Dans le monde, les entreprises dépensent $130 milliards en formation selon The Corporate Learning Factbook. Mais, selon McKinsey, seulement 1/4 de ces formations font accroître la performance des employés… Alors, comment faire pour que ces dépenses en formation soient vraiment utiles pour le quotidien des collaborateurs, utilisateurs de logiciels (ERP, CRM, SIRH, …) ?

pourquoi la formation aux logiciels ne fonctionne pas

L’importance de la formation aux logiciels métier

Près de 80% des emplois nécessitent des compétences dans le domaine du numérique, selon Capital One. Traitements de texte et tableurs sont des basiques… Malgré tout, beaucoup d’entreprises sous-estiment l’importance de la formation aux logiciels sur des applications comme Microsoft Excel ou Word ! Fréquemment, les entreprises pensent que les employés savent déjà utiliser ce type de logiciels, ou encore qu’un CRM ou un SIRH est assez intuitif pour eux….

Mais pensez-y : des connaissances sur Excel peuvent aller du très basique au très avancé (macros, reports, …). Si il y a une mauvaise utilisation/adoption du logiciel, la performance de vos employés est directement impactée.

Pourquoi la formation traditionnelle échoue dans la formation aux logiciels ?

Encore beaucoup d’entreprises dépensent plus de 80% de leur budget formation dans des parcours traditionnels : formation en classe, avec un formateur qui présente le logiciel et les utilisateurs qui prennent des notes. Cher et inefficace, les entreprises se doivent de faire évoluer leur approche.

1. Manque de pratique

Prendre des notes ou apprendre en-dehors du process métier ne facilite pas l’apprentissage. Difficile pour le collaborateur de se rappeler ce qu’il a vu pendant sa formation présentielle et de le mettre en pratique une fois en situation de travail. Après 20 minutes, un apprenant a déjà oublié 40% du contenu du cours. Après 9 heures, il ne se rappellera que 36% de son cours. Et après 1 mois, quasiment 90% du contenu de formation sera oublié ! Sans mise en pratique immédiate de ce qu’il apprend en formation, celle-ci est inutile. Elle coûte beaucoup d’argent pour aucun gain de performance !

2. Le formateur

Bien souvent, les entreprises se reposent sur la DSI pour former les utilisateurs de logiciels. Pourtant, ce n’est pas puisqu’une personne sait comment fonctionne le logiciel qu’il sera un bon professeur ! Bien souvent, les formations traditionnelles n’arrivent pas à engager les apprenants du fait de la mauvaise qualité du contenu de formation ou encore car les apprenants ne comprennent tout simplement pas ! Il faut parler métier, avant de parler de logiciels.

3. Compétences & Connaissances déjà acquises

Dans n’importe quel groupe d’individus, vous n’aurez jamais une homogénéité dans les connaissances & compétences acquises par chacun. Certains n’auront que des connaissances basiques de l’utilisation de tel ou tel logiciel, d’autres seront des experts, et beaucoup d’autres seront entre les deux. Le résultat pour votre formation ? Une perte de temps pour tout le monde.

4. Méthode d’apprentissage

Chaque personne se forme d’une certaine façon et à différente vitesse. Des formations en groupe ne prennent pas toujours cela en compte et vous aurez bien souvent des apprenants qui décrocheront ou qui s’effaceront…

5. Pertinence

Si un apprenant ne comprend pas l’intérêt d’une formation pour lui, sa personne, son travail, il ne mettra pas beaucoup d’effort dans ce nouvel apprentissage. Si vos apprenants n’ont pas la possibilité de mettre en pratique rapidement ce qu’ils ont appris, la plupart de ces connaissances seront oubliées.

Et la formation digitale dans tout ça ?

Certaines entreprises ont fait le choix du digital pour innover dans l’offre de formation proposée à leurs collaborateurs. Malgré tout, ils échouent encore…

1.Les vidéos / e-learning

Même si les vidéos sont très efficaces pour expliquer une fonctionnalité d’un logiciel, cela ne permet toujours pas au collaborateur de mettre en pratique ce qu’il regarde. Les vidéos sont de formidables outils pour partager une histoire et proposer de courtes explications mais sont inutiles pour apprendre à utiliser un logiciel. De plus, les vidéos sont bien souvent coûteuses à produire… même si des alternatives existent aujourd’hui pour les produire en interne.

2.Les Quizz en ligne

Les quizz sont un peu plus engageants que les vidéos mais ne préparent tout de même pas assez le collaborateur à l’utilisation d’un logiciel en situation réelle. Le fait qu’un apprenant sache répondre à une question ne signifie pas qu’il aura les compétences pour utiliser un logiciel.

Une bonne alternative : le just-in time learning = apprendre au moment où on utilise le logiciel ! 

Vous l’aurez compris, la pratique doit être au coeur de l’apprentissage des salariés, notamment lorsqu’il s’agit de logiciels. D’autant plus que, au-delà de la prise en main de ces systèmes informatiques, il y a aussi de nombreux process et procédures métiers internes qui doivent être appliqués. Cela fait beaucoup de chose à assimiler pour un collaborateur…

C’est pourquoi, le just-in-time learning est la solution idéale lorsqu’il est question d’apprendre à utiliser un logiciel et d’y appliquer des règles métier. D’ailleurs, 70% de notre apprentissage se fait par la pratique !

Comment cela fonctionne concrètement ?

Le collaborateur est face à son écran et doit apprendre à manipuler son logiciel (créer une commande dans son ERP, à saisir une opportunité sur son CRM, etc). Difficile pour lui de se rappeler exactement ce qu’il a pu apprendre lors d’une session de formation en présentielle ou en regardant une vidéo e-learning. Grâce à une solution de just-in-time learning (comme la solution Shortways), votre collaborateur aura accès en 1 clic, depuis son logiciel, à du contenu pertinent (texte, vidéo, PowerPoint, micro-learning, ..) qui va l’accompagner dans son apprentissage et son utilisation du logiciel.

Simple et efficace.

Source : https://elearningindustry.com/business-application-training-important