Déployer un nouvel ERP est un projet de grande envergure. Comme tout projet de cette taille, les équipes se heurtent souvent à quelques obstacles. Customisations, points techniques, dérapages calendaires, budgétaires : ils sont nombreux. Souvent oubliés des stratégies de déploiement, les employés peuvent aussi constituer un obstacle.

Résistance au changement, mauvaise appropriation du nouvel ERP, sous utilisation de l’ERP, difficultés à maîtriser les nouveaux process etc : autant d’éléments susceptibles d’impacter très fortement l’investissement réaliser dans l’acquisition de votre nouveau système d’information.

Focus sur les 5 problèmes rencontrés quand vous déployez un ERP.

1. Ne pas être en phase avec les besoins utilisateurs 

Beaucoup de projets de déploiement ERP sont menés par des équipes IT. Et, bien souvent, les résultats fournis ne sont pas ceux attendus par les salariés car ils ne correspondent pas à leur besoin « métier ». Pour éviter cela, il est nécessaire de savoir comment l’utilisateur final va interagir avec l’ERP, quels sont les processus qu’il va faire etc.

Matt Schuval, CEO of ERP consulting and implementation firm, Datix explique que “Your implementation team should design system processes with the actual end user in mind and how they interact with the software, not just the report that will be produced at the end”.

2. Résistance au changement

On pense souvent, par erreur, que les nouveaux systèmes d’informations déployés sont facilement adoptés par les utilisateurs car ils sont plus intuitifs, plus ergonomiques et designer de la meilleure façon qui soit. Pour autant, beaucoup d’utilisateurs ont du mal à se familiariser et à travailler sur leur nouvel ERP. “Humans like their routine, and they can be resistant to new software that will take them out of that » affirme Matt Schuval.

Pour palier à cet obstacle, il est primordial d’embarquer les collaborateurs dans la stratégie de l’entreprise. Il faut leur donner l’exemple, les convaincre, les séduire et surtout les accompagner. “To remedy this resistance, executive sponsors need to be thoroughly involved in onboarding and holding people accountable to training goals.”.

3. Manque d’information & communication

Au déploiement d’un projet ERP, de nombreux changements opèrent. Des changements qui affectent tous les départements de l’entreprise : équipe projet, IT, métier etc. Il n’est pas rare que ces départements aient du mal à communiquer, à se transmettre les informations, à échanger en heure et en temps. Ceci entraînant de graves problèmes dans l’avancement du projet.

Pour éviter cela, il faut échanger et communiquer: où en est le projet? pourquoi? quelles sont les prochaines étapes? quel est la deadline? etc. Steve Cox, group vice president of ERP and EPM product marketing chez Oracle explique : “Explain the business goals as a whole, and explain how these goals may individually affect each department (..) Organizations should be as specific as possible, painting the picture for employees on how ERP solutions will enhance their role, day-to-day activities, and overall company worth.”

4. Un manque de formation

Accompagner et former ses collaborateurs dans la mise en place d’un nouvel ERP doit être un point clé. Il ne s’agit pas simplement de former à nouvel outil. Il s’agit également de les former à de nouveaux usages. En effet, en ayant investis des montants souvent conséquents dans l’acquisition d’un ERP, il est inenvisageable d’échouer dans la formation des collaborateurs. Auquel cas, les conséquences sont dramatiques : rejet de l’outil par les utilisateurs, sous utilisation de l’ERP, mauvais utilisation de l’ERP, erreurs de saisie, augmentation du nombre d’appels vers le support etc.

Cette phase de formation et d’accompagnement est donc essentielle !

5. Un manque de temps

Un des derniers obstacles rencontrés quand il s’agit d’embarquer des utilisateurs est le temps. “Getting the go-live timing right can be difficult,” note Schuval. “Many companies elect not to implement during a busy time of year due to lack of resource availability, but then they end up trying to go live right before or during that busy season.”

Et vous, avez vous rencontré certains de ces obstacles ?