d\u2019harmoniser les outils et les pratiques entre plusieurs entit\u00e9s qui sont arriv\u00e9es via des acquisitions.<\/p>\n La d\u00e9marche de conduite du changement peut \u00eatre radicalement diff\u00e9rente suivant la culture de l\u2019entreprise<\/span> :<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”collaboration” _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Comment la DSI et les m\u00e9tiers ont collabor\u00e9 sur ce projet ?<\/span><\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Suzanne Pekg\u00f6z<\/u>\u00a0:<\/span><\/p>\n Pour donner un peu de contexte sur notre fonctionnement g\u00e9n\u00e9ral, chez Sodexo, les projets IT (mise en place de nouvel outil) sont pilot\u00e9s par la DSI.<\/p>\n Nos process en interne impliquent d\u2019aller recueillir le besoin du m\u00e9tier lors d\u2019une ouverture d\u2019\u00e9tude<\/span>, quelle que soit la direction. Lors de l\u2019\u00e9tude, au-del\u00e0 de recueillir le besoin, nous cherchons \u00e0 r\u00e9pondre \u00e0 toutes les questions <\/span>li\u00e9es \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9, \u00e0 la RGPD, aux infras, aux aspects financiers, les interfaces que \u00e7a va n\u00e9cessiter, les interactions avec notre \u00e9cosyst\u00e8me IT Sodexo, et surtout les ressources n\u00e9cessaires pour mener \u00e0 bien le projet. Le but de l\u2019\u00e9tude \u00e9tant de r\u00e9pondre \u00e0 toutes les questions qu\u2019on pourrait \u00eatre amen\u00e9s \u00e0 avoir pendant le projet, et \u00e0 chiffrer<\/span> au plus juste le co\u00fbt du projet.<\/p>\n Avec tous ces \u00e9l\u00e9ments, la DSI va \u00eatre en mesure de pr\u00e9coniser un outil \u00e0 la fin de l\u2019\u00e9tude. Une fois qu\u2019on a les validations des diff\u00e9rents comit\u00e9s internes Sodexo, le projet peut d\u00e9marrer.<\/p>\n Lors du projet, nous avons forc\u00e9ment un chef de projet IT qui va s\u2019occuper de la mise en place de l\u2019outil, et un chef de projet MOA qui va prendre en charge toute la partie conduite du changement. Ces 2 chefs de projet travaillent main dans la main pour assurer la r\u00e9ussite du projet<\/span>.<\/p>\n Dans le cadre du projet d\u2019adoption digitale pour le nouvel outil de planification, l\u2019IT s\u2019est assur\u00e9e de l\u2019int\u00e9gration de l\u2019Assistant Shortways dans l\u2019outil de planification. La MOA, quant \u00e0 elle, avec l\u2019\u00e9quipe projet de Shortways, a r\u00e9dig\u00e9 les processus \u00e0 outiller dans Shortways et a d\u00e9fini l\u2019affichage des contenus par profils d\u2019utilisateurs.<\/p>\n Voil\u00e0 comment nous avons collabor\u00e9.<\/p>\n M\u00eame si les missions \u00e9taient r\u00e9parties, cela n\u2019a pas emp\u00each\u00e9 que l\u2019un et l\u2019autre se fassent des recommandations<\/span>.<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Julien Lafor\u00eat<\/u> :<\/span><\/p>\n Il y a souvent une scission forte des r\u00f4les sur ces projets, avec en caricature : les directions m\u00e9tiers en charge de d\u00e9finir les processus et organisations cibles et la conduite du changement, et la DSI en charge de la mise en place de l\u2019outil.<\/p>\n Ce qui fait une grosse diff\u00e9rence sur l\u2019adoption utilisateur, c\u2019est quand chaque direction fait un pas vers l\u2019autre<\/span> :<\/p>\n Quelques exemples de collaborations fructueuses qui aident \u00e0 l\u2019adoption<\/span> :<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text module_id=”shortways” _builder_version=”4.16″ _module_preset=”default” inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}”]<\/p>\n Pourquoi vous \u00eates-vous appuy\u00e9e sur Shortways dans cette strat\u00e9gie ? Et comment ?