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gestion emailAujourd’hui l’e-mail est devenu un outil de communication interne incontournable au sein des entreprises et organisations. Tellement incontournable qu’aujourd’hui nous en sommes assommés et que nous y consacrons de plus en plus de temps  :
80 e-mails reçus en moyenne par jour et 75% contiennent uniquement des informations (pas de pièce jointes)
30 e-mails envoyés par jour
– En moyenne, nous passons 149 minutes par jour à gérer nos e-mails (réception, gestion et rédaction). Pour comparer, nous passons en moyenne 66 minutes au téléphone.
– En 2013, nous sommes 42% à passer plus de temps sur la gestion de nos e-mails qu’en 2012.
Source : Osterman Research Email Users Avril 2013

L’e-mail est un réel outil de communication qui répond aux besoins techniques et opérationnels des entreprises, mais il modifie complètement le travail et la la productivité. Depuis quelques temps, il serait même devenu une cause de la souffrance au travail (surcharge d’informations, stress dû à un sentiment d’urgence, etc.).
L’ORSE, Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises, a d’ailleurs réalisé une étude et proposé un guide en 2011 pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises. Ce dernier, à travers ses recommandations, a quatre objectifs :
– atténuer la dépendance aux médias
– limiter la surcharge informationnelle
– réduire les conflits entre salariés
– diminuer les risques psychosociaux

L’enjeu de la gestion des messages électroniques donne tout son sens car aujourd’hui les entreprises souhaitent être de plus en plus productives et cette productivité passe par ses salariés. Une surcharge d’informations, une gestion de travail parasitée, un stress permanent, sont autant de vecteurs qui vont fragiliser l’entreprise et remettre en question sa position sur le marché et face à la concurrence.

communication interne

Une réflexion transversale doit se mettre en place au sein des entreprises, entre salariés, managers et direction des systèmes d’information afin de trouver des solutions pour améliorer la gestion des e-mails mais aussi améliorer la communication interne et le bien-être de tous les collaborateurs.

Différentes solutions sont apparues pour parer au problème de la gestion des e-mails au sein des organisations et entreprises :
le réseau social d’entreprise : Selon le Mc Kinsey Global Institute, dans une semaine classique, un employé passe 28% de son temps à répondre à des e-mails et 19% à recherche des informations soit un total de 13h par semaine ( 650 heures par an). Toujours selon cet institut d’études, les plate-formes sociales permettraient au collaborateurs de gagner 8% de temps de travail par semaine, au bénéfice d’activités plus productives, et de réduire de 35% son temps de recherche sur Internet. Au final, les réseaux sociaux permettent de partager plus d’informations et ainsi d’échanger moins d’e-mails.
la messagerie instantanée peut être une solution pour dialoguer directement avec ses collaborateurs sans passer du temps à la gestion des e-mails. Cette solution est controversée car elle pourrait apporter encore plus de stress aux employés (être tout le temps disponible et être dérangé dans son travail).
Une plateforme avec des outils de travail collaboratif : le travail en équipe est de plus en plus ancrés au sein des entreprises car il a de nombreux bénéfices : efficacité, gain de temps et de productivité et montée en compétences. Les principaux freins : le manque de communication et la perte de temps liée à la recherche d’informations. Vous avez l’exemple de Sharepoint qui intègre différentes fonctionnalités comme la messagerie instantanée, la visioconférence, le travail en commun de documents, etc.. Office 365 est également une solution pour le travail collaboratif. On ne s’envoie plus d’e-mails pour parler d’un document ou demander une modification.
le “No Mail Friday” : Dès 2007, de grandes entreprises ont commencé à organiser des journées sans e-mails (Intel, Deloitte, Canon, etc..). Ils demandent à leurs salariés de ne plus utiliser les e-mails durant une journée. Cela leur permet de réfléchir à d’autres solutions pour communiquer au sein des entreprises (comme se déplacer tout simplement).
– Une solution est également de savoir prioriser la gestion des e-mails. La première chose à faire est de cesser de répondre à tous les e-mails et ensuite de s’imposer des règles (désabonnement newsletters inutiles, effacer les e-mails qui sont dépassés, classer les e-mails dans les dossiers adéquats).

Malgré l’éventail de ces solutions, il reste un problème permanent au sein des entreprises : l’accès à la bonne information, au bon moment.

C’est finalement la problématique de fond qui se cache derrière l’enjeu de la gestion des e-mails. Combien de fois a-t-on recherché des e-mails dont on sait qu’on utilisera le contenu que dans 1 ou 2 jours voire des semaines ?

La solution idéale s’il en existe une ? Un système qui nous montrerait les messages et informations uniquement quand on en a besoin et pas quand on nous les envoie !

Shortways, la bonne information au bon moment.
www.shortways.com
info@shortways.com / 06 50 26 46 34

Sources :
http://www.ostermanresearch.com/freeresearch/download180.htm
http://www.orse.org/pour_un_meilleur_usage_de_la_messagerie_electronique_dans_les_entreprises-52-217.html
http://www.theatlantic.com/business/archive/2012/07/re-re-fw-re-workers-spend-650-hours-a-year-on-email/260447/?google_editors_picks=true

Réflexions pour aller un peu plus loin :
http://lentreprise.lexpress.fr/etre-efficace/gerer-ses-mails-en-entreprise-conseils-de-l-orse-pour-un-meilleur-usage-professionnel_30951.html
http://www.huffingtonpost.fr/2012/08/31/surcharge-trop-plein-emails-souffrance-travail_n_1845694.html
http://lecercle.lesechos.fr/entrepreneur/marketing-communication/221170800/lemail-pire-et-meilleure-choses-communication-moderne
http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
http://www.capital.fr/carriere-management/conseils/guide-du-manager/helene-tellitocci/cinq-solutions-pour-se-passer-de-l-e-mail-742917