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Time management

Depuis quelques temps, le poids des DAFs a pris de l’ampleur dans les prises de décisions stratégiques et opérationnelles des entreprises. Ils sont devenus incontournables tant par leur vue à 360° des différentes entités des entreprises que par leur adoption des innovations numériques et digitales dans la transformation des entreprises, une position de leader et d’early adopters. Revers de la médaille, les directions financières doivent aujourd’hui être irréprochables, montrer l’exemple au niveau de leur fonctionnement, de leur efficacité et de la réduction des coûts.

Face aux besoins pressants des comités de direction (reporting et données analysées et exploitables) encore trop de directions financières n’ont pas les équipements informatiques adéquats (elle se cantonnent bien souvent à Excel) et perdent du temps dans certains process trop compliqués et inutiles. Elles doivent gagner en efficacité : restructurer ses équipes, revoir les process, automatiser, externaliser, … Elles doivent repenser toute leur organisation, ce qui représente bien souvent le projet de toute une carrière pour le DAF qui en est responsable !

Diagnostic des dysfonctionnements et améliorations

Dans un premier temps, les directions financières doivent identifier où se trouvent les dysfonctionnements et les marges d’amélioration. Plusieurs options s’offrent au DAF : faire réaliser un benchmark pour se comparer à d’autres entreprises (souvent réalisés par des cabinets de consulting, par exemple Deloitte), comparer différentes entités de sa propre entreprise ou encore remettre à plat de façon plus intuitive et artisanale les processus et effectuer des travaux de réflexion avec son équipe.

Même si cela prend plus de temps, la comparaison doit surtout être basée sur du qualitatif : processus de reporting, production des indicateurs de performance, etc…

Les mesures correctives : process, outils et CSP

Une fois le diagnostic établi, les directions financières doivent tenir une ligne de conduite pour simplifier les process (par exemple, enlever des actes administratifs inutiles, automatiser des tâches de production et de comptabilité simples comme la comptabilité client, dématérialiser les relances et factures, etc…) et mettre en place de nouveaux outils plus performants, voir créer un centre de services partagés (CSP).

Qu’est-ce qu’un centre de services partagés (CSP) ?
Le CSP est une structure qui assure la réalisation de tâches opérationnelles pour plusieurs sociétés ou entités d’un même groupe. En déléguant les tâches opérationnelles répétitives à un CSP, les services centraux peuvent se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Un CSP peut regrouper des services de différents départements internes de l’entreprise ou être spécialisé sur une fonction (Finances, RH, Achats, Légal…).

Ces mesures correctives vont permettre aux directions financières d’être plus efficaces et aux collaborateurs financiers de se focaliser sur leur cœur de métier et effectuer des tâches à plus grande valeur ajoutée.

Cette optimisation passe surtout par l’humain

L’optimisation du fonctionnement des directions financières amène à modifier les systèmes financiers et reporting mais va aussi, et surtout, impacter l’humain. Il faut que les collaborateurs financiers adoptent les nouveaux outils, s’approprient le nouveau fonctionnement et les nouveaux process. Et c’est bien souvent cet aspect de la conduite du changement qui va prendre le plus de temps !

Pédagogie et management vont de pair dans l’optimisation des directions financières mais c’est surtout une réelle opportunité pour les collaborateurs de monter en compétence, d’effectuer un métier à plus grande valeur ajoutée opérationnelle et leur amener satisfaction et reconnaissance.

…au-delà des systèmes, ce chantier d’optimisation pose, quelles que soient les solutions mises en place, des questions humaines. Cela concerne d’abord l’adaptation aux nouveaux outils…

Source : Optimiser son fonctionnement, un défi pour la direction financières via Option Finance