<\/span><\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” hover_enabled=”0″ inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n Suzanne Pekg\u00f6z<\/u>\u00a0:<\/span><\/p>\n Shortways<\/a> est une solution qui permet \u00e0 l\u2019utilisateur qui se connecte sur une application, d\u2019\u00eatre guid\u00e9 pas-\u00e0-pas sur un processus<\/span><\/span>, avec la possibilit\u00e9 d\u2019avoir des pr\u00e9conisations sur la saisie d\u2019un champ aux r\u00e8gles que Sodexo aura d\u00e9finies<\/span>\u00a0: r\u00e8gles de saisie propre \u00e0 la soci\u00e9t\u00e9 de l\u2019utilisateur par exemple. La possibilit\u00e9 \u00e9galement de renvoyer vers un tutoriel de notre intranet ou encore une vid\u00e9o.<\/p>\n Au-del\u00e0 de cet aspect pas-\u00e0-pas, il offre la possibilit\u00e9 d\u2019avoir une FAQ de disponible directement dans l\u2019application r\u00e9ceptrice qui va permettre aux utilisateurs d\u2019avoir des premiers \u00e9l\u00e9ments de r\u00e9ponse et ainsi \u00e9viter des appels \u00e0 l\u2019assistance informatique<\/span>.<\/p>\n Il offre aussi la possibilit\u00e9 de faire la recherche par mot-cl\u00e9 d\u2019un processus. Ainsi, l\u2019utilisateur, selon le besoin qu\u2019il a sur l\u2019outil, peut directement chercher le processus qui l\u2019int\u00e9resse<\/span> et qu\u2019il souhaite r\u00e9aliser \u00e0 l\u2019instant T et voir le processus se d\u00e9clencher.<\/p>\n De plus, nous avons une r\u00e9elle pr\u00e9occupation \u00e0 trouver le bon canal pour communiquer avec nos utilisateurs<\/span> qui sont parfois surexpos\u00e9s \u00e0 une multitude de notifications ou mailings qu\u2019ils ne lisent plus forc\u00e9ment<\/span> lorsqu\u2019il y a des \u00e9v\u00e8nements ponctuels li\u00e9s aux applications. Le fait que Shortways propose d\u00e8s la connexion \u00e0 la l\u2019application d\u2019afficher des messages personnalisables aux utilisateurs suivant le groupe auquel il appartient est un vrai atout. Exemple : c\u2019est un responsable r\u00e9gional et a donc des messages personnalis\u00e9s en fonction de cette direction r\u00e9gionale, ou encore \u00ab l\u2019application ne sera pas disponible de telle date \u00e0 telle date \u00bb. Ou \u00ab tu es un employ\u00e9 de cette entreprise, n\u2019oublie pas de valider ton planning \u00bb, \u2026 C\u2019est pour ces raisons que Shortways nous a s\u00e9duits et que nous y avons vu une r\u00e9ponse \u00e0 notre probl\u00e9matique d\u2019adoption pour le d\u00e9ploiement du nouvel outil.<\/p>\n C\u00f4t\u00e9 Administration de Shortways, nous avons trouv\u00e9 la console admin facile d\u2019utilisation et intuitive<\/span><\/a>. Un des points qui a attir\u00e9 notre attention est la possibilit\u00e9 de charger en masse des modifications des processus l\u00e0 o\u00f9 d\u2019autres ne le proposaient pas. Dire \u00e0 un administrateur qu\u2019il devra manuellement repasser sur tous les processus pour faire une modification li\u00e9e \u00e0 l\u2019application r\u00e9ceptrice (Exemple : changement de traduction d\u2019un mot-cl\u00e9 qui engendre un processus) \u00e9tait impensable c\u00f4t\u00e9 m\u00e9tier.<\/p>\n C\u2019est pour ces raisons que Shortways nous a s\u00e9duits et que nous y avons vu une r\u00e9ponse \u00e0 notre<\/span> probl\u00e9matique d\u2019adoption<\/strong> pour le d\u00e9ploiement du nouvel outil<\/span>.<\/p>\n On l\u2019a propos\u00e9 au m\u00e9tier, dans le cadre de l\u2019adoption utilisateur parce que \u00e7a correspondait \u00e0 ce qu\u2019on recherchait<\/span> :<\/p>\n [\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”4.20.0″ _module_preset=”default” hover_enabled=”0″ inline_fonts=”Metropolis Extra Bold” global_colors_info=”{}” sticky_enabled=”0″]<\/p>\n\n
C\u2019est par l\u00e0 que commence l\u2019adoption utilisateur : expliquer le sens du projet, ce qu\u2019il y aura pour chacun en mieux et en diff\u00e9rent, et \u00eatre transparent sur les objectifs<\/span>.<\/p>\n\n
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On a \u00e9galement il y a peu r\u00e9alis\u00e9 un s\u00e9minaire de 2H 100% en ligne, participatif<\/span>, pour montrer les avanc\u00e9es du projet aux utilisateurs concern\u00e9s, avec de tr\u00e8s bons retours.<\/li>\n\n